Sie haben sicher schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört? Oder ist Ihnen schon einmal geraten worden nach der „80-20-Regel“ zu arbeiten? Im Grunde besagt das Pareto-Prinzip, dass man mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kann.
Das Pareto-Prinzip basiert auf der Tatsache, dass Systeme zu einer Konzentration und Ungleichverteilung tendieren. Eine große Zahl an Effekten kommen von einer geringen Anzahl an Ursachen. Hier einige Beispiele:
- In der Gastronomie werden mit 20 Prozent der verkauften Speisen und Getränke 80 Prozent des Umsatzes erzielt.
- 80 Prozent der Anrufe macht man mit 20 Prozent der gespeicherten Nummern.
- 20 Prozent der Garderobe im Kasten kann man bei 80 Prozent der Anlässe tragen.
Soweit so gut.
Der Fehler im Denken liegt aber sehr oft darin, dass mit dem Pareto-Prinzip suggeriert wird, dass es nur notwendig ist 20 Prozent zu arbeiten um das meiste, nämlich 80 Prozent, zu schaffen. Danach kann man sich den Mehraufwand getrost sparen. Die 80-20-Regel ist aber keine Methode, um Arbeit zu reduzieren, sondern eine Methode um Aufwand zu priorisieren.
Der Grundgedanke ist jener, dass man sich bewusst macht, dass es relativ wenig Arbeitseinsatz bedarf um die eigentliche Arbeit zu erstellen. Die Feinarbeit für die Fertigstellung nimmt dagegen sehr viel mehr Einsatz in Anspruch.
In der Phase der Fertigstellung ist dann zu überlegen, wie hoch der Perfektionsgrad der Arbeit sein sollte. Denn, das ist sicher, nähern wir uns der 100 prozentigen Perfektion an, müssen wir immer mehr Arbeit investieren.
Ich zeige Ihnen, wie Sie das Pareto-Prinzip so anwenden können, damit es Sie unterstützt.
Rezept: Arbeiten mit Pareto
Zutaten:
- 10 Minuten Planungszeit vor jeder größeren Aufgabe
- wenn notwendig: Papier und Stift
Dauer: regelmäßig 10 Minuten
1. Denken Sie über Ihre Prioritäten nach.
Das Pareto-Prinzip sollte Sie zum Nachdenken über Ihre Prioritäten anregen. Stellen Sie sich eine komplexe Aufgabe vor und überlegen Sie vor dem Start, wo Ihr Einsatz die größte Auswirkung erzielen kann. Es ist ratsam genau dort mit der Arbeit zu beginnen, denn dort erzielen Sie sehr schnell ein gutes Ergebnis. Das motiviert Sie einerseits und spart Ihnen Zeit andererseits, indem Sie sich nicht lange an Nebenschauplätzen aufhalten.
2. Vermeiden Sie unnötigen Perfektionismus.
Ist das erste Ergebnis mit den 20 Prozent Ressourcen erzielt, überlegen Sie, was es noch an Arbeitsschritten bedarf um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen, mit dem Sie, Ihr Vorgesetzter und Ihre KundInnen zufrieden sind. Aber beachten Sie, dass die Annäherung an die Perfektion Ihnen exponentiell Aufwand und Zeit kosten wird.
3. Nebenschauplätze identifizieren.
Mit dem Pareto-Prinzip können Sie sehr leicht Nebenschauplätze identifizieren, die Ihnen viel Zeit und Energie kosten. Wir alle wählen im Fall, dass es mehrere Aufgaben gleichzeitig zu tun gibt, jene aus, die uns interessant, attraktiv und angenehm erscheinen. sehr oft sind das aber nicht jene, die uns weiterbringen und Aufgaben lösen. Diese blockieren oft unsere Zeit und zuletzt werden wir nicht mit den Aufgaben fertig, die wichtig und dringend sind.
Ergebnis: Das Pareto Prinzip hat nichts mit Weglassen von Aufgaben zu tun, sondern viel mehr mit Priorisierung und Pragmatismus. Stellen Sie sich die Frage „Was hat die größte Auswirkung?“, um das Optimum herauszuholen.
