Viele meiner Kund*innen planen ihre Woche nicht, wenn sie erstmals zu mir kommen. Ich habe das auch lange Zeit getan: die Termine im Kalender mussten reichen und dazu ein paar Notizzetteln mit den To Do’s. Bei mir entstand dann oft das Gefühl, viel getan und erreicht zu haben. In Wirklichkeit saß ich am Ende der Woche noch immer mit meinen To Do’s da und wusste nicht, was ich eigentlich gearbeitet hatte. Als ich genauer hinsah, bemerkte ich, dass ich einfach das getan hatte, was am lautesten Aufmerksamkeit von mir wollte oder was am meisten Spaß machte. Konsequenterweise waren diese Dinge nicht jene, die am dringendsten oder am wichtigsten waren.
Im Laufe der Zeit habe ich angefangen zu planen und entwarf mir meinen eigenen Wochenplaner. Diesen habe ich in diesem Sommer nochmals überarbeitet und ich biete ihn nun als kostenfreien Download an: Download Wochenplaner
Mit diesem Wochenplaner setzen Sie den ersten Schritt, Ihre vielfältigen Aufgaben zeitnahe abzuarbeiten, ohne, dass Sie etwas vergessen oder Ihnen die Zeit davonläuft und Sie in Stress geraten.
Ich erkläre Ihnen in diesem Rezept, wie Sie Ihre Wochenplanung ganz einfach gestalten können und wie Sie den Wochenplaner dazu benutzen.
Rezept:
Zutaten:
- einen Ausdruck meines Wochenplaners
- Terminkalender
- To Do-Liste oder ein Blatt Papier
- einen Stift
Dauer: 15 bis 30 Minuten
Rezept:
1. Nehmen Sie sich am Freitag Abend, bevor Sie ins Wochenende gehen oder am Montag Morgen für 15 bis 30 Minuten Zeit und planen Sie Ihre Woche. Falls Sie Ihre Woche noch nie geplant haben, kann es zu Beginn etwas länger dauern, doch wenn Sie es regelmäßig tun, werden Sie an Übung gewinnen.
2. Zuerst wenden Sie sich der Wochenansicht zu. Meistens funktioniert eine stundenweise Planung nicht, da zu viel Unvorhergesehenes die Planung zunichte machen kann. Deshalb sind die Tage nur in Vormittag, Nachmittag und Abends unterteilt.
Konsultieren Sie zuerst Ihren Terminkalender und blockieren Sie jene Zeiten, an denen Sie Termine haben. Vergessen Sie dabei nicht auf mögliche Anfahrt- oder Abfahrtszeiten. Tragen Sie die Beginn- und Endzeit des Termins dazu ein. Vergessen Sie dabei nicht auf Ihre privaten Termine.
3. Nun holen Sie sich Ihre To Do-Liste oder, falls Sie noch keine haben, ein Blatt Papier und notieren Sie alle Ihre To Do’s. Vergessen Sie dabei wiederum nicht auf Ihre privaten To Do’s. Ist das erledigt, gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach der Eisenhower Matrix nach den Kategorien „wichtig & dringend“, „wichtig“, „dringend“ und „Muss das sein?“.
Falls Sie nicht so genau wissen, wie die Eisenhower-Matrix funktioniert, gibt es hier gibt eine Beschreibung: Zeitmanagement nach Eisenhower.
Tragen Sie nun die wichtigen und dringenden Aufgaben in die Abschnitt „Meine Aufgaben in dieser Woche“ ein. Verfahren Sie mit den wichtigen und dann mit den dringenden Aufgaben ebenso. Überlegen Sie bei der letzten Kategorie „Muss das sein?“, ob Sie das wirklich tun müssen oder sollen bzw. ob Sie es delegieren können.
4. Blockieren Sie nun in der Wochenansicht Zeitblöcke, in denen Sie sich um die Aufgaben der Woche kümmern. Gehen Sie dabei von der linken Aufgaben-Spalte nach rechts. Überlegen Sie immer zuerst, wieviel Zeit Sie dafür benötigen. Aber: verplanen Sie nur etwa 60 % der verfügbaren Wochenarbeitszeit. Die restlichen 40 % benötigen Sie für Kommunikation (Mails, Abstimmen mit Kolleg*innen, etc.), Verwaltung und Unvorhergesehenes.
Meistens können Sie nicht alle Aufgaben in der Woche unterbringen. Reservieren Sie sich dafür schon Zeiten in der oder den nächsten Wochen. Benutzen Sie dafür einen weiteren Wochenplaner oder tragen Sie sich die Zeitblöcke in den Kalender ein.
5. Nun ist bereits das Meiste geschafft! Wie Sie wissen, gibt es oft Situationen in der Zusammenarbeit oder im eigenen Tagesablauf, die nicht optimal waren oder sind. Das wären zum Beispiel regelmäßig auf Pausen zu achten, geduldiger mit einer Kollegin umzugehen oder nicht ins Multitasking zu verfallen. Dies können Sie in die Liste „Worauf achte ich diese Woche“ eintragen.
6. Wir haben alle eine Vielzahl an Aufgaben, dabei gibt es immer wieder Dinge, die von Woche zu Woche weitergeschoben werden, weil man schlichtweg darauf vergessen hat oder sich immer nur an unmöglichen Zeiten daran erinnert, z.B. endlich die Versicherung wegen des neuen Tarifs anrufen, einen Arzttermin buchen, eine Dankeskarte an die Tante schreiben. Wenn Sie wieder einmal in der Nacht, kurz vor dem zu Bett gehen, daran denken, schreiben Sie es in das Feld „Darauf darf ich nicht vergessen“.
7. Und zuletzt kommt einer der wichtigsten Punkte des Wochenplaners. Zu oft vergessen wir auf uns selbst, auf unser Wohlbefinden und unsere Hobbys. Nehmen Sie sich zumindest einmal pro Woche Zeit für sich selbst und machen das, was Ihnen Spaß macht – ohne Verpflichtungen, ohne Familie. Tragen Sie das in das Feld „Das tue ich diese Woche für mich“ ein.
Ergebnis: Obwohl es besonders zu Anfang etwas Zeit braucht die Woche zu planen, stellen sich bald positive Ergebnisse ein. Sie haben Ihre Woche im Griff, wissen genau, was sich ausgeht und was nicht und entgehen dem Stress.
