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Was tun gegen Chaos im Home-Office?

Lesezeit: 3 Minuten

Und plötzlich ist es passiert: Anstatt mit den Kolleg*innen im modernen Großraumbüro sitzt man nun in Jogginghose mit dem Notebook am Küchentisch und versucht zu arbeiten. Es ist laut und die Wohnung ist ein Chaos. Anstatt zu lernen toben die Kleineren lautstark durch die Wohnung. Der Größere schmollt, weil er seine neue Freundin nicht sehen darf. Dem Göttergatten ist in der Kurzarbeit langweilig und er denkt laut über das Mittagessen nach. Wie soll man nur arbeiten in diesem Chaos?

 

Chaos als neue Struktur

Seit mehr als einem Monat arbeiten viele Angestellte wegen der Corona-Pandemie im Home-Office. Viele haben sich an das neue Arbeiten gewöhnt, doch bei den meisten ist das Chaos zur neuen Struktur geworden. Man hat sich mittlerweile daran gewöhnt, dass immer dann, wenn eine Videokonferenz ansteht Streit beim Nachwuchs entbrennt und man den Arbeitsplatz mit Legosteinen oder der Katze teilen muss.

 

Doch wie kann man das alles unter einen Hut bringen?

… die Kinder, die zu Hause lernen sollen, sich überfordert fühlen und zudem nicht ins Freie zu ihren FreundInnen dürfen?

… die eigene Arbeit, die nur deshalb, weil man gemütlich zu Hause sitzt, nicht weniger oder leichter geworden ist?

… den Partner / die Partnerin, die auch im Home-Office arbeiten soll, aber eigentlich keinen Platz hat?

… oder den Partner / die Partnerin, die gerade den Job verloren hat und frustriert auf der Couch sitzt und sich dem Serienmarathon hingibt?

 

Ich habe fünf Tipps zusammengestellt, wie man dem Home-Office Struktur geben und das Chaos eindämmen kann:

 

1. Geben Sie Ihrem Home-Office eine räumliche Struktur.

Gestalten Sie in der Wohnung einen eigenen Arbeitsplatz, an dem Sie möglichst ungestört sind und genügend Platz für Ihr Notebook und Ihre Unterlagen haben. Das kann natürlich nicht immer ein eigener Raum sein, eine Ecke im Wohn- oder Schlafzimmer reicht auch aus. Vermeiden Sie es auf jeden Fall auf der Couch oder im Bett zu arbeiten.

Wenn Sie nun an Ihrem Arbeitsplatz sitzen, ist das Signal für alle anderen Familienmitglieder, dass Sie arbeiten und nicht gestört werden dürfen.

 

2. Geben Sie dem Home-Office eine zeitliche Struktur.

Arbeiten Sie nicht rund um die Uhr, sondern halten Sie sich an eine fixe Tagesstruktur: Starten Sie den Tag zu einem bestimmten Zeitpunkt am Morgen, machen Sie regelmäßig Pausen und beginnen Sie pünktlich Ihren Feierabend. Die Nähe zum Arbeitsplatz verleitet nämlich dazu, dass man auch schnell einmal spätabends oder am Wochenende das Notebook aufklappt und E-Mails beantwortet. Auf Dauer tun Sie sich damit aber nichts Gutes, da sie Ihre eigenen Erholungszeit damit beschneiden. Nutzen Sie die täglichen Lernzeiten der Kinder um in dieser Zeit jene Arbeiten zu erledigen, die Ruhe benötigen. An die täglich gleichen Beginn- und Endzeiten des Arbeitstages gewöhnen sich auch die anderen Familienmitglieder nach einer gewissen Zeit.

 

3. Ablenkungen vermeiden

Gerade das Home-Office hält besonders viele Verlockungen bereit, die von der Arbeit abzuhalten: Noch schnell den Geschirrspüler ausräumen, das herumliegende Spielzeug wegräumen oder die Netflix-Serie von gestern Abend weiterschauen.

Versuchen Sie statt dessen konzentriert Arbeitsblöcke abzuarbeiten. In den Pausen können Sie sich immer noch um das Geschirr oder die Wäsche kümmern. Vergessen Sie dabei aber nicht, nach der Produktivpause wieder zurück zur Arbeit zu gehen.

 

4. Halten Sie Kontakt

Auch wenn es im Alltag nicht auffällt, im Büro tauschen Sie  sich mit Ihren KollegInnen permanent aus. Der unkomplizierte und schnelle Austausch zwischen Tür und Angel fällt im Home-Office komplett weg, da man dazu immer zum Telefon, Mail oder Zoom greifen muss. So kann es passieren, dass man vor sich hin arbeitet und sich zu wenig abstimmt.

Verabreden Sie sich mit Ihren TeamkollegInnen täglich oder jeden zweiten Tag zu einem Videotermin. Das fördert die Zusammenarbeit und hebt die Stimmung im Home-Office.

 

5. Kleiden Sie sich bequem, aber bürotauglich

Sie müssen nicht im Anzug oder Kostüm im Home-Office sitzen, aber kleiden Sie sich so, dass Sie jederzeit per Video angerufen werden können. In Arbeitskleidung fühlt man sich anders und hat auch ein anderes Auftreten. Wenn Sie in den Feierabend gehen, können Sie wieder in die gemütliche Jogginghose wechseln.

 

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Stressfrei und produktiv im Home Office

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Stressfrei und produktiv im Home Office

Lesezeit: 6 Minuten

Ich habe vor kurzer Zeit einen Vortrag über die Vor- und Nachteile des Arbeitens im Home Office vor Selbständigen und Angestellten gehalten. Sinnvollerweise habe ich ihn gleich zu einem Artikel verarbeitet: Das Home Office wird in letzter Zeit als sehr produktive und flexible Abwechslung zum Arbeiten im Büro oder Coworking immer beliebter. Selbständige wie ich nutzen den bereits vorhandenen und nicht gebrauchten Wohnraum um Kosten zu sparen und Angestellte nutzen die Ungestörtheit der eigenen vier Wände um produktiver zu sein oder die Kinderbetreuung besser managen zu können.

Doch das Home Office kann Fluch und Segen zugleich sein, wie die International Labour Organisation der UN (ILO) vor einem Jahr diagnostizierte: Die Arbeit von zu Hause führt oft zu mehr Arbeitsbelastung, längeren Arbeitszeiten und einem Verschwimmen von Arbeit und freier Zeit. Als positive Effekte listet die ILO weniger Fahrtzeiten von und zum Arbeitsplatz, mehr Autonomie die eigene Arbeitszeit einteilen zu können, bessere Work-Life-Balance und eine höhere Produktivität auf.

Mittlerweile nutzen 17 Prozent der Angestellten in der EU die Möglichkeit zum Home Office. Bei den Selbständigen ist die Zahl hingegen ungleich höher, da niemand für einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz sorgt außer der / die Selbständige selbst. Jene Länder mit den höchsten Raten an flexiblen Arbeitsplätzen sind Dänemark, Schweden und die Niederlande. Österreich befindet sich im Mittelfeld und Deutschland im hinteren Drittel.

Doch schauen wir uns die Vor- und Nachteile des Home Offices einmal genauer an:

Vorteile des Home Office

  1. Familienfreundlich: Das Home Office ist beliebt, da an diesen Tagen die Kinderbetreuung nach der Schule nicht extra organisiert werden muss und man sich die Zeit mit den Kindern flexibel einteilen kann.
  2. Flexibel: Working 9 to 5 ade! Früh mit der Arbeit beginnen und dafür am Nachmittag einen Spaziergang in der Sonne unternehmen? Dafür am Abend noch eine schnelle Stunde am Computer einschieben? So viel Lebensqualität geht im Home Office!
  3. Kostengünstig: Gerade Selbständige können oder wollen sich kein eigenes Büro oder einen Schreibtisch im Coworking leisten. Daher wird von vielen der ungenutzte Wohnraum zum Büro umfunktioniert und nur für Meetings mit Kund*innen zusätzlicher Raum angemietet.
  4. Zeitsparend: Das Home Office liegt meistens nicht mehr als 15 Meter von der Küche entfernt. Für die Wegstrecke zum Büro muss man meistens mindestens eine halbe Stunde einrechnen. Dadurch gewinnt man Freizeit.
  5. Produktiv: Für alle Beteiligten – Arbeitgeber*innen, Arbeitnehmer*innen und Selbständige – ist die verbesserte Produktivität das schlagende Argument. Durch die Ungestörtheit und das gute Arbeitsklima steigert sich die Produktivität enorm.
  6. Konzentriert: Im Home Office stört nichts und niemand: kein surrender Drucker, kein ewig klingelndes Telefon und auch nicht der laut sprechende Kollege. Viele ziehen sich daher gerne für konzeptives Arbeiten in die Ruhe der eigenen vier Wände zurück.
  7. Angenehm: Zu Hause fühlt man sich meistens am wohlsten und  – Hand auf’s Herz – wer wirft sich schon für’s Home Office ins Kostüm oder in den Anzug? Mit der Lieblingstasse und der ausgebeulte Jogginghose auf der Couch sitzend zu arbeiten sind attraktive Anreize für die Arbeit von zu Hause.

Nachteile des Home Office

  1. Überfordernd / stressig: Gerade die positiven Seiten des Home Office wie verbesserte Produktivität und Flexibilität kehren sich oft ins Gegenteil um: Die Arbeitstage beginnen früher und enden später. Durch den Wegfall der Störungen während der Arbeit, kommt es kaum zu Unterbrechungen zum Durchschnaufen. Pausenzeiten werden nicht eingehalten. Dadurch entstehen bei häufigem Home Office Überforderung und Stress.
  2. Prokrastination: Die eigene Wohnung bietet eine Vielzahl an Ablenkungen: Der Geschirrspüler sollte ausgeräumt, die Wäsche aufgehängt werden. Und natürlich ist da auch noch Netflix. Bei mangelnder Disziplin kann es leicht zu „Aufschieberitis“ kommen und ein Tag im Home Office muss irgendwann später eingebracht werden. Prokrastination ist sicher die größter Gefahr beim Arbeiten zu Hause.
  3. „Überstunden“: Durch den Wegfall der Fahrtzeiten und der Störungen kommt es bei der Arbeit zu Hause zu einer höheren täglichen Netto-Arbeitszeit als im Büro. Bei Selbständigen mag das gut für das Geschäft sein, Arbeitgeber*innen fürchten sich aber vor dem unkontrollierbaren Anwachsen an Überstunden.
  4. Abgrenzung beruflich – privat: Der Arbeitstag im Home Office hat keine „natürlichen“ Grenzen, er verläuft zumeist sehr flexibel. Die Arbeit wird durch reproduktive Tätigkeiten (Hausarbeit, Betreuungszeiten) und Freizeit durchbrochen. Es verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Es entsteht das Gefühl, immer zu arbeiten oder gar nichts weitergebracht zu haben.
  5. Fehlende soziale Interaktion: So lästig nervende Arbeitskolleg*innen auch sein können, so einsam kann es im Home Office auch werden. Gerade Selbständige können ein Lied davon singen, wenn sie oft tagelang das Haus nicht verlassen und nur vor dem Computer sitzen.

Die Lösung: die 3 P’s

Planen und Grenzen setzen

So unattraktiv diese Maßnahme ist, so effektiv ist sie: Eine gute Wochenplanung hilft sowohl gegen Überforderung als auch gegen Prokrastination.

Nehmen Sie Ihren Kalender zur Hand oder laden Sie sich zum Beispiel meinen geprüften Wochenplaner herunter.

Überlegen Sie sich: Was alles steht in dieser Woche an? Danach tragen Sie sich alle Termine ein, und ich meine wirklich alle: Vergessen Sie auch nicht auf den Kindergeburtsag, für den Sie einen Kuchen backen müssen, den Besuch bei den Eltern oder Ihr Fitnesstraining.

Markieren Sie sich Ihre Arbeitszeit im Home Office im Kalender und kontrollieren Sie die geplanten Pausen und Beginn- und Endzeiten der Arbeit. Gegebenenfalls kommunizieren Sie Ihre Arbeitszeiten auch an Ihre Familie und an Freund*innen, denn Home Office wird von vielen Menschen oft als Zeit, in der man „eh nicht arbeiten muss“ gleichgesetzt.

Pausen einhalten

Halten Sie die von Ihnen geplanten Pausen auch ein und schaffen Sie die Rahmenbedingungen für Entspannung. Das bedeutet NICHT, dass Sie schnell einen Kaffee und ein Sandwich vor dem Computer verzehren. Wechseln Sie die Umgebung und legen Sie Ihr Mobiltelefon weg. Überlegen Sie sich doch, einen kurzen Spaziergang zu unternehmen! Das steigert die Kreativität und die Konzentration.

Wann starten Sie in Ihren Arbeitstag und noch wichtiger, wann beenden Sie ihn? Seien Sie konsequent, wenn Sie den Arbeitstag beendet haben und beginnen Sie nicht wieder zu arbeiten, wenn spätabends ein wichtiges E-Mail kommt. Auch wenn das Büro nur wenige Meter vom Wohnzimmer entfernt liegt, sollten Sie standhaft bleiben.

 

Produktivitätstechniken gegen Prokrastination

Eat the Frog oder auf gut steirisch: friß die Krot‘: Kennen Sie das auch? Sie müssen einen wichtigen und / oder unangenehmen Anruf erledigen und schieben ihn über Stunden hinweg auf und werden immer nervöser. „Eat the Frog“ bedeutet, das Unangenehme oder Wichtige gleich zu Beginn der Arbeitszeit zu erledigen. Damit können Sie sich danach entspannt den anderen Aufgaben widmen.

Planen Sie Ihren Tag, indem Sie sich nicht zu viel vornehmen und diese Aufgaben auch priorisieren. Die „Ivy Lee-Methode“ unterstützt Sie dabei, in dem Sie sich pro Arbeitstag nur sechs Aufgaben vornehmen. Sie beginnen mit der dringendsten Aufgabe und arbeiten diese ab bevor Sie mit der nächsten beginnen. Wie die „Ivy Lee-Methode“ genau funktioniert, lesen Sie hier: Zeitmanagement für Minimalisten.

Arbeitsspeicher entleeren: Während der Arbeit kommen oft Ideen oder entstehen neue Aufgaben. Um die Konzentration nicht zu stören und das Gehirn zu entlasten, sollten Sie immer einen Notizblock bei sich liegen haben, auf dem Sie diese Gedanken notieren.

 

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Morgenstund‘ hat Gold im Mund – oder so

Lesezeit: 3 Minuten

Eigentlich wollte ich diesmal über Morgenrituale schreiben, dabei habe ich mich aber erinnert, wie mein Arbeitstag begonnen hat, als ich noch in einem Angestelltenverhältnis gearbeitet habe. Meistens hat mein Arbeitstag mit E-Mail lesen und schreiben, To Do-Listen durchsehen und dem Erledigen kleiner Aufgaben begonnen. Ich denke, bei vielen passiert das ähnlich: vielleicht kommen noch Kaffee holen, Facebook checken und die KollegInnen begrüßen dazu.

Nach einer bestimmten Zeit war ich dann bereit für die größeren Aufgaben. Und da begannen auch schon die Probleme. Das Büro war zu dieser Zeit voll besetzt, die Telefone klingelten ununterbrochen, die Kaffeemaschine zischte und zu viele Stimmen hallten durch das Großraumbüro. Ich rettete mich durch den Tag, immer um Konzentration kämpfend.

Genau für eine solche Situation hat der kanadische Berater Robin Sharma eine Lösung: seine 90-90-1-Regel.

Er sagt, dass man die ersten Stunden des Arbeitstages nicht mit den unwichtigsten Aufgaben verschwenden sollte. Denn die meisten von uns sind am Morgen – sprich 8:00 oder 9:00 Uhr morgens – am produktivsten. Wir sind ausgeruht, es gibt kaum äußere Ablenkungen oder innere Störquellen wie negative Gedanken oder Emotionen.

Sharma empfiehlt jene Projekte, die wichtig sind und die die eigene Person, Abteilung oder Firma entscheidend voran bringen würden, in den ersten 90 Minuten des Arbeitstag zu bearbeiten.

Wie die 90-90-1-Regel genau funktioniert erkläre ich Ihnen im Rezept.

Das Rezept

Zutaten:

  • 90 Minuten morgens
  • 1 großes, zukunftsweisendes Projekt

Dauer: mindestens 90 Tage

Die 90-90-1-Regel ist eigentlich in einem Satz einfach erklärt: In einem Zeitraum von 90 Tagen widmen Sie die ersten 90 Minuten jedes (Arbeits)Tages nur einem bestimmten Projekt.

