Montagmorgen, 9:07 Uhr. Der Kaffee ist noch heiß, der Posteingang jedoch schon explodiert. Drei Mails beginnen mit „Kurze Frage…“, das Telefon klingelt, irgendwo liegt eine To-do-Liste von letzter Woche – und im Kopf schwirrt der Gedanke:
„Ich arbeite den ganzen Tag wie verrückt – aber warum wird nichts fertig?“
Genau hier kommen Methoden der Arbeitsorganisation ins Spiel.
Nicht, weil wir „noch effizienter funktionieren“ müssen, sondern weil unser Gehirn keine Dauer-Multitasking-Maschine ist. (By the way: Multitasking verlangsamt unsere Gehirnleistung, daher ist es besser, alles nacheinander und Schritt-für-Schritt abzuarbeiten.) Struktur entlastet. Entscheidungen werden einfacher. Prioritäten klarer. Und plötzlich fühlt sich der Arbeitstag weniger wie ein Dauerlauf, sondern mehr wie ein gut geplanter Spaziergang an.
Die gute Nachricht:
Es gibt nicht die eine perfekte Methode, sondern viele unterschiedliche Zugänge.
Und: Man darf ausprobieren, kombinieren – und auch wieder verwerfen.
Hier finden Sie 11 bewährte Methoden der Arbeitsorganisation, jeweils kurz erklärt, leicht anwendbar – mit ihren Stärken und Schwächen.
Pomodoro-Technik
Sie arbeiten in 25-Minuten-Einheiten (Pomodori) mit kurzen Pausen dazwischen. Der Name pomodoro stammt von einer Küchenuhr in Form einer Tomate, die der Erfinder der Technik Francesco Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte.
So können Sie starten:
- Stellen Sie sich einen Timer auf 25 Minuten.
- Arbeiten Sie fokussiert an einer Aufgabe.
- Machen Sie danach 5 Minuten Pause.
- Nach 4 Einheiten kommt eine längere Pause.
Vorteile:
- Sehr einfach umzusetzen.
- Fördert Fokus und verhindert Überarbeitung.
- Gut bei Aufschieben und Konzentrationsproblemen.
Nachteile:
- Kann bei sehr kreativen Flow-Phasen unterbrechen.
- Nicht ideal für Tätigkeiten mit vielen Unterbrechungen.
Timeboxing
Alle Aufgaben bekommen fixe Zeitfenster im Kalender – nicht nur einen Platz auf der To-do-Liste.
So können Sie starten:
- Schätzen Sie realistisch den Zeitaufwand.
- Tragen Sie Aufgaben als Termine ein.
- Halten Sie sich so gut wie möglich daran.
Vorteile:
- Macht Zeit sichtbar.
- Reduziert Überplanung.
- Sehr wirksam bei vollen Arbeitstagen.
Nachteile:
- Erfordert Übung im realistischen Schätzen.
- Wenig flexibel bei spontanen Änderungen.
Getting Things Done (GTD)
Kurz erklärt:
Ein System, um Aufgaben aus dem Kopf in ein verlässliches Ordnungssystem zu bringen.
Die Grundschritte:
- Sammeln
- Klären
- Organisieren
- Durchsehen
- Erledigen
Vorteile:
- Entlastet mental enorm.
- Sehr gut für viele parallele Aufgaben.
- Schafft langfristige Klarheit.
Nachteile:
- Etwas komplex zum Einstieg.
- Braucht Pflege und Regelmäßigkeit.
Eat The Frog
Erledigen Sie die unangenehmste Aufgabe zuerst, oder auch: Augen zu und durch.
So können Sie starten:
- Definieren Sie am Vortag Ihren „Frosch“.
(Meistens wissen Sie ohnehin welcher es ist, denn Sie verschieben ihn schon seit geraumer Zeit.) - Beginnen Sie den Arbeitstag genau damit!
Vorteile:
- Starker Motivationsschub.
- Erfolgserlebnis bereits am Morgen.
- Reduziert Prokrastination.
- Der Rest des Tages fühlt sich leichter an.
Nachteile:
- Nicht jeder ist morgens leistungsfähig.
- Kann Druck erzeugen.
Zwei-Minuten-Regel
Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, sofort erledigen.
So können Sie starten:
- Bei jeder Aufgabe kurz prüfen: Kann ich sie unter 2 Minuten erledigen?
- Wenn ja: gleich machen!
Vorteile:
- Verhindert Aufgabenstau.
- Sehr alltagstauglich.
- Spart mentale Energie.
Nachteile:
- Gefahr, ständig nur Kleinigkeiten zu erledigen.
- Fokus auf Wichtiges kann leiden.
Pickle-Jar-Methode
Nehmen Sie an, dass der Arbeitstag ein Glas ist: Große Aufgaben sind Steine, kleine Aufgaben Kies, Kleinkram ist dann der Sand dazwischen.
So können Sie starten:
- Planen Sie zuerst die großen Aufgaben (Steine).
- Füllen Sie erst danach kleine Tätigkeiten (Kies) und den Kleinkram (Sand) ein.
Vorteile:
- Verdeutlicht Prioritäten.
- Sehr anschaulich.
- Hilft bei Überlastung.
Nachteile:
- Keine konkrete Zeitplanung.
- Braucht Ergänzung durch andere Methoden.
1-3-5-Methode
Pro Tag planen Sie eine große, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben.
So können Sie starten:
- Planen Sie Ihren Tag bewusst mit genau diesen 9 Punkten.
Vorteile:
- Realistisch und überschaubar.
- Verhindert überlange To-do-Listen.
- Fördert Fokus.
Nachteile:
- Passt nicht zu sehr dynamischen Tagen.
- Große Aufgaben müssen gut abgegrenzt sein.
Kanban-Board
Teilen Sie Ihre Aufgaben visuell durch Spalten wie „To do“ – „In Arbeit“ – „Erledigt“.
So können Sie starten:
- Nutzen Sie ein Whiteboard, einen Zettel oder ein digitales Tool (wie z.B. Trello).
- Begrenzen Sie parallele Aufgaben.
Vorteile:
- Hohe Übersicht.
- Sehr motivierend.
- Ideal für Teams.
Nachteile:
- Ohne Priorisierung ist das Board schnell voll.
- Braucht Disziplin.
3-3-3-Methode
Ein Arbeitstag besteht aus:
- 3 Stunden Deep Work: Vormittags oder zu Beginn der Arbeitszeit widmet man sich 3 Stunden lang ungestört dem wichtigsten, strategischen Projekt.
- 3 wichtige Aufgaben: Erledigung von drei kürzeren Aufgaben, die Priorität haben, aber nicht die intensive Tiefe der ersten Aufgabe benötigen.
- 3 Wartungsaufgaben: Am Ende des Tages werden 3 administrative Aufgaben (E-Mails, Telefonate, kurze Abstimmungen) abgehakt, die den laufenden Betrieb aufrechterhalten.
So können Sie starten:
-
Teilen Sie den Tag bewusst in diese drei Kategorien
Vorteile:
- Verhindert das Aufschieben wichtiger Aufgaben durch den festen Deep-Work-Block.
- Leicht umzusetzen, ohne komplexe Software oder starre Zeitpläne.
- Bessere Balance zwischen strategischer Arbeit und Tagesgeschäft.
Nachteile:
-
Nicht jeder Tag lässt sich so sauber strukturieren
Task Batching
Ähnliche Aufgaben werden gebündelt erledigt.
So können Sie starten:
-
Legen Sie fixe Zeiten für E-Mails, Telefonate etc. fest.
Vorteile:
- Weniger Kontextwechsel.
- Höhere Effizienz.
- Gut für administrative Aufgaben.
Nachteile:
- Weniger spontane Reaktion.
- Erfordert klare Abgrenzung.
Reverse Scheduling
Sie planen Ihren Tag vom Ende her rückwärts.
So können Sie starten:
- Definieren Sie Ihren Feierabend oder andere Fixpunkte.
- Planen Sie alle Aufgaben davor ein.
Vorteile:
- Schützt Pausen und Freizeit.
- Verhindert Überstunden.
- Sehr realitätsnah.
Nachteile:
- Ungewohnt am Anfang.
- Erfordert klare Prioritäten.
Arbeitsorganisation ist kein Selbstzweck.
Die beste Methode ist die, die Ihnen hilft, Ihren Tag ruhiger, klarer und machbarer zu gestalten.
Mein Tipp an Sie: Wählen Sie eine Methode und testen Sie sie eine Woche lang. Entscheiden Sie dann, ob die Methode Ihnen hilft und zu Ihnen passt.
