Rezept: Arbeiten mit Pareto

Sie haben sicher schon einmal vom Pareto-Prinzip gehört? Oder ist Ihnen schon einmal geraten worden nach der „80-20-Regel“ zu arbeiten? Im Grunde besagt das Pareto-Prinzip, dass man mit 20 Prozent des Aufwands 80 Prozent des Ergebnisses erreichen kann.

Das Pareto-Prinzip basiert auf der Tatsache, dass Systeme zu einer Konzentration und Ungleichverteilung tendieren. Eine große Zahl an Effekten kommen von einer geringen Anzahl an Ursachen. Hier einige Beispiele:

  • In der Gastronomie werden mit 20 Prozent der verkauften Speisen und Getränke 80 Prozent des Umsatzes erzielt.
  • 80 Prozent der Anrufe macht man mit 20 Prozent der gespeicherten Nummern.
  • 20 Prozent der Garderobe im Kasten kann man bei 80 Prozent der Anlässe tragen.

Soweit so gut.

Der Fehler im Denken liegt aber sehr oft darin, dass mit dem Pareto-Prinzip suggeriert wird, dass es nur notwendig ist 20 Prozent zu arbeiten um das meiste, nämlich 80 Prozent, zu schaffen. Danach kann man sich den Mehraufwand getrost sparen. Die 80-20-Regel ist aber keine Methode, um Arbeit zu reduzieren, sondern eine Methode um Aufwand zu priorisieren.

Der Grundgedanke ist jener, dass man sich bewusst macht, dass es relativ wenig Arbeitseinsatz bedarf um die eigentliche Arbeit zu erstellen. Die Feinarbeit für die Fertigstellung nimmt dagegen sehr viel mehr Einsatz in Anspruch.

In der Phase der Fertigstellung ist dann zu überlegen, wie hoch der Perfektionsgrad der Arbeit sein sollte. Denn, das ist sicher, nähern wir uns der 100 prozentigen Perfektion an, müssen wir immer mehr Arbeit investieren.

Ich zeige Ihnen, wie Sie das Pareto-Prinzip so anwenden können, damit es Sie unterstützt.

Rezept:

Zutaten:

  • 10 Minuten Planungszeit vor jeder größeren Aufgabe
  • wenn notwendig: Papier und Stift

Dauer: regelmäßig 10 Minuten

 

1. Denken Sie über Ihre Prioritäten nach.

Das Pareto-Prinzip sollte Sie zum Nachdenken über Ihre Prioritäten anregen. Stellen Sie sich eine komplexe Aufgabe vor und überlegen Sie vor dem Start, wo Ihr Einsatz die größte Auswirkung erzielen kann. Es ist ratsam genau dort mit der Arbeit zu beginnen, denn dort erzielen Sie sehr schnell ein gutes Ergebnis. Das motiviert Sie einerseits und spart Ihnen Zeit andererseits, indem Sie sich nicht lange an Nebenschauplätzen aufhalten.

2. Vermeiden Sie unnötigen Perfektionismus.

Ist das erste Ergebnis mit den 20 Prozent Ressourcen erzielt, überlegen Sie, was es noch an Arbeitsschritten bedarf um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen, mit dem Sie, Ihr Vorgesetzter und Ihre KundInnen zufrieden sind. Aber beachten Sie, dass die Annäherung an die Perfektion Ihnen exponentiell Aufwand und Zeit kosten wird.

3. Nebenschauplätze identifizieren.

Mit dem Pareto-Prinzip können Sie sehr leicht Nebenschauplätze identifizieren, die Ihnen viel Zeit und Energie kosten. Wir alle wählen im Fall, dass es mehrere Aufgaben gleichzeitig zu tun gibt, jene aus, die uns interessant, attraktiv und angenehm erscheinen. sehr oft sind das aber nicht jene, die uns weiterbringen und Aufgaben lösen. Diese blockieren oft unsere Zeit und zuletzt werden wir nicht mit den Aufgaben fertig, die wichtig und dringend sind.

 

Ergebnis: Das Pareto Prinzip hat nichts mit Weglassen von Aufgaben zu tun, sondern viel mehr mit Priorisierung und Pragmatismus. Stellen Sie sich die Frage „Was hat die größte Auswirkung?“, um das Optimum herauszuholen.