In diesen 90 Minuten arbeiten Sie ausschließlich an einem Projekt. Tun Sie das bevor Sie andere Aufgaben in Angriff nehmen. Damit eliminieren Sie Störfaktoren. Schalten Sie in diesen 90 Minuten Ihn Handy ab, schließen alle Social Media-Accounts und Ihr E-Mail-Programm. Stellen Sie sicher, dass auch Ihre KollegInnen wissen, dass sie nicht stören dürfen.

Warum funktioniert das?

In den Ihnen täglich verfügbaren 90 Minuten können Sie fokussiert und ungestört an einer einzigen Sache arbeiten. Damit tun Sie mehr für Ihr Projekt als alle zwei Wochen einen ganzen Tag daran zu arbeiten. Sie sehen schnell Fortschritte und das motiviert Sie wiederum daran zu bleiben.

Morgens ist laut wissenschaftlichen Studien die Willenskraft am höchsten. Damit ist dies die ideale Zeit um sich der wichtigsten Aufgabe des Tages zu widmen. Wenn es Ihnen möglich ist, kommen Sie so früh wie möglich ins Büro: Je früher Sie am Schreibtisch sitzen, desto weniger Ablenkungen haben Sie durch KollegInnen oder Anrufe.

Das kleine Zeitfenster von 90 Minuten ist überschaubar. Es entsteht nicht das Gefühl, dass die Aufgabe nicht machbar ist. Auch werden andere dringende Aufgaben nicht soweit nach hinten geschoben, dass Probleme entstehen könnten. Dennoch sind 90 Minuten so lang, dass Sie etwas schaffen können.

Um Gewohnheiten zu verändern brauchen wir durchschnittlich 66 Tage. Sich jeden Morgen einem einzigen Projekt zu widmen bedarf Disziplin und Durchhaltevermögen. Sharma schlägt eine Dauer von 90 Tagen vor, denn erst dann werden aus den morgendlichen 90 Minuten ein Morgenritual.

Das Ergebnis

Die 90-90-1 Regel bedarf zu Beginn viel Disziplin. Doch die Disziplin zahlt sich aus. Sie können so erfolgreich große und wichtige Projekte bearbeiten und abschließen, auch wenn der Arbeitstag voll ist mit dringenden Aufgaben.

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Was heißt Arbeiten mit Pareto?

Lesezeit: 3 Minuten

Sie haben sicher schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört? Oder ist Ihnen schon einmal geraten worden nach der „80-20-Regel“ zu arbeiten? Im Grunde besagt das Pareto-Prinzip, dass man mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kann.

Das Pareto-Prinzip basiert auf der Tatsache, dass Systeme zu einer Konzentration und Ungleichverteilung tendieren. Eine große Zahl an Effekten kommen von einer geringen Anzahl an Ursachen. Hier einige Beispiele:

  • In der Gastronomie werden mit 20 Prozent der verkauften Speisen und Getränke 80 Prozent des Umsatzes erzielt.
  • 80 Prozent der Anrufe macht man mit 20 Prozent der gespeicherten Nummern.
  • 20 Prozent der Garderobe im Kasten kann man bei 80 Prozent der Anlässe tragen.

Soweit so gut.

Der Fehler im Denken liegt aber sehr oft darin, dass mit dem Pareto-Prinzip suggeriert wird, dass es nur notwendig ist 20 Prozent zu arbeiten um das meiste, nämlich 80 Prozent, zu schaffen. Danach kann man sich den Mehraufwand getrost sparen. Die 80-20-Regel ist aber keine Methode, um Arbeit zu reduzieren, sondern eine Methode um Aufwand zu priorisieren.

Der Grundgedanke ist jener, dass man sich bewusst macht, dass es relativ wenig Arbeitseinsatz bedarf um die eigentliche Arbeit zu erstellen. Die Feinarbeit für die Fertigstellung nimmt dagegen sehr viel mehr Einsatz in Anspruch.

In der Phase der Fertigstellung ist dann zu überlegen, wie hoch der Perfektionsgrad der Arbeit sein sollte. Denn, das ist sicher, nähern wir uns der 100 prozentigen Perfektion an, müssen wir immer mehr Arbeit investieren.

Ich zeige Ihnen, wie Sie das Pareto-Prinzip so anwenden können, damit es Sie unterstützt.

