Ich habe jeden erdenklichen Fehler im Zeitmanagement gemacht, den man sich ausdenken kann. Daher möchte ich meine Tipps und Tricks mit Ihnen teilen.

Mir ist es jahrelang so ergangen, dass ich meine wöchentlichen Aufgaben neben meinen Terminen in meinen Kalender eingetragen habe. Und sobald ich sie niedergeschrieben hatte, habe ich es anders gemacht – sie verschoben oder ganz gestrichen. Was herauskam war absolutes Chaos mit viel Gekritzel im Kalender. Nicht einmal ich selbst kannte mich noch aus.

Also dachte ich mir, ich mache es ganz anders. Ich fing an To Do-Listen zu führen.

1. Planung ist alles.

Ich begann Listen zu erstellen. Eine für die Woche und eine für Dinge, die einen längeren Atem brauchten oder die ich nicht vergessen durfte. Nach einigen Fehlversuchen teilte ich die Aufgaben in die zwei Kategorien „Work“ und „Life“ ein, definierte grob die Dauer, die sie in Anspruch nehmen werden und den voraussichtlichen Termin der Erledigung.

Jeden Morgen nahm ich mir dann den Wochenplan noch einmal zur Hand und plante damit den Tag.

Damit lief es schon um einiges besser. Jedoch hatte ich die Neigung, Dinge, die mir Spaß machten oder sehr interessant waren, vorrangig zu erledigen.

2. Eisenhower-Prinzip

Die Eisenhower-Matrix geht von vier Kategorien aus, in die die To Do’s eingeteilt werden:

a) Aufgaben, die wichtig und dringend sind,

b) Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind,

c) Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind und

d) Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.

Zunächst habe ich Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, von der Wochenplanung verbannt (d). To Do’s, die nur dringend waren (c) habe ich versucht zu delegieren. Übrig blieben dann die Aufgaben, die wichtig waren (a und b), wobei ich die wichtigen und dringenden To Do’s sofort erledigte.

Übrigens, ob der namensgebende amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower Erfinder dieser Methode ist, ist nicht bekannt.

Damit klappte das wöchentlich Zeitmanagement und dessen Umsetzung schon einmal ganz gut. Jedoch ging mir die Motivation verloren. Und das aus einem ganz einfachen Grund: Ich vergaß auf meine eigenen Bedürfnisse zu achten und verplante die Woche zu 120 Prozent.

3. Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip oder 80 : 20-Regel besagt, dass 80 Prozent der Aufgaben und Aktivitäten in 20 Prozent der verfügbaren Zeit erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der To Do’s benötigen mit 80 Prozent die meiste Zeit.

Da an jedem Tag erfahrungsgemäß Unvorhergesehenes passiert und ich den sozialen und kommunikativen Aspekt von Kaffeepausen mit KollegInnen und Networking nicht missen mochte, plante ich von nun an mit 60 : 20 : 20.

  • Maximal 60 % verplante  Zeit
  • 20 % für Unvorhergesehenes
  • 20 % für soziale Aktivitäten

 

4. Vergiß nicht auf dich selbst!

Je enger das Tageskorsett ist, das man plant, desto mehr verliert man die Motivation. Das ist mir passiert. So gut es sich auch anfühlt anstehende Aufgaben erledigt zu haben, das Leben kann nicht nur aus Aufgabenerfüllung bestehen. Ich vergaß auf jene Dinge, die mir Spaß machten und auf jene, die ich nur für mich tat.

Also nahm ich die Kategorie d) Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind her und plante maßvoll Aktivitäten ein, die mir Freude bereiteten und auf die ich mich freuen konnte.

Auch fing ich an meine persönliche Leistungskurve zu beobachten. Ich fand heraus, dass ich frühmorgens und am späteren Nachmittag am konzentriertesten arbeiten konnte. Also verlegte ich schwierige und wichtige Aufgaben auf diese Zeiten.

5. Wochenplaner

All meine Erfahrungen aus den letzten Jahren habe ich nun in einen Wochenplaner umgesetzt, der nicht wie ein Kalender aussieht und mit nur einer Seite auskommt, aber Sie unterstützt, Ihre wöchentlichen Aufgaben mit Energie, Motivation und Erfolg zu erledigen.

Der Download ist für Sie unter diesem Link gratis: