Rezept: Zeitmanagement nach Eisenhower

Wir hetzen in unserem Alltag von einer Aufgabe zur nächsten Verpflichtung zur nächsten Aufgabe. Sobald ein E-Mail in unserer Inbox landet ist eine neue Aufgabe da, und wenn es nur die höfliche Beantwortung desselbigen ist. Sobald das Telefon klingelt werden wir wieder gebraucht, es wird irgendetwas bei uns abgeladen oder eine Bitte deponiert.

Wenn wir unstrukturiert von einem To-Do zum nächsten eilen geht oft Wesentliches verloren, wir vergessen häufig die eigentlich wichtigen Arbeitsaufgaben, die wir von uns verlangen oder die von uns erwartet werden.

Zeitmanagement ist dann das Gebot der Stunde. Es gibt eine Vielzahl von Büchern und Methoden zu diesem Thema. Ich möchte nun hier eine Methode vorstellen, die einfach funktioniert und logisch aufgebaut ist: die Eisenhower-Matrix. Eisenhower war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, er hat sich auch mit Zeitmanagement beschäftigt.

Rezept:

Zutaten:

  • ein Blatt Papier
  • einen Stift

Dauer: 30 Minuten

Rezept: Nehmen Sie zuerst ein Blatt Papier und notieren Sie ungeordnet alle To-Do’s, Aufgaben und Verpflichtungen der kommenden Tage oder der nächsten Woche.

Teilen Sie diese Aufgaben dann den 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix zu:

A – Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchster Priorität. Hier sollten Sie sofort aktiv werden, da kommen Sie nicht daran vorbei. Zum Glück kommen diese Aufgaben nicht allzu oft vor (wie z.B. Krisen, Abgabetermine, ungelöste Probleme). Positiv daran ist, dass Sie die Aufgabenerfüllung auch steuern können.

B – Wichtig, aber nicht dringlich: Hier befinden wir uns im Bereich des normalen Arbeitsalltags. Diese Aufgaben sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen, sollten von Ihnen exakt mit einem ausreichend großen Zeitfenster terminiert und selbst abgearbeitet werden, damit sie nicht vergessen werden (wie z.B. Planungen, Vorbereitungen für Präsentationen, Meetings oder Projekte).

C – Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, es ist aber normalerweise nicht erforderlich, dass Sie sich selbst um die Aufgabe kümmern (Administration, Dokumentation, Support, technische Wartungen). Sie fallen in den Bereich „beschäftigt, aber nicht produktiv“. Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.

Papierkorb – Weder wichtig noch dringlich: Das sind jene Aufgaben, die am wenigsten bringen und am meisten Zeit verbrauchen (E-Mails beantworten, Aufgaben aus Perfektionismus, Surfen). Hier sollten Sie sich der Selbstkontrolle unterziehen und diese Tätigkeiten so weit wie möglich einschränken.

Ergebnis: Mit etwas Übung könne Sie mit der Eisenhower-Matrix schnell und effektiv Ihren Arbeitsalltag strukturieren.  Sie werden schnell merken, dass Sie beginnen Ihre Arbeitsweise zu reflektieren. Sie entlarven Ihre größten Zeitfresse und können Ihre zeitlichen und physischen Ressourcen dadurch auf die wichtigen Aufgaben richten.

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Die Rezepte für mehr Lebensfreude und weniger Stress sind wie Kochrezepte: Sie probieren das Rezept aus. Wenn es Ihnen schmeckt, dann heben Sie es auf und machen es immer wieder. Wenn es Ihnen nicht zusagt, warten Sie einfach auf das nächste Rezept. Die Rezepte kommen alle zwei Wochen zu Ihnen per Newsletter ins Haus.

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Tipps und Tricks im Zeitmanagement

Ihr-neuer-WochenplanerMir ist es jahrelang so ergangen, dass ich meine wöchentlichen Aufgaben neben meinen Terminen in meinen Kalender eingetragen habe. Und sobald ich sie niedergeschrieben hatte, habe ich es anders gemacht – sie verschoben oder ganz gestrichen. Was herauskam war absolutes Chaos mit viel Gekritzel im Kalender. Nicht einmal ich selbst kannte mich noch aus.

Also dachte ich mir, ich mache es ganz anders. Ich fing an To Do-Listen zu führen.

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