Rezept: Arbeiten mit Pareto

Zutaten:

  • 10 Minuten Planungszeit vor jeder größeren Aufgabe
  • wenn notwendig: Papier und Stift

Dauer: regelmäßig 10 Minuten

 

1. Denken Sie über Ihre Prioritäten nach.

Das Pareto-Prinzip sollte Sie zum Nachdenken über Ihre Prioritäten anregen. Stellen Sie sich eine komplexe Aufgabe vor und überlegen Sie vor dem Start, wo Ihr Einsatz die größte Auswirkung erzielen kann. Es ist ratsam genau dort mit der Arbeit zu beginnen, denn dort erzielen Sie sehr schnell ein gutes Ergebnis. Das motiviert Sie einerseits und spart Ihnen Zeit andererseits, indem Sie sich nicht lange an Nebenschauplätzen aufhalten.

2. Vermeiden Sie unnötigen Perfektionismus.

Ist das erste Ergebnis mit den 20 Prozent Ressourcen erzielt, überlegen Sie, was es noch an Arbeitsschritten bedarf um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen, mit dem Sie, Ihr Vorgesetzter und Ihre KundInnen zufrieden sind. Aber beachten Sie, dass die Annäherung an die Perfektion Ihnen exponentiell Aufwand und Zeit kosten wird.

3. Nebenschauplätze identifizieren.

Mit dem Pareto-Prinzip können Sie sehr leicht Nebenschauplätze identifizieren, die Ihnen viel Zeit und Energie kosten. Wir alle wählen im Fall, dass es mehrere Aufgaben gleichzeitig zu tun gibt, jene aus, die uns interessant, attraktiv und angenehm erscheinen. sehr oft sind das aber nicht jene, die uns weiterbringen und Aufgaben lösen. Diese blockieren oft unsere Zeit und zuletzt werden wir nicht mit den Aufgaben fertig, die wichtig und dringend sind.

 

Ergebnis: Das Pareto Prinzip hat nichts mit Weglassen von Aufgaben zu tun, sondern viel mehr mit Priorisierung und Pragmatismus. Stellen Sie sich die Frage „Was hat die größte Auswirkung?“, um das Optimum herauszuholen.

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Lernen Sie „Nein“ sagen!

Lesezeit: 3 Minuten

Die Kollegin kommt schon wieder ins Zimmer und erklärt mit leidgeprüfter Miene, warum sie diese Aufgabe nicht erledigen könne und sofort weg müsse. Der Chef schickt ein E-Mail, das einige Arbeitsaufträge enthält, an Sie weiter. Auf Nachfrage zuckt er mit den Schultern und meint: „Das kann ja wohl kein Auftrag sein.

Und schon wieder hat man nicht „Nein“ gesagt, obwohl man es sich so fest vorgenommen hat. Und eigentlich hat man ja auch selbst genug zu tun…

Aber warum funktioniert „Nein“ sagen so schlecht?
Warum tun wir uns so schwer damit?

Zum einen wurde uns von Kindheit an anerzogen „Ja“ zu sagen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass wir dann gemocht werden, wenn wir nützlich sind. Die Mutter lächelte und lobte uns, wenn wir uns nicht gegen den kratzigen Pullover sträubten und von der Tante gab es Bon Bons, wenn sie uns in die Wange zwicken durfte.

Wir sagen also schon sehr lange „Ja“. Erst im frühen Erwachsenenalter hatten wir erstmals die Gelegenheit „Nein“ zu sagen. Und auch hier funktionierte das „Nein“ nicht so ganz… Die anderen nannten es entschuldigend Pubertät.

Mit einem Satz: Wir haben nie gelernt, „Nein“ zu sagen und haben mit dem „Ja“ durchwegs gute Erfahrungen gemacht.

Zum anderen gibt es im Berufsleben die reale Gefahr von negativen Konsequenzen, wenn wir Bitten und Wünsche anderer, vor allem Vorgesetzten, ablehnen. Wir haben Angst vor Konflikten und letztendlich auch Angst den Job zu verlieren.

Und dann wären auch noch die Versuchungen der Selbstdarstellung: Wir wollen weder egoistisch noch herzlos rüberkommen. Und ganz ehrlich: Wir mögen das Gefühl gebraucht zu werden sehr gerne.