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Rezept: Wochenplanung ganz einfach

Viele meiner Kund*innen planen ihre Woche nicht, wenn sie erstmals zu mir kommen. Ich habe das auch lange Zeit getan: die Termine im Kalender mussten reichen und dazu ein paar Notizzetteln mit den To Do’s. Bei mir entstand dann oft das Gefühl, viel getan und erreicht zu haben. In Wirklichkeit saß ich am Ende der Woche noch immer mit meinen To Do’s da und wusste nicht, was ich eigentlich gearbeitet hatte. Als ich genauer hinsah, bemerkte ich, dass ich einfach das getan hatte, was am lautesten Aufmerksamkeit von mir wollte oder was am meisten Spaß machte. Konsequenterweise waren diese Dinge nicht jene, die am dringendsten oder am wichtigsten waren.

Im Laufe der Zeit habe ich angefangen zu planen und entwarf mir meinen eigenen Wochenplaner. Diesen habe ich in diesem Sommer nochmals überarbeitet und ich biete ihn nun als kostenfreien Download an: https://andreakern.net/geschenke/download-wochenplaner/

Mit diesem Wochenplaner setzen Sie den ersten Schritt, Ihre vielfältigen Aufgaben zeitnahe abzuarbeiten, ohne, dass Sie etwas vergessen oder Ihnen die Zeit davonläuft und Sie in Stress geraten.

Ich erkläre Ihnen in diesem Rezept, wie Sie Ihre Wochenplanung ganz einfach gestalten können und wie Sie den Wochenplaner dazu benutzen.

Rezept:

Zutaten:

  • einen Ausdruck meines Wochenplaners
  • Terminkalender
  • To Do-Liste oder ein Blatt Papier
  • einen Stift

Dauer: 15 bis 30 Minuten

Rezept: 
1. Nehmen Sie sich am Freitag Abend, bevor Sie ins Wochenende gehen oder am Montag Morgen für 15 bis 30 Minuten Zeit und planen Sie Ihre Woche. Falls Sie Ihre Woche noch nie geplant haben, kann es zu Beginn etwas länger dauern, doch wenn Sie es regelmäßig tun, werden Sie an Übung gewinnen.

2. Zuerst wenden Sie sich der Wochenansicht zu. Meistens funktioniert eine stundenweise Planung nicht, da zu viel Unvorhergesehenes die Planung zunichte machen kann. Deshalb sind die Tage nur in Vormittag, Nachmittag und Abends unterteilt.

Konsultieren Sie zuerst Ihren Terminkalender und blockieren Sie jene Zeiten, an denen Sie Termine haben. Vergessen Sie dabei nicht auf mögliche Anfahrt- oder Abfahrtszeiten. Tragen Sie die Beginn- und Endzeit des Termins dazu ein. Vergessen Sie dabei nicht auf Ihre privaten Termine.

3. Nun holen Sie sich Ihre To Do-Liste oder, falls Sie noch keine haben, ein Blatt Papier und notieren Sie alle Ihre To Do’s. Vergessen Sie dabei wiederum nicht auf Ihre privaten To Do’s. Ist das erledigt, gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach der Eisenhower Matrix nach den Kategorien „wichtig & dringend“, „wichtig“, „dringend“ und „Muss das sein?“.

Falls Sie nicht so genau wissen, wie die Eisenhower-Matrix funktioniert, gibt es hier gibt eine Beschreibung: Zeitmanagement nach Eisenhower.

Tragen Sie nun die wichtigen und dringenden Aufgaben in die Abschnitt „Meine Aufgaben in dieser Woche“ ein. Verfahren Sie mit den wichtigen und dann mit den dringenden Aufgaben ebenso. Überlegen Sie bei der letzten Kategorie „Muss das sein?“, ob Sie das wirklich tun müssen oder sollen bzw. ob Sie es delegieren können.

4. Blockieren Sie nun in der Wochenansicht Zeitblöcke, in denen Sie sich um die Aufgaben der Woche kümmern. Gehen Sie dabei von der linken Aufgaben-Spalte nach rechts. Überlegen Sie immer zuerst, wieviel Zeit Sie dafür benötigen. Aber: verplanen Sie nur etwa 60 % der verfügbaren Wochenarbeitszeit. Die restlichen 40 % benötigen Sie für Kommunikation (Mails, Abstimmen mit Kolleg*innen, etc.), Verwaltung und Unvorhergesehenes.

Meistens können Sie nicht alle Aufgaben in der Woche unterbringen. Reservieren Sie sich dafür schon Zeiten in der oder den nächsten Wochen. Benutzen Sie dafür einen weiteren Wochenplaner oder tragen Sie sich die Zeitblöcke in den Kalender ein.

