Die Kollegin kommt schon wieder ins Zimmer und erklärt mit leidgeprüfter Miene, warum sie diese Aufgabe nicht erledigen könne und sofort weg müsse. Der Chef schickt ein E-Mail, das einige Arbeitsaufträge enthält, an Sie weiter. Auf Nachfrage zuckt er mit den Schultern und meint: „Das kann ja wohl kein Auftrag sein.„
Und schon wieder hat man nicht „Nein“ gesagt, obwohl man es sich so fest vorgenommen hat. Und eigentlich hat man ja auch selbst genug zu tun…
Aber warum funktioniert „Nein“ sagen so schlecht? Warum tun wir uns so schwer damit?
Zum einen wurde uns von Kindheit an anerzogen „Ja“ zu sagen. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass wir dann gemocht werden, wenn wir nützlich sind. Die Mutter lächelte und lobte uns, wenn wir uns nicht gegen den kratzigen Pullover sträubten und von der Tante gab es Bon Bons, wenn sie uns in die Wange zwicken durfte.
Wir sagen also schon sehr lange „Ja“. Erst im frühen Erwachsenenalter hatten wir erstmals die Gelegenheit „Nein“ zu sagen. Und auch hier funktionierte das „Nein“ nicht so ganz… Die anderen nannten es entschuldigend Pubertät.
Mit einem Satz: Wir haben nie gelernt, „Nein“ zu sagen und haben mit dem „Ja“ durchwegs gute Erfahrungen gemacht.
Zum anderen gibt es im Berufsleben die reale Gefahr von negativen Konsequenzen, wenn wir Bitten und Wünsche anderer, vor allem Vorgesetzten, ablehnen. Wir haben Angst vor Konflikten und letztendlich auch Angst den Job zu verlieren.
Und dann wären auch noch die Versuchungen der Selbstdarstellung: Wir wollen weder egoistisch noch herzlos rüberkommen. Und ganz ehrlich: Wir mögen das Gefühl gebraucht zu werden sehr gerne.
Nun wissen wir, was uns hindert. Doch wie kann man wirklich „Nein“ sagen ohne gleich den Job zu verlieren oder ein schlechtes Gewissen zu haben? Ich zeige es Ihnen:
Rezept:
Zutaten:
eine Portion Mut
regelmäßige Übung
Rezept:
Wichtig beim „Nein“ sagen ist, die Ablehnung klar und deutlich auszudrücken und dabei nicht zu brutal zu sein. Und genau das ist die Schwierigkeit, die ungewohnt ist.
Begründung. Sie brauchen eigentlich nicht zu begründen, warum Sie dem Wunsch nicht entsprechen wollen. Wenn Sie jedoch eine Begründung mitliefern, werden weder Sie sich noch der/die Gesprächspartner*in schlecht fühlen. Sie können damit einem Konflikt entgehen.
Verständnis. Indem Sie Verständnis für die Situation des anderen zeigen, wirkt das „Nein“ sehr viel sanfter.
Dank. Sehr oft fühlt man sich geehrt, dass andere Vertrauen in einen haben und einem eine schwierige Aufgabe zutrauen. Bedanken Sie sich höflich, sagen Sie aber trotzdem „Nein“.
Jein. Falls Sie sich nicht trauen, die Aufgabe abzulehnen, könnten Sie mit einem „Jein“ aus der Affäre ziehen. Sie haben leider heute keine Zeit mehr, aber morgen lässt sich sicher ein Zeitfenster finden. Meistens wird dieses dann nicht in Anspruch genommen, weil es ja dringend ist.
Hilfe. Bieten Sie Ihre Hilfe an, wie man dieses Problem alternativ lösen könnte bzw. wer sonst genau zu dieser Aufgabe passen könnte. Auch so sind sie binnen weniger Minuten die Aufgabe los.
