Rezept: Arbeiten mit Pareto

Sie haben sicher schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört? Oder ist Ihnen schon einmal geraten worden nach der „80-20-Regel“ zu arbeiten? Im Grunde besagt das Pareto-Prinzip, dass man mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kann.

Das Pareto-Prinzip basiert auf der Tatsache, dass Systeme zu einer Konzentration und Ungleichverteilung tendieren. Eine große Zahl an Effekten kommen von einer geringen Anzahl an Ursachen. Hier einige Beispiele:

  • In der Gastronomie werden mit 20 Prozent der verkauften Speisen und Getränke 80 Prozent des Umsatzes erzielt.
  • 80 Prozent der Anrufe macht man mit 20 Prozent der gespeicherten Nummern.
  • 20 Prozent der Garderobe im Kasten kann man bei 80 Prozent der Anlässe tragen.

Soweit so gut.

Der Fehler im Denken liegt aber sehr oft darin, dass mit dem Pareto-Prinzip suggeriert wird, dass es nur notwendig ist 20 Prozent zu arbeiten um das meiste, nämlich 80 Prozent, zu schaffen. Danach kann man sich den Mehraufwand getrost sparen. Die 80-20-Regel ist aber keine Methode, um Arbeit zu reduzieren, sondern eine Methode um Aufwand zu priorisieren.

Der Grundgedanke ist jener, dass man sich bewusst macht, dass es relativ wenig Arbeitseinsatz bedarf um die eigentliche Arbeit zu erstellen. Die Feinarbeit für die Fertigstellung nimmt dagegen sehr viel mehr Einsatz in Anspruch.

In der Phase der Fertigstellung ist dann zu überlegen, wie hoch der Perfektionsgrad der Arbeit sein sollte. Denn, das ist sicher, nähern wir uns der 100 prozentigen Perfektion an, müssen wir immer mehr Arbeit investieren.

Ich zeige Ihnen, wie Sie das Pareto-Prinzip so anwenden können, damit es Sie unterstützt.

Rezept:

Zutaten:

  • 10 Minuten Planungszeit vor jeder größeren Aufgabe
  • wenn notwendig: Papier und Stift

Dauer: regelmäßig 10 Minuten

 

1. Denken Sie über Ihre Prioritäten nach.

Das Pareto-Prinzip sollte Sie zum Nachdenken über Ihre Prioritäten anregen. Stellen Sie sich eine komplexe Aufgabe vor und überlegen Sie vor dem Start, wo Ihr Einsatz die größte Auswirkung erzielen kann. Es ist ratsam genau dort mit der Arbeit zu beginnen, denn dort erzielen Sie sehr schnell ein gutes Ergebnis. Das motiviert Sie einerseits und spart Ihnen Zeit andererseits, indem Sie sich nicht lange an Nebenschauplätzen aufhalten.

2. Vermeiden Sie unnötigen Perfektionismus.

Ist das erste Ergebnis mit den 20 Prozent Ressourcen erzielt, überlegen Sie, was es noch an Arbeitsschritten bedarf um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen, mit dem Sie, Ihr Vorgesetzter und Ihre KundInnen zufrieden sind. Aber beachten Sie, dass die Annäherung an die Perfektion Ihnen exponentiell Aufwand und Zeit kosten wird.

3. Nebenschauplätze identifizieren.

Mit dem Pareto-Prinzip können Sie sehr leicht Nebenschauplätze identifizieren, die Ihnen viel Zeit und Energie kosten. Wir alle wählen im Fall, dass es mehrere Aufgaben gleichzeitig zu tun gibt, jene aus, die uns interessant, attraktiv und angenehm erscheinen. sehr oft sind das aber nicht jene, die uns weiterbringen und Aufgaben lösen. Diese blockieren oft unsere Zeit und zuletzt werden wir nicht mit den Aufgaben fertig, die wichtig und dringend sind.

 

Ergebnis: Das Pareto Prinzip hat nichts mit Weglassen von Aufgaben zu tun, sondern viel mehr mit Priorisierung und Pragmatismus. Stellen Sie sich die Frage „Was hat die größte Auswirkung?“, um das Optimum herauszuholen.

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Sechs neue Arbeitstechniken, die Sie vielleicht noch nicht kennen

6 neue ArbeitstechnikenSie haben sicher schon vom Pareto-Prinzip oder auch 80/20-Regel gehört? Das Prinzip besagt, dass sich mit einem Einsatz von circa 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent der Aufgaben abarbeiten lassen. Für die übrigen 20 Prozent muss man 80 Prozent der Zeit aufbringen. Es gibt aber auch andere, unbekannte und neue Arbeitstechniken, die Sie neben Prioritätenliste und Wochenplanung schneller, effizienter und vor allem leichter zu mehr Produktivität und zu Ihrem gewünschten Ziel führen können.

