Rezept: Zeitmanagement nach Eisenhower

Wir hetzen in unserem Alltag von einer Aufgabe zur nächsten Verpflichtung zur nächsten Aufgabe. Sobald ein E-Mail in unserer Inbox landet ist eine neue Aufgabe da, und wenn es nur die höfliche Beantwortung desselbigen ist. Sobald das Telefon klingelt werden wir wieder gebraucht, es wird irgendetwas bei uns abgeladen oder eine Bitte deponiert.

Wenn wir unstrukturiert von einem To-Do zum nächsten eilen geht oft Wesentliches verloren, wir vergessen häufig die eigentlich wichtigen Arbeitsaufgaben, die wir von uns verlangen oder die von uns erwartet werden.

Zeitmanagement ist dann das Gebot der Stunde. Es gibt eine Vielzahl von Büchern und Methoden zu diesem Thema. Ich möchte nun hier eine Methode vorstellen, die einfach funktioniert und logisch aufgebaut ist: die Eisenhower-Matrix. Eisenhower war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, er hat sich auch mit Zeitmanagement beschäftigt.

Rezept:

Zutaten:

  • ein Blatt Papier
  • einen Stift

Dauer: 30 Minuten

Rezept: Nehmen Sie zuerst ein Blatt Papier und notieren Sie ungeordnet alle To-Do’s, Aufgaben und Verpflichtungen der kommenden Tage oder der nächsten Woche.

Teilen Sie diese Aufgaben dann den 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix zu:

A – Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchster Priorität. Hier sollten Sie sofort aktiv werden, da kommen Sie nicht daran vorbei. Zum Glück kommen diese Aufgaben nicht allzu oft vor (wie z.B. Krisen, Abgabetermine, ungelöste Probleme). Positiv daran ist, dass Sie die Aufgabenerfüllung auch steuern können.

B – Wichtig, aber nicht dringlich: Hier befinden wir uns im Bereich des normalen Arbeitsalltags. Diese Aufgaben sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen, sollten von Ihnen exakt mit einem ausreichend großen Zeitfenster terminiert und selbst abgearbeitet werden, damit sie nicht vergessen werden (wie z.B. Planungen, Vorbereitungen für Präsentationen, Meetings oder Projekte).

C – Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, es ist aber normalerweise nicht erforderlich, dass Sie sich selbst um die Aufgabe kümmern (Administration, Dokumentation, Support, technische Wartungen). Sie fallen in den Bereich „beschäftigt, aber nicht produktiv“. Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.

Papierkorb – Weder wichtig noch dringlich: Das sind jene Aufgaben, die am wenigsten bringen und am meisten Zeit verbrauchen (E-Mails beantworten, Aufgaben aus Perfektionismus, Surfen). Hier sollten Sie sich der Selbstkontrolle unterziehen und diese Tätigkeiten so weit wie möglich einschränken.

Ergebnis: Mit etwas Übung könne Sie mit der Eisenhower-Matrix schnell und effektiv Ihren Arbeitsalltag strukturieren.  Sie werden schnell merken, dass Sie beginnen Ihre Arbeitsweise zu reflektieren. Sie entlarven Ihre größten Zeitfresse und können Ihre zeitlichen und physischen Ressourcen dadurch auf die wichtigen Aufgaben richten.

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Zeitmanagement für Minimalisten

Ich bin immer auf der Suche nach neuen Methoden der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements. Vor kurzem kam mir die „Ivy-Lee-Methode“ unter. Sie ist möglicherweise eine der ältesten Methoden des Zeitmanagements. Aber auf jeden Fall ist sie sehr leicht anzuwenden, da sie von einem sehr beschäftigten Minimalisten ausgedacht wurde.