5. Nun ist bereits das Meiste geschafft! Wie Sie wissen, gibt es oft Situationen in der Zusammenarbeit oder im eigenen Tagesablauf, die nicht optimal waren oder sind. Das wären zum Beispiel regelmäßig auf Pausen zu achten, geduldiger mit einer Kollegin umzugehen oder nicht ins Multitasking zu verfallen. Dies können Sie in die Liste „Worauf achte ich diese Woche“ eintragen.

6. Wir haben alle eine Vielzahl an Aufgaben, dabei gibt es immer wieder Dinge, die von Woche zu Woche weitergeschoben werden, weil man schlichtweg darauf vergessen hat oder sich immer nur an unmöglichen Zeiten daran erinnert, z.B. endlich die Versicherung wegen des neuen Tarifs anrufen, einen Arzttermin buchen, eine Dankeskarte an die Tante schreiben. Wenn Sie wieder einmal in der Nacht, kurz vor dem zu Bett gehen, daran denken, schreiben Sie es in das Feld „Darauf darf ich nicht vergessen“.

7. Und zuletzt kommt einer der wichtigsten Punkte des Wochenplaners. Zu oft vergessen wir auf uns selbst, auf unser Wohlbefinden und unsere Hobbys. Nehmen Sie sich zumindest einmal pro Woche Zeit für sich selbst und machen das, was Ihnen Spaß macht – ohne Verpflichtungen, ohne Familie. Tragen Sie das in das Feld „Das tue ich diese Woche für mich“ ein.

Ergebnis: Obwohl es besonders zu Anfang etwas Zeit braucht die Woche zu planen, stellen sich bald positive Ergebnisse ein. Sie haben Ihre Woche im Griff, wissen genau, was sich ausgeht und was nicht und entgehen dem Stress.

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Rezept: 18 Minuten pro Tag

Für Situationen, in denen man sich schwertut, Prioritäten zu setzen und sich leicht ablenken lässt, hat Peter Bregman, ein Top-Coach aus Amerika, eine Methode entwickelt: die 18-Minuten-Regel.

Bregman sagt von seiner 18-Minuten-Regel, sich damit besser auf die Schlüsselmomente des Lebens konzentrieren zu können. Und dafür muss man seinen gesamten Tag planen. Diese Planung dauert insgesamt nur 18 Minuten, aber eben über den ganzen Tag verteilt.

Klingt interessant, oder?

Rezept:

Zutaten:

  • mehrere Blätter Papier
  • einen Stift
  • Wecker

Dauer: 18 Minuten über den Tag verteilt

Rezept:

Schritt 1 (5 Minuten):
Am Morgen wird der Tag geplant. Bevor Sie also den Computer anschalten, setzen Sie sich für 5 Minuten hin und nehmen Ihre To-Do-Liste zur Hand. Sie entscheiden nun, welche Aufgaben dieser Liste Sie an diesem Tag erfolgreich erledigen wollen. Streichen Sie diese Punkte gleich von der To-Do-Liste.

Schritt 2 (1 Minute zu jeder Stunde, insgesamt 8 Minuten für den Arbeitstag):
Stellen Sie Ihren Wecker nun so ein, dass er einmal pro Stunde klingelt und beginnen Sie mit einer Aufgabe des Tages. Wenn sich der Wecker bemerkbar macht, halten Sie inne und reflektieren, ob Sie die letzte Stunde produktiv verwendet haben. Entscheiden Sie dann, womit Sie die nächste Stunde verbringen möchten. Organisieren Sie also den Tag Stunde für Stunde.

Schritt 3 (5 Minuten):
Am Ende des Tages, bevor Sie in den Feierabend gehen, reflektieren Sie, wie der Tag war:

  • Wie ist der Tag verlaufen? Was war erfolgreich? Welche Herausforderungen gab es?
  • Was habe ich heute gelernt? Über mich und über andere? Was möchte ich morgen anders oder gleich machen?
  • Mit wem bin ich in Kontakt getreten? Muss ich irgendjemanden informieren? Oder danken? Muss ich jemanden etwas fragen?

Der Schlüssel zu dieser Methode ist die Vorhersehbarkeit. Wenn Sie Aufgaben immer wieder auf dieselbe Weise erledigen, werden sie vorhersehbar und die tägliche Ablenkung durch äußere Einflüsse tritt in den Hintergrund.