Ich stelle Ihnen heute hier 6 verschiedene Arbeitstechniken vor, die Sie ausprobieren können:

 

1. Parkinsonsches Gesetz

Haben Sie diesen Effekt schon einmal  bei sich beobachtet? Sie planen für eine Tätigkeit drei Stunden ein und punktum können Sie sie abschießen?

Leider muss ich Ihren Gedanken nun widersprechen: Das hat nicht so viel mit Ihrer genauen Planung zu tun als mit dem Parkinsonschen Gesetz.

Dies lautet: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

So kann man erklären, dass Aufgaben, die sonst 30 Minuten benötigen plötzlich eine Stunde dauern oder sich Dinge bei Zeitdruck auf einmal schneller erledigen lassen.

Anwendung:

Die Arbeitszeit für besonders unangenehme Aufgaben, bei denen Sie wissen, dass sie sich gerne in die Länge ziehen, können Sie dadurch verkürzen, in dem Sie sie kurz vor Termine legen. Damit reduzieren Sie die mögliche Arbeitszeit und werden trotzdem fertig.

 

2. Zeigarnik-Effekt

Sie sind doch sicher schon eimal mitten in der Nacht aufgeschreckt und haben sich plötzlich daran erinnert, was Sie am vorigen Tag vergessen oder nicht fertig gemacht haben? Gut wäre nun ein Notizblock neben dem Bett gewesen, auf dem Sie den Gedanken notieren konnten. Dies erleichtert das Einschlafen.

Eine mögliche Erklärung dafür ist der Zeigarnik-Effekt: Wir können uns an unterbrochene, unerledigte Aufgaben besser erinnern als an abgeschlossene, erledigte Aufgaben.

Erklären kann man sich dieses Phänomen so, dass sich beim Abarbeiten einer Aufgabe Spannung aufbaut. Diese Spannung verbessert die kognitive Zugänglichkeit der relevanten Inhalte – wir können uns also sehr gut an die damit relevanten Informationen erinnern. Normalerweise wird diese Spannung beim Abschluss der Aufgabe abgebaut – wir vergessen. Bei einer Unterbrechung des Spannungsabbaus bleiben die Inhalte aber gut verfügbar und kehren immer wieder in den Denkprozess zurück.

Gerade Filmserien arbeiten häufig mit diesem Effekt. Am Höhepunkt der Spannung ist die Episode aus, aber aufgrund der Restspannung kann sich die Zuschauerin/ der Zuschauer am nächsten Fernsehtermin gut an die vergangene Handlung erinnern.

Anwendung:

Bei Ihrer täglichen Arbeit ist dieses Phänomen nützlich, weil es Sie in vielen Fällen vor dem Vergessen schriftlich nicht fixierter Vorhaben schützt. Gänzlich würde ich mich aber nicht darauf verlassen. Denn, wenn einem Aufgaben als nicht sinnvoll erscheinen, wird keine oder zu wenig Spannung erzeugt und das Erinnern setzt nicht ein.

Bei Präsentationen oder Werbetexten können Sie den Effekt natürlich auch wirkungsvoll anwenden.

 

3. Batch Processing

Batch Processing oder Stapelverarbeitung ist eine Arbeitstechnik aus der Datenverarbeitung, bei der Gleiches oder Ähnliches gemeinsam in einem Arbeitsschritt verarbeitet wurde. Eigentlich kommt der Ausdruck aus der Anfangszeit der Datenverarbeitung. Datensätze lagen damals in Form von Lochkarten vor und wurden vom jeweiligen Computerprogramm als Kartenstapel nacheinander abgearbeitet.

Unser Gehirn muss sich auf jede Tätigkeit neu einstellen. Damit geht Zeit, aber auch Konzentration verloren. Dem zu entgehen können gleiche oder ähnliche Tätigkeiten gebündelt und gemeinsam bearbeitet werden.

Anwendung:

Es ist sinnvoll, gerade Routinearbeiten oder kleinere Aufgaben wie E-Mail lesen und beantworten, Papiere archivieren, Websites aktualisieren, Arbeitszeit eintragen oder Telefonate führen in vorher definierte Zeitblöcke einzuteilen, und diese Aufgaben dann gebündelt zu erledigen.

 

4. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Der Name der Methode stammt von der Eieruhr in Form einer Tomate, die Cirillo verwendet hat. Es geht darum, die Arbeitsaufgaben in übersichtliche Blöcke zu teilen und regelmäßig Pausen einzuplanen.