Ergebnis: Auch hier macht die Übung den Meister (die Meisterin *-)). „Nein“ sagen müssen wir erst lernen. Das „Nein“ sagen fällt Ihnen zu Beginn sicherlich schwer, doch mit der Übung werden Sie sich daran gewöhnen und auch die Anfragen werden weniger werden, da es sich herum sprechen wird, dass Sie nicht immer „Ja“ sagen.
Viele meiner Kund*innen planen ihre Woche nicht, wenn sie erstmals zu mir kommen. Ich habe das auch lange Zeit getan: die Termine im Kalender mussten reichen und dazu ein paar Notizzetteln mit den To Do’s. Bei mir entstand dann oft das Gefühl, viel getan und erreicht zu haben. In Wirklichkeit saß ich am Ende der Woche noch immer mit meinen To Do’s da und wusste nicht, was ich eigentlich gearbeitet hatte. Als ich genauer hinsah, bemerkte ich, dass ich einfach das getan hatte, was am lautesten Aufmerksamkeit von mir wollte oder was am meisten Spaß machte. Konsequenterweise waren diese Dinge nicht jene, die am dringendsten oder am wichtigsten waren.
Im Laufe der Zeit habe ich angefangen zu planen und entwarf mir meinen eigenen Wochenplaner. Diesen habe ich in diesem Sommer nochmals überarbeitet und ich biete ihn nun als kostenfreien Download an: Download Wochenplaner
Mit diesem Wochenplaner setzen Sie den ersten Schritt, Ihre vielfältigen Aufgaben zeitnahe abzuarbeiten, ohne, dass Sie etwas vergessen oder Ihnen die Zeit davonläuft und Sie in Stress geraten.
Ich erkläre Ihnen in diesem Rezept, wie Sie Ihre Wochenplanung ganz einfach gestalten können und wie Sie den Wochenplaner dazu benutzen.
Rezept:
Zutaten:
einen Ausdruck meines Wochenplaners
Terminkalender
To Do-Liste oder ein Blatt Papier
einen Stift
Dauer: 15 bis 30 Minuten
Rezept: 1. Nehmen Sie sich am Freitag Abend, bevor Sie ins Wochenende gehen oder am Montag Morgen für 15 bis 30 Minuten Zeit und planen Sie Ihre Woche. Falls Sie Ihre Woche noch nie geplant haben, kann es zu Beginn etwas länger dauern, doch wenn Sie es regelmäßig tun, werden Sie an Übung gewinnen.
2. Zuerst wenden Sie sich der Wochenansicht zu. Meistens funktioniert eine stundenweise Planung nicht, da zu viel Unvorhergesehenes die Planung zunichte machen kann. Deshalb sind die Tage nur in Vormittag, Nachmittag und Abends unterteilt.
Konsultieren Sie zuerst Ihren Terminkalender und blockieren Sie jene Zeiten, an denen Sie Termine haben. Vergessen Sie dabei nicht auf mögliche Anfahrt- oder Abfahrtszeiten. Tragen Sie die Beginn- und Endzeit des Termins dazu ein. Vergessen Sie dabei nicht auf Ihre privaten Termine.
3. Nun holen Sie sich Ihre To Do-Liste oder, falls Sie noch keine haben, ein Blatt Papier und notieren Sie alle Ihre To Do’s. Vergessen Sie dabei wiederum nicht auf Ihre privaten To Do’s. Ist das erledigt, gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach der Eisenhower Matrix nach den Kategorien „wichtig & dringend“, „wichtig“, „dringend“ und „Muss das sein?“.
Falls Sie nicht so genau wissen, wie die Eisenhower-Matrix funktioniert, gibt es hier gibt eine Beschreibung: Zeitmanagement nach Eisenhower.
Tragen Sie nun die wichtigen und dringenden Aufgaben in die Abschnitt „Meine Aufgaben in dieser Woche“ ein. Verfahren Sie mit den wichtigen und dann mit den dringenden Aufgaben ebenso. Überlegen Sie bei der letzten Kategorie „Muss das sein?“, ob Sie das wirklich tun müssen oder sollen bzw. ob Sie es delegieren können.
4. Blockieren Sie nun in der Wochenansicht Zeitblöcke, in denen Sie sich um die Aufgaben der Woche kümmern. Gehen Sie dabei von der linken Aufgaben-Spalte nach rechts. Überlegen Sie immer zuerst, wieviel Zeit Sie dafür benötigen. Aber: verplanen Sie nur etwa 60 % der verfügbaren Wochenarbeitszeit. Die restlichen 40 % benötigen Sie für Kommunikation (Mails, Abstimmen mit Kolleg*innen, etc.), Verwaltung und Unvorhergesehenes.
Meistens können Sie nicht alle Aufgaben in der Woche unterbringen. Reservieren Sie sich dafür schon Zeiten in der oder den nächsten Wochen. Benutzen Sie dafür einen weiteren Wochenplaner oder tragen Sie sich die Zeitblöcke in den Kalender ein.
5. Nun ist bereits das Meiste geschafft! Wie Sie wissen, gibt es oft Situationen in der Zusammenarbeit oder im eigenen Tagesablauf, die nicht optimal waren oder sind. Das wären zum Beispiel regelmäßig auf Pausen zu achten, geduldiger mit einer Kollegin umzugehen oder nicht ins Multitasking zu verfallen. Dies können Sie in die Liste „Worauf achte ich diese Woche“ eintragen.
6. Wir haben alle eine Vielzahl an Aufgaben, dabei gibt es immer wieder Dinge, die von Woche zu Woche weitergeschoben werden, weil man schlichtweg darauf vergessen hat oder sich immer nur an unmöglichen Zeiten daran erinnert, z.B. endlich die Versicherung wegen des neuen Tarifs anrufen, einen Arzttermin buchen, eine Dankeskarte an die Tante schreiben. Wenn Sie wieder einmal in der Nacht, kurz vor dem zu Bett gehen, daran denken, schreiben Sie es in das Feld „Darauf darf ich nicht vergessen“.
7. Und zuletzt kommt einer der wichtigsten Punkte des Wochenplaners. Zu oft vergessen wir auf uns selbst, auf unser Wohlbefinden und unsere Hobbys. Nehmen Sie sich zumindest einmal pro Woche Zeit für sich selbst und machen das, was Ihnen Spaß macht – ohne Verpflichtungen, ohne Familie. Tragen Sie das in das Feld „Das tue ich diese Woche für mich“ ein.
Ergebnis: Obwohl es besonders zu Anfang etwas Zeit braucht die Woche zu planen, stellen sich bald positive Ergebnisse ein. Sie haben Ihre Woche im Griff, wissen genau, was sich ausgeht und was nicht und entgehen dem Stress.
Für Situationen, in denen man sich schwertut, Prioritäten zu setzen und sich leicht ablenken lässt, hat Peter Bregman, ein Top-Coach aus Amerika, eine Methode entwickelt: die 18-Minuten-Regel.
Bregman sagt von seiner 18-Minuten-Regel, sich damit besser auf die Schlüsselmomente des Lebens konzentrieren zu können. Und dafür muss man seinen gesamten Tag planen. Diese Planung dauert insgesamt nur 18 Minuten, aber eben über den ganzen Tag verteilt.
Klingt interessant, oder?
So geht es:
Zutaten:
mehrere Blätter Papier
einen Stift
Wecker
Dauer: 18 Minuten über den Tag verteilt
Rezept:
Schritt 1 (5 Minuten): Am Morgen wird der Tag geplant. Bevor Sie also den Computer anschalten, setzen Sie sich für 5 Minuten hin und nehmen Ihre To-Do-Liste zur Hand. Sie entscheiden nun, welche Aufgaben dieser Liste Sie an diesem Tag erfolgreich erledigen wollen. Streichen Sie diese Punkte gleich von der To-Do-Liste.
Schritt 2 (1 Minute zu jeder Stunde, insgesamt 8 Minuten für den Arbeitstag): Stellen Sie Ihren Wecker nun so ein, dass er einmal pro Stunde klingelt und beginnen Sie mit einer Aufgabe des Tages. Wenn sich der Wecker bemerkbar macht, halten Sie inne und reflektieren, ob Sie die letzte Stunde produktiv verwendet haben. Entscheiden Sie dann, womit Sie die nächste Stunde verbringen möchten. Organisieren Sie also den Tag Stunde für Stunde.
Schritt 3 (5 Minuten): Am Ende des Tages, bevor Sie in den Feierabend gehen, reflektieren Sie, wie der Tag war:
Wie ist der Tag verlaufen? Was war erfolgreich? Welche Herausforderungen gab es?
Was habe ich heute gelernt? Über mich und über andere? Was möchte ich morgen anders oder gleich machen?
Mit wem bin ich in Kontakt getreten? Muss ich irgendjemanden informieren? Oder danken? Muss ich jemanden etwas fragen?
Der Schlüssel zu dieser Methode ist die Vorhersehbarkeit. Wenn Sie Aufgaben immer wieder auf dieselbe Weise erledigen, werden sie vorhersehbar und die tägliche Ablenkung durch äußere Einflüsse tritt in den Hintergrund.
Ergebnis: Ich gebe zu, diese Methode ist auf den ersten Blick merkwürdig und vielleicht auch sehr dem amerikanischen Lebensstil geschuldet. Fraglich ist, ob man wirklich jede Minute des Tages sinnvoll und produktiv verbringen muss. Mit dieser Methode bekommen Sie jedoch einen sehr guten Überblick, was Sie an einem Tag wirklich erledigen (können). Bei oftmaliger Wiederholung werden Sie fokussierter und Sie lassen sich nicht mehr leicht ablenken.
Gefällt Ihnen dieser Artikel?
Bestellen Sie meinen Newsletter!
Sie bekommen regelmäßig Tipps und Tricks zu Veränderungen, Stressmanagement und Arbeitorganisation!
Wir hetzen in unserem Alltag von einer Aufgabe zur nächsten Verpflichtung zur nächsten Aufgabe. Sobald ein E-Mail in unserer Inbox landet ist eine neue Aufgabe da, und wenn es nur die höfliche Beantwortung desselbigen ist. Sobald das Telefon klingelt werden wir wieder gebraucht, es wird irgendetwas bei uns abgeladen oder eine Bitte deponiert.
Wenn wir unstrukturiert von einem To-Do zum nächsten eilen geht oft Wesentliches verloren, wir vergessen häufig die eigentlich wichtigen Arbeitsaufgaben, die wir von uns verlangen oder die von uns erwartet werden.
Zeitmanagement ist dann das Gebot der Stunde. Es gibt eine Vielzahl von Büchern und Methoden zu diesem Thema. Ich möchte nun hier eine Methode vorstellen, die einfach funktioniert und logisch aufgebaut ist: die Eisenhower-Matrix. Eisenhower war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, er hat sich auch mit Zeitmanagement beschäftigt.
Rezept:
Zutaten:
ein Blatt Papier
einen Stift
Dauer: 30 Minuten
Rezept: Nehmen Sie zuerst ein Blatt Papier und notieren Sie ungeordnet alle To-Do’s, Aufgaben und Verpflichtungen der kommenden Tage oder der nächsten Woche.
Teilen Sie diese Aufgaben dann den 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix zu:
A – Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchster Priorität. Hier sollten Sie sofort aktiv werden, da kommen Sie nicht daran vorbei. Zum Glück kommen diese Aufgaben nicht allzu oft vor (wie z.B. Krisen, Abgabetermine, ungelöste Probleme). Positiv daran ist, dass Sie die Aufgabenerfüllung auch steuern können.
B – Wichtig, aber nicht dringlich: Hier befinden wir uns im Bereich des normalen Arbeitsalltags. Diese Aufgaben sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen, sollten von Ihnen exakt mit einem ausreichend großen Zeitfenster terminiert und selbst abgearbeitet werden, damit sie nicht vergessen werden (wie z.B. Planungen, Vorbereitungen für Präsentationen, Meetings oder Projekte).
C – Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, es ist aber normalerweise nicht erforderlich, dass Sie sich selbst um die Aufgabe kümmern (Administration, Dokumentation, Support, technische Wartungen). Sie fallen in den Bereich „beschäftigt, aber nicht produktiv“. Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.
Papierkorb – Weder wichtig noch dringlich: Das sind jene Aufgaben, die am wenigsten bringen und am meisten Zeit verbrauchen (E-Mails beantworten, Aufgaben aus Perfektionismus, Surfen). Hier sollten Sie sich der Selbstkontrolle unterziehen und diese Tätigkeiten so weit wie möglich einschränken.
Ergebnis: Mit etwas Übung könne Sie mit der Eisenhower-Matrix schnell und effektiv Ihren Arbeitsalltag strukturieren. Sie werden schnell merken, dass Sie beginnen Ihre Arbeitsweise zu reflektieren. Sie entlarven Ihre größten Zeitfresse und können Ihre zeitlichen und physischen Ressourcen dadurch auf die wichtigen Aufgaben richten.
Ich bin immer auf der Suche nach neuen Methoden der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements. Vor kurzem kam mir die „Ivy-Lee-Methode“ unter. Sie ist möglicherweise eine der ältesten Methoden des Zeitmanagements. Aber auf jeden Fall ist sie sehr leicht anzuwenden, da sie von einem sehr beschäftigten Minimalisten ausgedacht wurde.
Und so geht die „Ivy-Lee-Methode“:
Am Ende eines jeden Arbeitstages schreiben Sie die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie sich am nächsten Tag vornehmen wollen oder müssen. Schreiben Sie auch wirklich nur sechs Aufgaben auf.
Priorisieren Sie die einzelnen Aufgaben in der Reihenfolge ihrer wahren Dringlichkeit.
Wenn Sie morgens in die Arbeit kommen, konzentrieren Sie sich auf den ersten Punkt auf der Liste und arbeiten ihn ohne Ablenkung ab. Beenden Sie die erste Aufgabe auch wirklich, bevor Sie die zweite beginnen.
Bevor Sie mit dem zweiten Punkt beginnen, werfen Sie einen prüfenden Blick auf die Prioritäten. Ergänzen Sie die Punkte, falls sich eine neue Priorität ergeben hat oder bewerten Sie die Prioritäten neu. Vergessen Sie nicht, dass insgesamt nur sechs Aufgaben auf der Liste stehen dürfen. Kommt eine Aufgabe hinzu, müssen Sie eine streichen.
Verfahren Sie mit dem Rest auf der Liste in der gleichen Weise wie bei der ersten Aufgabe. Arbeiten Sie die Aufgabe ohne Ablenkungen ab und schließen Sie sie ab bevor Sie sich dem nächsten Punkt zuwenden.
Fahren Sie fort, bis Sie alle Aufgaben abgearbeitet haben oder bis Feierabend ist.
Am Ende des Tages schreiben Sie die unbeendeten Punkte bzw. neuen Prioritäten auf eine neue Liste mit insgesamt sechs Punkten.
Die Vorteile dieser Zeitmanagement-Methode
Mit dieser Methode müssen Sie sich auf sechs Aufgaben pro Tag begrenzen. Sie treffen damit eine klare Entscheidung und fokussieren sich. Sie lernen sehr schnell zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.
Die „Ivy-Lee-Methode“ eliminiert die Schwierigkeit des Beginnens. Die größte Hürde beim Fertigstellen einer Aufgabe ist keinen Anfang zu finden. Sie entscheiden sich bereits am Vortag, mit welcher Aufgabe Sie den nächsten Tag starten. Damit kommen Sie an den Arbeitsplatz und setzen dort fort, wo Sie am Vortag begonnen haben. Das Anfangen fällt weg.
Oft kommt es vor, dass man viele kleine Aufgaben zu erledigen oder zu viele gute Ideen hat. Das begünstigt sehr oft ein Verzetteln in Kleinigkeiten. Man beginnt Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten oder man schließt sie nicht mehr ab. Die „Ivy-Lee-Methode“ verhindert dieses Multitasking. Sie konzentrieren sich auf eine Aufgabe nach der anderen.
Die Nachteile der Zeitmanagement-Methode
Viele meiner Coachees haben ständig die Befürchtung Aufgaben zu vergessen. Da Tag für Tag nur die wichtigsten Prioritäten abgearbeitet werden, werden die kleinen und größeren „Kleinigkeiten“, um die man sich auch kümmern muss, ausgeblendet. Hier hilft es, sich einmal einen „Pool“ zu schaffen, auf der man alle Aufgaben, ob wichtig / unwichtig, dringlich / nicht dringlich notiert.
Da die Ivy-Lee-Methode aus dem Jahr 1918 stammt, zollt sie den komplexen Abläufen der heutigen Zeit keine Rechnung. Sie sieht keine Notfälle vor. Und natürlich werden Notfälle und andere Ablenkungen im Arbeitsalltag eintreten. Sie können diese Ablenkungen so weit als möglich ignorieren, doch das wird nicht immer möglich sein. Sinnvoll wäre es, sich zwischen den Aufgaben immer wieder auf die aktuelle Sachlage einzustellen, wenn notwendig zu reagieren und dann so schnell wie möglich wieder zur Prioritätenliste zurückzukehren.
Die Geschichte hinter der „Ivy-Lee-Methode“
1918 war Charles M. Schwab einer der reichsten Männer der Welt. Schwab war Chef der Bethlehem Steel Corporation, dem größten Hersteller von Schiffen und und dem zweitgrößte Stahlproduzent im damaligen Amerika. 1918 engagierte Schwab zur Verbesserung der Effizienz und der Produktivität den Berater Ivy Lee. Ivy Lee war selbst Geschäftsmann und gilt als Pionier im Bereich Public Relations. Er benötigte dafür lediglich 15 Minuten. Lee ließ sich bei Erfolg seiner Methode ein Honorar in Aussicht stellen, dass Schwab für angemessen hielt. Lee bekam die für damalige Zeiten stattliche Summe von $ 25.000. Deshalb wird diese Methode auch öfters „25.000 Dollar-Methode“ genannt.
Gefällt Ihnen dieser Artikel?
Bestellen Sie meinen Newsletter!
Sie bekommen regelmäßig Tipps und Tricks zu Veränderungen, Stressmanagement und Arbeitorganisation!
Sie haben sicher schon vom Pareto-Prinzip oder auch 80/20-Regel gehört? Das Prinzip besagt, dass sich mit einem Einsatz von circa 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent der Aufgaben abarbeiten lassen. Für die übrigen 20 Prozent muss man 80 Prozent der Zeit aufbringen. Es gibt aber auch andere, unbekannte und neue Arbeitstechniken, die Sie neben Prioritätenliste und Wochenplanung schneller, effizienter und vor allem leichter zu mehr Produktivität und zu Ihrem gewünschten Ziel führen können.
Ich stelle Ihnen heute hier 6 verschiedene Arbeitstechniken vor, die Sie ausprobieren können:
1. Parkinsonsches Gesetz
Haben Sie diesen Effekt schon einmal bei sich beobachtet? Sie planen für eine Tätigkeit drei Stunden ein und punktum können Sie sie abschießen?
Leider muss ich Ihren Gedanken nun widersprechen: Das hat nicht so viel mit Ihrer genauen Planung zu tun als mit dem Parkinsonschen Gesetz.
Dies lautet: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“
So kann man erklären, dass Aufgaben, die sonst 30 Minuten benötigen plötzlich eine Stunde dauern oder sich Dinge bei Zeitdruck auf einmal schneller erledigen lassen.
Anwendung:
Die Arbeitszeit für besonders unangenehme Aufgaben, bei denen Sie wissen, dass sie sich gerne in die Länge ziehen, können Sie dadurch verkürzen, in dem Sie sie kurz vor Termine legen. Damit reduzieren Sie die mögliche Arbeitszeit und werden trotzdem fertig.
2. Zeigarnik-Effekt
Sie sind doch sicher schon eimal mitten in der Nacht aufgeschreckt und haben sich plötzlich daran erinnert, was Sie am vorigen Tag vergessen oder nicht fertig gemacht haben? Gut wäre nun ein Notizblock neben dem Bett gewesen, auf dem Sie den Gedanken notieren konnten. Dies erleichtert das Einschlafen.
Eine mögliche Erklärung dafür ist der Zeigarnik-Effekt: Wir können uns an unterbrochene, unerledigte Aufgaben besser erinnern als an abgeschlossene, erledigte Aufgaben.
Erklären kann man sich dieses Phänomen so, dass sich beim Abarbeiten einer Aufgabe Spannung aufbaut. Diese Spannung verbessert die kognitive Zugänglichkeit der relevanten Inhalte – wir können uns also sehr gut an die damit relevanten Informationen erinnern. Normalerweise wird diese Spannung beim Abschluss der Aufgabe abgebaut – wir vergessen. Bei einer Unterbrechung des Spannungsabbaus bleiben die Inhalte aber gut verfügbar und kehren immer wieder in den Denkprozess zurück.
Gerade Filmserien arbeiten häufig mit diesem Effekt. Am Höhepunkt der Spannung ist die Episode aus, aber aufgrund der Restspannung kann sich die Zuschauerin/ der Zuschauer am nächsten Fernsehtermin gut an die vergangene Handlung erinnern.
Anwendung:
Bei Ihrer täglichen Arbeit ist dieses Phänomen nützlich, weil es Sie in vielen Fällen vor dem Vergessen schriftlich nicht fixierter Vorhaben schützt. Gänzlich würde ich mich aber nicht darauf verlassen. Denn, wenn einem Aufgaben als nicht sinnvoll erscheinen, wird keine oder zu wenig Spannung erzeugt und das Erinnern setzt nicht ein.
Bei Präsentationen oder Werbetexten können Sie den Effekt natürlich auch wirkungsvoll anwenden.
3. Batch Processing
Batch Processing oder Stapelverarbeitung ist eine Arbeitstechnik aus der Datenverarbeitung, bei der Gleiches oder Ähnliches gemeinsam in einem Arbeitsschritt verarbeitet wurde. Eigentlich kommt der Ausdruck aus der Anfangszeit der Datenverarbeitung. Datensätze lagen damals in Form von Lochkarten vor und wurden vom jeweiligen Computerprogramm als Kartenstapel nacheinander abgearbeitet.
Unser Gehirn muss sich auf jede Tätigkeit neu einstellen. Damit geht Zeit, aber auch Konzentration verloren. Dem zu entgehen können gleiche oder ähnliche Tätigkeiten gebündelt und gemeinsam bearbeitet werden.
Anwendung:
Es ist sinnvoll, gerade Routinearbeiten oder kleinere Aufgaben wie E-Mail lesen und beantworten, Papiere archivieren, Websites aktualisieren, Arbeitszeit eintragen oder Telefonate führen in vorher definierte Zeitblöcke einzuteilen, und diese Aufgaben dann gebündelt zu erledigen.
4. Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Der Name der Methode stammt von der Eieruhr in Form einer Tomate, die Cirillo verwendet hat. Es geht darum, die Arbeitsaufgaben in übersichtliche Blöcke zu teilen und regelmäßig Pausen einzuplanen.
Man unterteilt die Arbeit in Abschnitte von 25 Minuten. Diese Zeitspanne wirkt überschaubar und fördert die Motivation und die Konzentration. Nach diesen 25 Minuten wird eine Pause von 3 bis 5 Minuten eingeplant. Hat man dann vier dieser Blöcke durchlaufen, also 2 Stunden intensiv gearbeitet, gibt es eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.
Alles, was man dazu braucht ist der Timer am Mobiltelefon oder eine normale Küchenuhr.
Anwendung:
Diese Methode eignet sich besonders für Menschen, die in regelmäßigen Abständen messbare Ergebnisse abliefern müssen. Die Pomodoro-Technik kann dabei helfen, Ablenkungen zu ignorieren und sehr fokussiert zu arbeiten.
Getting things done (GTD) ist ein System zur Organisation von Arbeit und wurde vor mehr als 10 Jahren von David Allen erfunden.
GTD hilft den Kopf von hinderlichen Dingen frei zu bekommen, so dass man effizient und störungsfrei arbeiten kann. Bei GTD geht es in erster Linie darum, seine Aufgaben, Prioritäten und Terminkalender in Einklang zu bringen und durch Organisation produktiver zu werden.
Das Ergebnis von GTD ist eine Art von kontaktbezogene To-Do-Liste, auf der man mit einem Blick sehen kann, welche Aufgaben anstehen und welche Aufgaben wichtig sind.
Um das zu erreichen, setzt GTD auf zwei Prinzipien und fünf Regeln:
Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes.
Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.
Erfassen: Bei „Erfassen“ geht es darum, dass man alles schriftlich festhält – egal ob Aufgaben, Routinetätigkeiten oder Ideen.
Durcharbeiten: Im Sinne des „Durcharbeiten“ sollte man dabei die Aufgabe so genau wie möglich beschreiben und die Aufgabe in möglichst kleine Schritte unterteilen.
Organisieren: Die kleinen Schritte müssen dann nach Kategorien und Prioritäten organisiert werden. Wenn möglich sollte auch eine Deadline für jede Aufgabe angegeben werden.
Kontrolle: Die Aufgabenliste muss regelmäßig evaluiert werden, um erkennen zu können, ob Prioritäten oder Deadlines einer Änderung bedürfen.
Erledigen: Beachtet man die ersten vier Regeln, ergibt sich fast von selbst, welche Aufgaben als nächste angegangen werden sollten.
Anwendung:
Einer der größten Vorteile der Methode ist, dass auf einen Blick zu sehen, was es noch zu erledigen ist bzw. was als nächstes zu tun ist. Allerdings ist GTD für den Einsteiger/für die Einsteigerin kompliziert, denn es gibt nicht den einen Weg GTD umzusetzen. Man muss diese Technik zunächst an die eigenen Bedürfnisse anpassen.
Kanban kommt aus Japan und ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung. Das Vorgehen orientiert sich ausschließlich am tatsächlichen Verbrauch von Materialien am Bereitstell- und Verbrauchsort. Ziel von Kanban ist es, die Wertschöpfungskette auf jeder Fertigungsstufe kostenoptimal zu steuern.
Basierend auf Kanban wurde von Jim Benson „Personal Kanban“ entwickelt. Hier geht es darum, seine Aufgaben und den Fertigstellungsgrad zu visualisieren.
Die Methode ist einfach – auf einem Flipchart, einem Whiteboard oder einfach einem Blatt Papier werden drei Spalten aufgezeichnet:
Aufgabe
In Bearbeitung
Erledigt
Mit Klebezetteln wird nun eine Aufgabe definiert und platziert sie in eine der drei Spalten. Alle Aufgaben wandern auf der Liste von links nach rechts durch die einzelnen Spalten.
Grundsätzlich geht es bei dieser Arbeitstechnik darum, die Arbeiten, die gerade in Bearbeitung sind, zu begrenzen. Zu empfehlen sind vier bis sechs Zettel pro Spalte. Ziel ist es, an möglichst nur einer Aufgabe arbeiten und nicht mehrere Aufgaben parallel offen zu haben.
Anwendung:
Diese Methode ist einfach. Entweder man entscheidet sich für die analoge Methode mit Klebezetteln und Papierbogen oder man optiert für die digitale Variante – hier stehen eine Vielzahl an Helferleins bereit (von Trello bis eigene Personal Kanban Tools). Und schon geht es los. Geeignet ist diese Methode für Menschen, die pro Tag viele verschiedene Tätigkeiten in unterschiedlicher Geschwindigkeit erledigen müssen und dabei leicht den Überblick verlieren.