Ergebnis: Ich gebe zu, diese Methode ist auf den ersten Blick merkwürdig und vielleicht auch sehr dem amerikanischen Lebensstil geschuldet. Fraglich ist, ob man wirklich jede Minute des Tages sinnvoll und produktiv verbringen muss. Mit dieser Methode bekommen Sie jedoch einen sehr guten Überblick, was Sie an einem Tag wirklich erledigen (können). Bei oftmaliger Wiederholung werden Sie fokussierter und Sie lassen sich nicht mehr leicht ablenken.

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Rezept: Zeitmanagement nach Eisenhower

Wir hetzen in unserem Alltag von einer Aufgabe zur nächsten Verpflichtung zur nächsten Aufgabe. Sobald ein E-Mail in unserer Inbox landet ist eine neue Aufgabe da, und wenn es nur die höfliche Beantwortung desselbigen ist. Sobald das Telefon klingelt werden wir wieder gebraucht, es wird irgendetwas bei uns abgeladen oder eine Bitte deponiert.

Wenn wir unstrukturiert von einem To-Do zum nächsten eilen geht oft Wesentliches verloren, wir vergessen häufig die eigentlich wichtigen Arbeitsaufgaben, die wir von uns verlangen oder die von uns erwartet werden.

Zeitmanagement ist dann das Gebot der Stunde. Es gibt eine Vielzahl von Büchern und Methoden zu diesem Thema. Ich möchte nun hier eine Methode vorstellen, die einfach funktioniert und logisch aufgebaut ist: die Eisenhower-Matrix. Eisenhower war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, er hat sich auch mit Zeitmanagement beschäftigt.

Rezept:

Zutaten:

  • ein Blatt Papier
  • einen Stift

Dauer: 30 Minuten

Rezept: Nehmen Sie zuerst ein Blatt Papier und notieren Sie ungeordnet alle To-Do’s, Aufgaben und Verpflichtungen der kommenden Tage oder der nächsten Woche.

Teilen Sie diese Aufgaben dann den 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix zu:

A – Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchster Priorität. Hier sollten Sie sofort aktiv werden, da kommen Sie nicht daran vorbei. Zum Glück kommen diese Aufgaben nicht allzu oft vor (wie z.B. Krisen, Abgabetermine, ungelöste Probleme). Positiv daran ist, dass Sie die Aufgabenerfüllung auch steuern können.

B – Wichtig, aber nicht dringlich: Hier befinden wir uns im Bereich des normalen Arbeitsalltags. Diese Aufgaben sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen, sollten von Ihnen exakt mit einem ausreichend großen Zeitfenster terminiert und selbst abgearbeitet werden, damit sie nicht vergessen werden (wie z.B. Planungen, Vorbereitungen für Präsentationen, Meetings oder Projekte).

C – Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, es ist aber normalerweise nicht erforderlich, dass Sie sich selbst um die Aufgabe kümmern (Administration, Dokumentation, Support, technische Wartungen). Sie fallen in den Bereich „beschäftigt, aber nicht produktiv“. Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.

Papierkorb – Weder wichtig noch dringlich: Das sind jene Aufgaben, die am wenigsten bringen und am meisten Zeit verbrauchen (E-Mails beantworten, Aufgaben aus Perfektionismus, Surfen). Hier sollten Sie sich der Selbstkontrolle unterziehen und diese Tätigkeiten so weit wie möglich einschränken.

Ergebnis: Mit etwas Übung könne Sie mit der Eisenhower-Matrix schnell und effektiv Ihren Arbeitsalltag strukturieren.  Sie werden schnell merken, dass Sie beginnen Ihre Arbeitsweise zu reflektieren. Sie entlarven Ihre größten Zeitfresse und können Ihre zeitlichen und physischen Ressourcen dadurch auf die wichtigen Aufgaben richten.

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Zeitmanagement für Minimalisten

Ich bin immer auf der Suche nach neuen Methoden der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements. Vor kurzem kam mir die „Ivy-Lee-Methode“ unter. Sie ist möglicherweise eine der ältesten Methoden des Zeitmanagements. Aber auf jeden Fall ist sie sehr leicht anzuwenden, da sie von einem sehr beschäftigten Minimalisten ausgedacht wurde.