Und so geht die „Ivy-Lee-Methode“:

  1. Am Ende eines jeden Arbeitstages schreiben Sie die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie sich am nächsten Tag vornehmen wollen oder müssen. Schreiben Sie auch wirklich nur sechs Aufgaben auf.
  2. Priorisieren Sie die einzelnen Aufgaben in der Reihenfolge ihrer wahren Dringlichkeit.
  3. Wenn Sie morgens in die Arbeit kommen, konzentrieren Sie sich auf den ersten Punkt auf der Liste und arbeiten ihn ohne Ablenkung ab. Beenden Sie die erste Aufgabe auch wirklich, bevor Sie die zweite beginnen.
  4. Bevor Sie mit dem zweiten Punkt beginnen, werfen Sie einen prüfenden Blick auf die Prioritäten. Ergänzen Sie die Punkte, falls sich eine neue Priorität ergeben hat oder bewerten Sie die Prioritäten neu. Vergessen Sie nicht, dass insgesamt nur sechs Aufgaben auf der Liste stehen dürfen. Kommt eine Aufgabe hinzu, müssen Sie eine streichen.
  5. Verfahren Sie mit dem Rest auf der Liste in der gleichen Weise wie bei der ersten Aufgabe. Arbeiten Sie die Aufgabe ohne Ablenkungen ab und schließen Sie sie ab bevor Sie sich dem nächsten Punkt zuwenden.
  6. Fahren Sie fort, bis Sie alle Aufgaben abgearbeitet haben oder bis Feierabend ist.
  7. Am Ende des Tages schreiben Sie die unbeendeten Punkte bzw. neuen Prioritäten auf eine neue Liste mit insgesamt sechs Punkten.

 

Die Vorteile dieser Zeitmanagement-Methode

Mit dieser Methode müssen Sie sich auf sechs Aufgaben pro Tag begrenzen. Sie treffen damit eine klare Entscheidung und fokussieren sich. Sie lernen sehr schnell zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Die „Ivy-Lee-Methode“ eliminiert die Schwierigkeit des Beginnens. Die größte Hürde beim Fertigstellen einer Aufgabe ist keinen Anfang zu finden. Sie entscheiden sich bereits am Vortag, mit welcher Aufgabe Sie den nächsten Tag starten. Damit kommen Sie an den Arbeitsplatz und setzen dort fort, wo Sie am Vortag begonnen haben. Das Anfangen fällt weg.

Oft kommt es vor, dass man viele kleine Aufgaben zu erledigen oder zu viele gute Ideen hat. Das begünstigt sehr oft ein Verzetteln in Kleinigkeiten. Man beginnt Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten oder man schließt sie nicht mehr ab. Die „Ivy-Lee-Methode“ verhindert dieses Multitasking. Sie konzentrieren sich auf eine Aufgabe nach der anderen.

Die Nachteile der Zeitmanagement-Methode

Viele meiner Coachees haben ständig die Befürchtung Aufgaben zu vergessen. Da Tag für Tag nur die wichtigsten Prioritäten abgearbeitet werden, werden die kleinen und größeren „Kleinigkeiten“, um die man sich auch kümmern muss, ausgeblendet. Hier hilft es, sich einmal einen „Pool“ zu schaffen, auf der man alle Aufgaben, ob wichtig / unwichtig, dringlich / nicht dringlich notiert.

Da die Ivy-Lee-Methode aus dem Jahr 1918 stammt, zollt sie den komplexen Abläufen der heutigen Zeit keine Rechnung. Sie sieht keine Notfälle vor. Und natürlich werden Notfälle und andere Ablenkungen im Arbeitsalltag eintreten. Sie können diese Ablenkungen so weit als möglich ignorieren, doch das wird nicht immer möglich sein. Sinnvoll wäre es, sich zwischen den Aufgaben immer wieder auf die aktuelle Sachlage einzustellen, wenn notwendig zu reagieren und dann so schnell wie möglich wieder zur Prioritätenliste zurückzukehren.

Die Geschichte hinter der „Ivy-Lee-Methode“


1918 war Charles M. Schwab einer der reichsten Männer der Welt. Schwab war Chef der Bethlehem Steel Corporation, dem größten Hersteller von Schiffen und und dem zweitgrößte Stahlproduzent im damaligen Amerika. 1918 engagierte Schwab zur Verbesserung der Effizienz und der Produktivität den Berater Ivy Lee. Ivy Lee war selbst Geschäftsmann und gilt als Pionier im Bereich Public Relations. Er benötigte dafür lediglich 15 Minuten. Lee ließ sich bei Erfolg seiner Methode ein Honorar in Aussicht stellen, dass Schwab für angemessen hielt. Lee bekam die für damalige Zeiten stattliche Summe von $ 25.000. Deshalb wird diese Methode auch öfters „25.000 Dollar-Methode“ genannt.