Man unterteilt die Arbeit in Abschnitte von 25 Minuten. Diese Zeitspanne wirkt überschaubar und fördert die Motivation und die Konzentration. Nach diesen 25 Minuten wird eine Pause von 3 bis 5 Minuten eingeplant. Hat man dann vier dieser Blöcke durchlaufen, also 2 Stunden intensiv gearbeitet, gibt es eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Alles, was man dazu braucht ist der Timer am Mobiltelefon oder eine normale Küchenuhr.

Anwendung:

Diese Methode eignet sich besonders für Menschen, die in regelmäßigen Abständen messbare Ergebnisse abliefern müssen. Die Pomodoro-Technik kann dabei helfen, Ablenkungen zu ignorieren und sehr fokussiert zu arbeiten.

Link:

pomodoro-technique

 

5. Getting things done

Getting things done (GTD) ist ein System zur Organisation von Arbeit und wurde vor mehr als 10 Jahren von David Allen erfunden.

GTD hilft den Kopf von hinderlichen Dingen frei zu bekommen, so dass man effizient und störungsfrei arbeiten kann. Bei GTD geht es in erster Linie darum, seine Aufgaben, Prioritäten und Terminkalender in Einklang zu bringen und durch Organisation produktiver zu werden.

Das Ergebnis von GTD ist eine Art von  kontaktbezogene To-Do-Liste, auf der man mit einem Blick sehen kann, welche Aufgaben anstehen und welche Aufgaben wichtig sind.

Um das zu erreichen, setzt GTD auf zwei Prinzipien und fünf Regeln:

  1. Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes.
  2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.
  • Erfassen: Bei „Erfassen“ geht es darum, dass man alles schriftlich festhält – egal ob Aufgaben, Routinetätigkeiten oder Ideen.
  • Durcharbeiten: Im Sinne des „Durcharbeiten“ sollte man dabei die Aufgabe so genau wie möglich beschreiben und die Aufgabe in möglichst kleine Schritte unterteilen.
  • Organisieren: Die kleinen Schritte müssen dann nach Kategorien und Prioritäten organisiert werden. Wenn möglich sollte auch eine Deadline für jede Aufgabe angegeben werden.
  • Kontrolle: Die Aufgabenliste muss regelmäßig evaluiert werden, um erkennen zu können, ob Prioritäten oder Deadlines einer Änderung bedürfen.
  • Erledigen: Beachtet man die ersten vier Regeln, ergibt sich fast von selbst, welche Aufgaben als nächste angegangen werden sollten.

Anwendung:

Einer der größten Vorteile der Methode ist, dass auf einen Blick zu sehen, was es noch zu erledigen ist bzw. was als nächstes zu tun ist. Allerdings ist GTD für den Einsteiger/für die Einsteigerin kompliziert, denn es gibt nicht den einen Weg GTD umzusetzen. Man muss diese Technik zunächst an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Link:

gettingthingsdone.com

 

6. Personal Kanban

Kanban kommt aus Japan und ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung. Das Vorgehen orientiert sich ausschließlich am tatsächlichen Verbrauch von Materialien am Bereitstell- und Verbrauchsort. Ziel von Kanban ist es, die Wertschöpfungskette auf jeder Fertigungsstufe kostenoptimal zu steuern.

Basierend auf Kanban wurde von Jim Benson „Personal Kanban“ entwickelt. Hier geht es darum, seine Aufgaben und den Fertigstellungsgrad zu visualisieren.

Die Methode ist einfach – auf einem Flipchart, einem Whiteboard oder einfach einem Blatt Papier werden drei Spalten aufgezeichnet:

  • Aufgabe
  • In Bearbeitung
  • Erledigt

Mit Klebezetteln wird nun eine Aufgabe definiert und platziert sie in eine der drei Spalten. Alle Aufgaben wandern auf der Liste von links nach rechts durch die einzelnen Spalten.

Grundsätzlich geht es bei dieser Arbeitstechnik darum, die Arbeiten, die gerade in Bearbeitung sind, zu begrenzen. Zu empfehlen sind vier bis sechs Zettel pro Spalte. Ziel ist es, an möglichst nur einer Aufgabe arbeiten und nicht mehrere Aufgaben parallel offen zu haben.

Anwendung:

Diese Methode ist einfach. Entweder man entscheidet sich für die analoge Methode mit Klebezetteln und Papierbogen oder man optiert für die digitale Variante – hier stehen eine Vielzahl an Helferleins bereit (von Trello bis eigene Personal Kanban Tools). Und schon geht es los. Geeignet ist diese Methode für Menschen, die pro Tag viele verschiedene Tätigkeiten in unterschiedlicher Geschwindigkeit erledigen müssen und dabei leicht den Überblick verlieren.