Und so geht die „Ivy-Lee-Methode“:

  1. Am Ende eines jeden Arbeitstages schreiben Sie die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie sich am nächsten Tag vornehmen wollen oder müssen. Schreiben Sie auch wirklich nur sechs Aufgaben auf.
  2. Priorisieren Sie die einzelnen Aufgaben in der Reihenfolge ihrer wahren Dringlichkeit.
  3. Wenn Sie morgens in die Arbeit kommen, konzentrieren Sie sich auf den ersten Punkt auf der Liste und arbeiten ihn ohne Ablenkung ab. Beenden Sie die erste Aufgabe auch wirklich, bevor Sie den zweiten beginnen.
  4. Bevor Sie mit den zweiten Punkt beginnen, werfen Sie einen prüfenden Blick auf die Prioritäten. Ergänzen Sie die Punkte, falls sich eine neue Priorität ergeben hat oder bewerten Sie die Prioritäten neu. Vergessen Sie nicht, dass insgesamt nur sechs Aufgaben auf der Liste stehen dürfen. Kommt eine Aufgabe hinzu, müssen Sie eine streichen.
  5. Verfahren Sie mit dem Rest auf der Liste in der gleichen Weise wie bei der ersten Aufgabe. Arbeiten Sie die Aufgabe ohne Ablenkungen ab und schließen Sie sie ab bevor Sie sich dem nächsten Punkt zuwenden.
  6. Fahren Sie fort, bis Sie alle Aufgaben abgearbeitet haben oder bis Feierabend ist.
  7. Am Ende des Tages schreiben Sie die unbeendeten Punkte bzw. neuen Prioritäten auf eine neue Liste mit insgesamt sechs Punkten.

 

Die Vorteile dieser Zeitmanagement-Methode

Mit dieser Methode müssen Sie sich auf sechs Aufgaben pro Tag begrenzen. Sie treffen damit eine klare Entscheidung und fokussieren sich. Sie lernen sehr schnell zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Die „Ivy-Lee-Methode“ eliminiert die Schwierigkeit des Beginnens. Die größte Hürde beim Fertigstellen einer Aufgabe ist keinen Anfang zu finden. Sie entscheiden sich bereits am Vortag, mit welcher Aufgabe Sie den nächsten Tag starten. Damit kommen Sie an den Arbeitsplatz und setzen dort fort, wo Sie am Vortag begonnen haben. Das Anfangen fällt weg.

Oft kommt es vor, dass man viele kleine Aufgaben zu erledigen oder zu viele gute Ideen hat. Das begünstigt sehr oft ein Verzetteln in Kleinigkeiten. Man beginnt Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten oder man schließt sie nicht mehr ab. Die „Ivy-Lee-Methode“ verhindert dieses Multitasking. Sie konzentrieren sich auf eine Aufgabe nach der anderen.

Die Nachteile der Zeitmanagement-Methode

Viele meiner Coachees haben ständig die Befürchtung Aufgaben zu vergessen. Da Tag für Tag nur die wichtigsten Prioritäten abgearbeitet werden, werden die kleinen und größeren „Kleinigkeiten“, um die man sich auch kümmern muss, ausgeblendet. Hier hilft es, sich einmal einen „Pool“ zu schaffen, auf der man alle Aufgaben, ob wichtig / unwichtig, dringlich / nicht dringlich notiert.

Da die Ivy-Lee-Methode aus dem Jahr 1918 stammt, zollt sie den komplexen Abläufen der heutigen Zeit keine Rechnung. Sie sieht keine Notfälle vor. Und natürlich werden Notfälle und andere Ablenkungen im Arbeitsalltag eintreten. Sie können diese Ablenkungen so weit als möglich ignorieren, doch das wird nicht immer möglich sein. Sinnvoll wäre es, sich zwischen den Aufgaben immer wieder auf die aktuelle Sachlage einzustellen, wenn notwendig zu reagieren und dann so schnell wie möglich wieder zur Prioritätenliste zurückzukehren.

Die Geschichte hinter der „Ivy-Lee-Methode“


1918 war Charles M. Schwab einer der reichsten Männer der Welt. Schwab war Chef der Bethlehem Steel Corporation, dem größten Hersteller von Schiffen und und dem zweitgrößte Stahlproduzent im damaligen Amerika. 1918 engagierte Schwab zur Verbesserung der Effizienz und der Produktivität den Berater Ivy Lee. Ivy Lee war selbst Geschäftsmann und gilt als Pionier im Bereich Public Relations. Er benötigte dafür lediglich 15 Minuten. Lee ließ sich bei Erfolg seiner Methode ein Honorar in Aussicht stellen, dass Schwab für angemessen hielt. Lee bekam die für damalige Zeiten stattliche Summe von $ 25.000. Deshalb wird diese Methode auch öfters „25.000 Dollar-Methode“ genannt.