Nun wissen wir, was uns hindert. Doch wie kann man wirklich „Nein“ sagen ohne gleich den Job zu verlieren oder ein schlechtes Gewissen zu haben? Ich zeige es Ihnen:

Rezept:

Zutaten:

  • eine Portion Mut
  • regelmäßige Übung

Rezept: 

Wichtig beim „Nein“ sagen ist, die Ablehnung klar und deutlich auszudrücken und dabei nicht zu brutal zu sein. Und genau das ist die Schwierigkeit, die ungewohnt ist.

  1. Begründung. Sie brauchen eigentlich nicht zu begründen, warum Sie dem Wunsch nicht entsprechen wollen. Wenn Sie jedoch eine Begründung mitliefern, werden weder Sie sich noch der/die Gesprächspartner*in schlecht fühlen. Sie können damit einem Konflikt entgehen.
  2. Verständnis. Indem Sie Verständnis für die Situation des anderen zeigen, wirkt das „Nein“ sehr viel sanfter.
  3. Dank. Sehr oft fühlt man sich geehrt, dass andere Vertrauen in einen haben und einem eine schwierige Aufgabe zutrauen. Bedanken Sie sich höflich, sagen Sie aber trotzdem „Nein“.
  4. Jein. Falls Sie sich nicht trauen, die Aufgabe abzulehnen, könnten Sie mit einem „Jein“ aus der Affäre ziehen. Sie haben leider heute keine Zeit mehr, aber morgen lässt sich sicher ein Zeitfenster finden. Meistens wird dieses dann nicht in Anspruch genommen, weil es ja dringend ist.
  5. Hilfe. Bieten Sie Ihre Hilfe an, wie man dieses Problem alternativ lösen könnte bzw. wer sonst genau zu dieser Aufgabe passen könnte. Auch so sind sie binnen weniger Minuten die Aufgabe los.

Ergebnis: Auch hier macht die Übung den Meister (die Meisterin *-)). „Nein“ sagen müssen wir erst lernen. Das „Nein“ sagen fällt Ihnen zu Beginn sicherlich schwer, doch mit der Übung werden Sie sich daran gewöhnen und auch die Anfragen werden weniger werden, da es sich herum sprechen wird, dass Sie nicht immer „Ja“ sagen.

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Wochenplanung ganz einfach

Lesezeit: 4 Minuten

Viele meiner Kund*innen planen ihre Woche nicht, wenn sie erstmals zu mir kommen. Ich habe das auch lange Zeit getan: die Termine im Kalender mussten reichen und dazu ein paar Notizzetteln mit den To Do’s. Bei mir entstand dann oft das Gefühl, viel getan und erreicht zu haben. In Wirklichkeit saß ich am Ende der Woche noch immer mit meinen To Do’s da und wusste nicht, was ich eigentlich gearbeitet hatte. Als ich genauer hinsah, bemerkte ich, dass ich einfach das getan hatte, was am lautesten Aufmerksamkeit von mir wollte oder was am meisten Spaß machte. Konsequenterweise waren diese Dinge nicht jene, die am dringendsten oder am wichtigsten waren.

Im Laufe der Zeit habe ich angefangen zu planen und entwarf mir meinen eigenen Wochenplaner. Diesen habe ich in diesem Sommer nochmals überarbeitet und ich biete ihn nun als kostenfreien Download an: Download Wochenplaner

Mit diesem Wochenplaner setzen Sie den ersten Schritt, Ihre vielfältigen Aufgaben zeitnahe abzuarbeiten, ohne, dass Sie etwas vergessen oder Ihnen die Zeit davonläuft und Sie in Stress geraten.

Ich erkläre Ihnen in diesem Rezept, wie Sie Ihre Wochenplanung ganz einfach gestalten können und wie Sie den Wochenplaner dazu benutzen.

Rezept:

Zutaten:

  • einen Ausdruck meines Wochenplaners
  • Terminkalender
  • To Do-Liste oder ein Blatt Papier
  • einen Stift

Dauer: 15 bis 30 Minuten

Rezept: 
1. Nehmen Sie sich am Freitag Abend, bevor Sie ins Wochenende gehen oder am Montag Morgen für 15 bis 30 Minuten Zeit und planen Sie Ihre Woche. Falls Sie Ihre Woche noch nie geplant haben, kann es zu Beginn etwas länger dauern, doch wenn Sie es regelmäßig tun, werden Sie an Übung gewinnen.

2. Zuerst wenden Sie sich der Wochenansicht zu. Meistens funktioniert eine stundenweise Planung nicht, da zu viel Unvorhergesehenes die Planung zunichte machen kann. Deshalb sind die Tage nur in Vormittag, Nachmittag und Abends unterteilt.

Konsultieren Sie zuerst Ihren Terminkalender und blockieren Sie jene Zeiten, an denen Sie Termine haben. Vergessen Sie dabei nicht auf mögliche Anfahrt- oder Abfahrtszeiten. Tragen Sie die Beginn- und Endzeit des Termins dazu ein. Vergessen Sie dabei nicht auf Ihre privaten Termine.

3. Nun holen Sie sich Ihre To Do-Liste oder, falls Sie noch keine haben, ein Blatt Papier und notieren Sie alle Ihre To Do’s. Vergessen Sie dabei wiederum nicht auf Ihre privaten To Do’s. Ist das erledigt, gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach der Eisenhower Matrix nach den Kategorien „wichtig & dringend“, „wichtig“, „dringend“ und „Muss das sein?“.

Falls Sie nicht so genau wissen, wie die Eisenhower-Matrix funktioniert, gibt es hier gibt eine Beschreibung: Zeitmanagement nach Eisenhower.

Tragen Sie nun die wichtigen und dringenden Aufgaben in die Abschnitt „Meine Aufgaben in dieser Woche“ ein. Verfahren Sie mit den wichtigen und dann mit den dringenden Aufgaben ebenso. Überlegen Sie bei der letzten Kategorie „Muss das sein?“, ob Sie das wirklich tun müssen oder sollen bzw. ob Sie es delegieren können.

4. Blockieren Sie nun in der Wochenansicht Zeitblöcke, in denen Sie sich um die Aufgaben der Woche kümmern. Gehen Sie dabei von der linken Aufgaben-Spalte nach rechts. Überlegen Sie immer zuerst, wieviel Zeit Sie dafür benötigen. Aber: verplanen Sie nur etwa 60 % der verfügbaren Wochenarbeitszeit. Die restlichen 40 % benötigen Sie für Kommunikation (Mails, Abstimmen mit Kolleg*innen, etc.), Verwaltung und Unvorhergesehenes.

Meistens können Sie nicht alle Aufgaben in der Woche unterbringen. Reservieren Sie sich dafür schon Zeiten in der oder den nächsten Wochen. Benutzen Sie dafür einen weiteren Wochenplaner oder tragen Sie sich die Zeitblöcke in den Kalender ein.

5. Nun ist bereits das Meiste geschafft! Wie Sie wissen, gibt es oft Situationen in der Zusammenarbeit oder im eigenen Tagesablauf, die nicht optimal waren oder sind. Das wären zum Beispiel regelmäßig auf Pausen zu achten, geduldiger mit einer Kollegin umzugehen oder nicht ins Multitasking zu verfallen. Dies können Sie in die Liste „Worauf achte ich diese Woche“ eintragen.

6. Wir haben alle eine Vielzahl an Aufgaben, dabei gibt es immer wieder Dinge, die von Woche zu Woche weitergeschoben werden, weil man schlichtweg darauf vergessen hat oder sich immer nur an unmöglichen Zeiten daran erinnert, z.B. endlich die Versicherung wegen des neuen Tarifs anrufen, einen Arzttermin buchen, eine Dankeskarte an die Tante schreiben. Wenn Sie wieder einmal in der Nacht, kurz vor dem zu Bett gehen, daran denken, schreiben Sie es in das Feld „Darauf darf ich nicht vergessen“.

7. Und zuletzt kommt einer der wichtigsten Punkte des Wochenplaners. Zu oft vergessen wir auf uns selbst, auf unser Wohlbefinden und unsere Hobbys. Nehmen Sie sich zumindest einmal pro Woche Zeit für sich selbst und machen das, was Ihnen Spaß macht – ohne Verpflichtungen, ohne Familie. Tragen Sie das in das Feld „Das tue ich diese Woche für mich“ ein.

Ergebnis: Obwohl es besonders zu Anfang etwas Zeit braucht die Woche zu planen, stellen sich bald positive Ergebnisse ein. Sie haben Ihre Woche im Griff, wissen genau, was sich ausgeht und was nicht und entgehen dem Stress.

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