Link:

Personal Kanban

Tipps und Tricks im Zeitmanagement

Ich habe jeden erdenklichen Fehler im Zeitmanagement gemacht, den man sich ausdenken kann. Daher möchte ich meine Tipps und Tricks mit Ihnen teilen.

Mir ist es jahrelang so ergangen, dass ich meine wöchentlichen Aufgaben neben meinen Terminen in meinen Kalender eingetragen habe. Und sobald ich sie niedergeschrieben hatte, habe ich es anders gemacht – sie verschoben oder ganz gestrichen. Was herauskam war absolutes Chaos mit viel Gekritzel im Kalender. Nicht einmal ich selbst kannte mich noch aus.

Also dachte ich mir, ich mache es ganz anders. Ich fing an To Do-Listen zu führen.

1. Planung ist alles.

Ich begann Listen zu erstellen. Eine für die Woche und eine für Dinge, die einen längeren Atem brauchten oder die ich nicht vergessen durfte. Nach einigen Fehlversuchen teilte ich die Aufgaben in die zwei Kategorien „Work“ und „Life“ ein, definierte grob die Dauer, die sie in Anspruch nehmen werden und den voraussichtlichen Termin der Erledigung.

Jeden Morgen nahm ich mir dann den Wochenplan noch einmal zur Hand und plante damit den Tag.

Damit lief es schon um einiges besser. Jedoch hatte ich die Neigung, Dinge, die mir Spaß machten oder sehr interessant waren, vorrangig zu erledigen.

2. Eisenhower-Prinzip

Die Eisenhower-Matrix geht von vier Kategorien aus, in die die To Do’s eingeteilt werden:

a) Aufgaben, die wichtig und dringend sind,

b) Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind,

c) Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind und

d) Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.

Zunächst habe ich Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, von der Wochenplanung verbannt (d). To Do’s, die nur dringend waren (c) habe ich versucht zu delegieren. Übrig blieben dann die Aufgaben, die wichtig waren (a und b), wobei ich die wichtigen und dringenden To Do’s sofort erledigte.

Übrigens, ob der namensgebende amerikanische Präsident Dwight D. Eisenhower Erfinder dieser Methode ist, ist nicht bekannt.

Damit klappte das wöchentlich Zeitmanagement und dessen Umsetzung schon einmal ganz gut. Jedoch ging mir die Motivation verloren. Und das aus einem ganz einfachen Grund: Ich vergaß auf meine eigenen Bedürfnisse zu achten und verplante die Woche zu 120 Prozent.

3. Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip oder 80 : 20-Regel besagt, dass 80 Prozent der Aufgaben und Aktivitäten in 20 Prozent der verfügbaren Zeit erreicht werden. Die verbleibenden 20 Prozent der To Do’s benötigen mit 80 Prozent die meiste Zeit.

Da an jedem Tag erfahrungsgemäß Unvorhergesehenes passiert und ich den sozialen und kommunikativen Aspekt von Kaffeepausen mit KollegInnen und Networking nicht missen mochte, plante ich von nun an mit 60 : 20 : 20.

  • Maximal 60 % verplante  Zeit
  • 20 % für Unvorhergesehenes
  • 20 % für soziale Aktivitäten

 

4. Vergiß nicht auf dich selbst!

Je enger das Tageskorsett ist, das man plant, desto mehr verliert man die Motivation. Das ist mir passiert. So gut es sich auch anfühlt anstehende Aufgaben erledigt zu haben, das Leben kann nicht nur aus Aufgabenerfüllung bestehen. Ich vergaß auf jene Dinge, die mir Spaß machten und auf jene, die ich nur für mich tat.

Also nahm ich die Kategorie d) Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind her und plante maßvoll Aktivitäten ein, die mir Freude bereiteten und auf die ich mich freuen konnte.

Auch fing ich an meine persönliche Leistungskurve zu beobachten. Ich fand heraus, dass ich frühmorgens und am späteren Nachmittag am konzentriertesten arbeiten konnte. Also verlegte ich schwierige und wichtige Aufgaben auf diese Zeiten.

5. Wochenplaner

All meine Erfahrungen aus den letzten Jahren habe ich nun in einen Wochenplaner umgesetzt, der nicht wie ein Kalender aussieht und mit nur einer Seite auskommt, aber Sie unterstützt, Ihre wöchentlichen Aufgaben mit Energie, Motivation und Erfolg zu erledigen.

Der Download ist für Sie unter diesem Link gratis: