Rezept: Zeitmanagement nach Eisenhower

Wir hetzen in unserem Alltag von einer Aufgabe zur nächsten Verpflichtung zur nächsten Aufgabe. Sobald ein E-Mail in unserer Inbox landet ist eine neue Aufgabe da, und wenn es nur die höfliche Beantwortung desselbigen ist. Sobald das Telefon klingelt werden wir wieder gebraucht, es wird irgendetwas bei uns abgeladen oder eine Bitte deponiert.

Wenn wir unstrukturiert von einem To-Do zum nächsten eilen geht oft Wesentliches verloren, wir vergessen häufig die eigentlich wichtigen Arbeitsaufgaben, die wir von uns verlangen oder die von uns erwartet werden.

Zeitmanagement ist dann das Gebot der Stunde. Es gibt eine Vielzahl von Büchern und Methoden zu diesem Thema. Ich möchte nun hier eine Methode vorstellen, die einfach funktioniert und logisch aufgebaut ist: die Eisenhower-Matrix. Eisenhower war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, er hat sich auch mit Zeitmanagement beschäftigt.

Rezept:

Zutaten:

  • ein Blatt Papier
  • einen Stift

Dauer: 30 Minuten

Rezept: Nehmen Sie zuerst ein Blatt Papier und notieren Sie ungeordnet alle To-Do’s, Aufgaben und Verpflichtungen der kommenden Tage oder der nächsten Woche.

Teilen Sie diese Aufgaben dann den 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix zu:

A – Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchster Priorität. Hier sollten Sie sofort aktiv werden, da kommen Sie nicht daran vorbei. Zum Glück kommen diese Aufgaben nicht allzu oft vor (wie z.B. Krisen, Abgabetermine, ungelöste Probleme). Positiv daran ist, dass Sie die Aufgabenerfüllung auch steuern können.

B – Wichtig, aber nicht dringlich: Hier befinden wir uns im Bereich des normalen Arbeitsalltags. Diese Aufgaben sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen, sollten von Ihnen exakt mit einem ausreichend großen Zeitfenster terminiert und selbst abgearbeitet werden, damit sie nicht vergessen werden (wie z.B. Planungen, Vorbereitungen für Präsentationen, Meetings oder Projekte).

C – Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, es ist aber normalerweise nicht erforderlich, dass Sie sich selbst um die Aufgabe kümmern (Administration, Dokumentation, Support, technische Wartungen). Sie fallen in den Bereich „beschäftigt, aber nicht produktiv“. Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.

Papierkorb – Weder wichtig noch dringlich: Das sind jene Aufgaben, die am wenigsten bringen und am meisten Zeit verbrauchen (E-Mails beantworten, Aufgaben aus Perfektionismus, Surfen). Hier sollten Sie sich der Selbstkontrolle unterziehen und diese Tätigkeiten so weit wie möglich einschränken.

Ergebnis: Mit etwas Übung könne Sie mit der Eisenhower-Matrix schnell und effektiv Ihren Arbeitsalltag strukturieren.  Sie werden schnell merken, dass Sie beginnen Ihre Arbeitsweise zu reflektieren. Sie entlarven Ihre größten Zeitfresse und können Ihre zeitlichen und physischen Ressourcen dadurch auf die wichtigen Aufgaben richten.

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Die Rezepte für mehr Lebensfreude und weniger Stress sind wie Kochrezepte: Sie probieren das Rezept aus. Wenn es Ihnen schmeckt, dann heben Sie es auf und machen es immer wieder. Wenn es Ihnen nicht zusagt, warten Sie einfach auf das nächste Rezept. Die Rezepte kommen alle zwei Wochen zu Ihnen per Newsletter ins Haus.

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Zeitmanagement für Minimalisten

Ivy-Lee-MethodeIch bin immer auf der Suche nach neuen Methoden der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements. Vor kurzem kam mir die „Ivy-Lee-Methode“ unter. Sie ist möglicherweise eine der ältesten Methoden des Zeitmanagements. Aber auf jeden Fall ist sie sehr leicht anzuwenden. (mehr …)

So viel Urlaub nehmen, wie man braucht

Ist Ihnen das auch schon einmal passiert? Sie sitzen im Büro, Sie haben eigentlich nichts zu tun und müssen trotzdem bleiben. Gibt es nicht, sagen Sie. Doch, gibt es! Auch in Zeiten von permanentem Zeitdruck und Überforderung. Wäre es da nicht gescheiter, nach Hause zu gehen und zu tun, was immer einem Freude bereitet?

Grundsätzlich wäre das an vielen Arbeitsplätzen möglich. Die Arbeiternehmerinnen und Arbeitnehmer arbeiten sowieso schon eigenverantwortlich, warum dürfen sie dann nicht entscheiden, wann sie nach Hause gehen? Oder gar, wie viel Urlaub sie nehmen?

Der britische Schallplatten-, Luftlinien-, Banken- und was weiß noch alles-Milliardär Sir Richard Branson hat mit dieser Idee Ende letzter Woche für Furore gesorgt. Er erlaubt seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ab sofort soviel Urlaub zu nehmen, wie sie brauchen und  wann sie ihn brauchen. Das Personal darf  nun ohne vorherige Ankündigung von der Arbeit fern bleiben, sofern sie mit ihren Aufgaben im Zeitplan sind und die Arbeit darunter nicht leidet.

It is left to the employee alone to decide if and when he or she feels like taking a few hours, a day, a week or a month off, the assumption being that they are only going to do it when they feel a hundred per cent comfortable that they and their team are up to date on every project and that their absence will not in any way damage the business – or, for that matter, their careers!”, so Branson. Er glaubt, mit der innovativen Lockerung der Urlaubsregelung die Moral, die Kreativität und die Produktivität zu steigern.

Doch, zurück nach Mitteleuropa: In Österreich bestimmen strikte Regelungen, wie viel man mindestens arbeiten muss. Im Dienstvertrag oder am Dienstzettel ist das Mindestmaß festgehalten und darf über längere Zeit nicht unterschritten werden. Was passiert, wenn dies doch eintritt, wissen alle, denen es schon einmal passiert ist: Die Personalverrechnung reagiert panisch und mit ihnen auch alle direkten und indirekten Vorgesetzten. Im Gegensatz dazu ist aber an den meisten Arbeitsplätzen erlaubt, so viele Stunden zu arbeiten, wie man „möchte“. Ob man jedoch diese Stunden jemals in Zeit oder Geld refundiert bekommt ist fraglich. Das ist aber eine andere Geschichte…

Also, lieber untätig herumsitzen, Löcher in die Luft starren, facebooken oder die Kolleginnen und Kollegen vom Arbeiten abhalten. Man muss die Zeit ja rumbringen, oder?