Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Lösung Ihres Konflikts

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Anleitung zur Konfliktlösung. Pixabay / Tumisu

Konflikte am Arbeitsplatz sind vorprogrammiert. Oft scheint die „Arbeit-)Welt an einem Tag noch in Ordnung und am nächsten Tag befindet man sich mitten in einem Konflikt. Man wundert sich, wie das so schnell gehen konnte und wie es überhaupt so weit kam.

Der österreichische Konfliktforscher Friedrich Glasl hat ein Modell entwickelt, das den Verlauf von Konflikten in neun Eskalationsstufen unterteilt. Diese Stufen helfen zu verstehen, wie Konflikte eskalieren und wann sie noch intern gelöst werden können. Er sagt, dass in den ersten drei Konfliktstufen die Konfliktparteien die Situation noch alleine bzw. mit einer vertrauten Person ohne Zuziehung von externen Expertinnen lösen können.

In dieser Anfangsphase des Konflikts, der Verhärtung, entstehen erste Meinungsverschiedenheiten, die jedoch noch keine größere Bedrohung darstellen. Die Konfliktparteien sind sich der Differenzen bewusst, aber die Kommunikation ist noch offen und konstruktiv. In dieser Phase kann der Konflikt durch direkte Kommunikation und ein klärendes Gespräch leicht gelöst werden.

Der Konflikt verschärft sich in Stufe 2, der Polarisierung und Debatte, und die Meinungsverschiedenheiten werden deutlicher. Jede Partei beginnt, ihre Position zu verteidigen und die Gegenseite als Gegner:in zu betrachten. Es kommt vermehrt zu emotionalen Auseinandersetzungen, und die Wahrscheinlichkeit einer Eskalation steigt. Auch in dieser Phase kann eine Vermittlung durch eine neutrale Person, wie eine Führungskraft oder ein Mediator, helfen, den Konflikt intern zu lösen.

In der dritten Phase der Taten statt Worte treten die verbalen Auseinandersetzungen in den Hintergrund, und es folgen Handlungen. Die Konfliktparteien beginnen, die Position des anderen aktiv zu sabotieren oder zu untergraben. Hier wird es zunehmend schwieriger, den Konflikt ohne externe Hilfe zu lösen. Es besteht jedoch noch die Möglichkeit, durch intensive Mediation oder Schlichtung einzugreifen, bevor der Konflikt weiter eskaliert.

Ab Stufe 4 (Images und Koalitionen)  ist der Konflikt so weit eskaliert, dass eine interne Lösung äußerst schwierig wird. In diesen Phasen kann es notwendig sein, externe Expert:innen oder Mediator:innen beizuziehen, um den Konflikt zu entschärfen.

 

Vorgehensweise der Konfliktlösung

So können Sie vorgehen, um einen Konflikt, in dem Sie selbst selbst involviert sind, zu lösen:

Schritt 1: Selbstreflexion und Vorbereitung
Bevor Sie den Konflikt ansprechen, ist es wichtig, sich selbst zu reflektieren.

  • Identifizieren Sie Ihre Gefühle und Bedürfnisse: Was genau stört mich? Welche Gefühle löst der Konflikt in mir aus? Was brauche ich, um den Konflikt zu lösen?
  • Überlegen Sie sich Ihr Ziel: Was möchte ich durch das Gespräch erreichen? Geht es mir darum, das Problem zu lösen, eine Entschuldigung zu erhalten oder das Arbeitsverhältnis zu verbessern?
  • Erkennen Sie Ihre eigene Rolle: Reflektieren Sie ehrlich über Ihren eigenen Anteil am Konflikt. Habe ich vielleicht durch mein Verhalten oder meine Worte den Konflikt verschärft?

 

Schritt 2: Den richtigen Zeitpunkt und Ort wählen
Der Erfolg eines Konfliktgesprächs hängt stark von den äußeren Umständen ab.

  • Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt: Suchen Sie nach einem Moment, in dem beide Parteien ruhig und nicht unter Zeitdruck sind.
  • Finden Sie einen neutralen Ort: Der Ort des Gesprächs sollte neutral sein, also weder der Arbeitsplatz noch ein Raum, in dem sich eine Partei besonders „zu Hause“ fühlt. Das Gespräch sollte auch nicht „zwischen Tür und Angel“ stattfinden. Ein ruhiges Büro oder ein Meetingraum kann ideal sein.

 

Schritt 3: Das Gespräch initiieren
Gehen Sie proaktiv auf die andere Person zu, um das Gespräch zu beginnen.

  • Sprechen Sie die Person direkt an: Beginnen Sie das Gespräch freundlich, z.B. „Ich würde gerne über etwas sprechen, das mir auf dem Herzen liegt. Hast du kurz Zeit?“
  • Vermeiden Sie Vorwürfe: Formulieren Sie Ihr Anliegen in „Ich-Botschaften“ statt „Du-Botschaften“, z.B. „Ich habe das Gefühl, dass…“ statt „Du machst immer…“.

 

Schritt 4: Das Problem benennen und Perspektiven austauschen
Im Hauptteil des Gesprächs geht es darum, das Problem klar zu benennen und die Sichtweisen auszutauschen.

  • Beschreiben Sie das Problem sachlich: Erklären Sie, was Sie stört, ohne die andere Person anzugreifen. Zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass wir in letzter Zeit öfter Missverständnisse haben, die unsere Zusammenarbeit erschweren.“
  • Hören Sie aktiv zu: Geben Sie der anderen Person die Gelegenheit, ihre Sichtweise darzulegen. Hören Sie aufmerksam zu, unterbrechen Sie nicht und zeigen Sie Verständnis, auch wenn Sie nicht zustimmen.
  • Vermeiden Sie Eskalation: Wenn die Emotionen hochkochen, bleiben Sie ruhig und sachlich. Es kann hilfreich sein, eine kurze Pause einzulegen, um die Situation zu beruhigen.

 

Schritt 5: Gemeinsam Lösungen entwickeln
Nachdem beide Seiten ihre Perspektiven ausgetauscht haben, geht es darum, Lösungen zu finden.

  • Fokussieren Sie sich auf das gemeinsame Ziel: Arbeiten Sie zusammen darauf hin, eine Lösung zu finden, die für beide Seiten akzeptabel ist. Frage z.B. „Was könnten wir tun, um in Zukunft besser zusammenzuarbeiten?“
  • Seien Sie offen für Kompromisse: Seien Sie bereit, Kompromisse einzugehen, wenn es nötig ist. Eine Lösung muss nicht perfekt sein, sondern für beide Seiten akzeptabel.

 

Schritt 6: Vereinbarungen treffen
Sobald eine Lösung gefunden ist, sollte diese klar festgehalten werden.

  • Klare Absprachen treffen: Definieren Sie, wer was tun wird und bis wann. Beispielsweise: „Wir vereinbaren, dass wir uns künftig einmal pro Woche kurz absprechen, um Missverständnisse zu vermeiden.“
  • Verbindlichkeit schaffen: Bestätigen Sie die getroffene Vereinbarung und stellen Sie sicher, dass beide Seiten sich daran halten werden.

 

Schritt 7: Nachverfolgen und Feedback geben
Ein einmaliges Gespräch reicht oft nicht aus, um einen Konflikt nachhaltig zu lösen.

  • Überprüfen Sie die Umsetzung: Nach einer angemessenen Zeitspanne (z.B. nach ein bis zwei Wochen) sollten Sie überprüfen, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt wurden und ob sie wirken.
  • Feedback einholen: Fragen Sie die andere Person, wie sie die aktuelle Situation einschätzt, und geben Sie auch selbst Rückmeldung, ob Sie eine Verbesserung bemerkt haben.

 

Schritt 8: Falls nötig, externe Hilfe einholen
Wenn der Konflikt trotz aller Bemühungen nicht gelöst wird, kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung hinzuzuziehen.

  • Mediation: Eine neutrale dritte Person, wie ein:e Mediator:in oder eine Führungskraft, kann helfen, den Konflikt zu moderieren und eine Lösung zu finden.
  • Weiterführende Maßnahmen: In schwerwiegenden Fällen könnte es notwendig sein, die Personalabteilung oder andere offizielle Stellen einzuschalten.

 

 

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Vom Lösen von Konflikten am Arbeitsplatz

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Vom Lösen von Konflikten am Arbeitsplatz. Foto: Pixabay / Stephane

Konflikte am Arbeitsplatz sind unvermeidlich. Überall, wo unterschiedliche Menschen lange Zeit miteinander verbringen und gemeinsam handeln, sind Konflikte vorprogrammiert. So können sogar unter vermeintlich „besten“ Arbeitskolleg:innen durch Missverständnisse und zu unrecht weitergegebene Informationen desaströs Konflikte entstehen.

Unterschiedliche Persönlichkeiten, verschiedene Haltungen und Perspektiven und der ständige Leistungsdruck führen oft zu Spannungen unter Kolleg:innen. Diese Spannungen können, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden, zu ernsten Konflikten eskalieren, die das Arbeitsklima verschlechtern und die Produktivität zum Erliegen bringen.

 

Typische Konfliktsituationen am Arbeitsplatz

Unklare Zuständigkeiten und Verantwortung

Ein häufiges Szenario am Arbeitsplatz ist die Unklarheit über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Wenn Aufgaben nicht klar zugewiesen sind oder wenn mehrere Personen glauben, dass sie für dasselbe Projekt verantwortlich sind, kann dies zu Reibungen führen. Diese Situation verschärft sich oft, wenn eine Person sich in ihrer Rolle übergangen fühlt oder wenn jemand Verantwortung übernimmt, ohne die Zustimmung oder das Wissen anderer. Dies kann Misstrauen und Frustration schüren, was schließlich zu einem offenen Konflikt eskaliert.

Unstimmigkeiten über Arbeitsweisen

Unterschiedliche Arbeitsstile können ebenfalls zu Konflikten führen. Während einige Kolleg:innen einen strukturierten, planungsorientierten Ansatz bevorzugen, sind andere flexibler und spontaner, vielleicht sogar chaotischer. Diese Unterschiede können sich in der Teamarbeit bemerkbar machen, insbesondere dann, wenn die Deadlines knapp sind und der Druck steigt. Wenn die individuellen Präferenzen nicht respektiert werden oder die Zusammenarbeit erschwert wird, kann dies zu Spannungen und Missverständnissen führen.

Persönliche Antipathien und Missverständnisse

Ein weiterer häufiger Konfliktauslöser ist die persönliche Antipathie oder das Missverständnis zwischen Kolleg:innen. Kolleg:innen suchen sich einander nicht aus, so kann es durchaus vorkommen, dass man sich untereinander nicht „riechen“ kann oder es im Laufe des längeren Zusammenarbeit nicht mehr „ausstehen“ kann. Persönliche Vorlieben, Kommunikationsstile oder sogar Unterschiede in Werten und Überzeugungen können dazu führen, dass bestimmte Menschen schwer miteinander auskommen. Diese Spannungen können subtil beginnen, sich aber schnell zu einem größeren Problem entwickeln, das das gesamte Team beeinflusst, wenn sie nicht rechtzeitig angesprochen werden.

 

Die Eskalationsstufen eines Konflikts nach Friedrich Glasl

Der österreichische Konfliktforscher Friedrich Glasl hat ein Modell entwickelt, das den Verlauf von Konflikten in neun Eskalationsstufen unterteilt. Diese Stufen helfen zu verstehen, wie Konflikte eskalieren und wann sie noch intern gelöst werden können.

  • Stufe 1: Verhärtung
    In dieser Anfangsphase entstehen erste Meinungsverschiedenheiten, die jedoch noch keine größere Bedrohung darstellen. Die Konfliktparteien sind sich der Differenzen bewusst, aber die Kommunikation ist noch offen und konstruktiv. In dieser Phase kann der Konflikt durch direkte Kommunikation und ein klärendes Gespräch leicht gelöst werden.
  • Stufe 2: Polarisierung und Debatte
    Der Konflikt verschärft sich, und die Meinungsverschiedenheiten werden deutlicher. Jede Partei beginnt, ihre Position zu verteidigen und die Gegenseite als Gegner:in zu betrachten. Es kommt vermehrt zu emotionalen Auseinandersetzungen, und die Wahrscheinlichkeit einer Eskalation steigt. Auch in dieser Phase kann eine Vermittlung durch eine neutrale Person, wie eine Führungskraft oder ein Mediator, helfen, den Konflikt intern zu lösen.
  • Stufe 3: Taten statt Worte
    In dieser Phase treten die verbalen Auseinandersetzungen in den Hintergrund, und es folgen Handlungen. Die Konfliktparteien beginnen, die Position des anderen aktiv zu sabotieren oder zu untergraben. Hier wird es zunehmend schwieriger, den Konflikt ohne externe Hilfe zu lösen. Es besteht jedoch noch die Möglichkeit, durch intensive Mediation oder Schlichtung einzugreifen, bevor der Konflikt weiter eskaliert.
  • Höhere Stufen der Eskalation
    Ab Stufe 4 (Images und Koalitionen) bis Stufe 9 (Gemeinsam in den Abgrund) ist der Konflikt so weit eskaliert, dass eine interne Lösung äußerst schwierig wird. In diesen Phasen kann es notwendig sein, externe Expert:innen oder Mediator:innen beizuziehen, um den Konflikt zu entschärfen.

 

Warum werden Konflikte nicht sofort gelöst?

Obwohl die meisten Menschen ob ihrer Konflikte wissen, stellt sich nun die Frage, warum Konflikte nicht so schnell als möglich geklärt und beigelegt werden, solange noch nichts Schlimmeres passiert ist. Die Gründe dafür sind vielfältig:

  • Angst vor Konfrontation
    Viele Menschen haben Angst davor, Konflikte direkt anzusprechen, weil sie negative Konsequenzen für die eigene Person oder das eigene Tun fürchten. Sie befürchten, die Beziehung zu Kolleg:innen zu verschlechtern oder als Unruhestifter:in angesehen zu werden.
  • Hoffnung auf Selbstlösung
    Manchmal lösen sich Problem auch von selbst. Sehr oft hoffen wir darauf, dass dieses Wunder eintritt und wir uns nicht mit der emotional aufreibenden Konfliktlösung auseinandersetzen müssen. Leider und das trifft auf die Mehrheit der Konflikte zu, lösen sich die Konflikte nicht von alleine, sondern sie verschlimmern sich, wenn man die ignoriert.
  • Fehlende Kommunikationsfähigkeiten
    Manchmal fehlen den Beteiligten auch einfach die notwendigen Kommunikationsfähigkeiten, um den Konflikt effektiv anzugehen. Ohne die richtigen Werkzeuge und Techniken wissen sie nicht, wie sie das Problem ansprechen oder lösen können.
  • Machtstrukturen und Hierarchien
    Konflikte entstehen sehr oft dort, wo es um Wichtiges geht. In hierarchischen Strukturen kann es schwierig sein, Konflikte offen anzusprechen, insbesondere wenn sie zwischen Mitarbeiter:innen und Vorgesetzten auftreten. Die Angst vor negativen beruflichen Konsequenzen hält viele davon ab, Konflikte zu thematisieren.

 

Handlungsansätze zur internen Konfliktlösung

Es gibt verschiedene Strategien und Ansätze, um Konflikte intern zu lösen, ohne dass externe Hilfe notwendig wird. Hier sind einige bewährte Methoden:

  • Direkte Kommunikation und Klärungsgespräche
    Der erste und wichtigste Schritt bei der Konfliktlösung ist die offene und direkte Kommunikation. Die beteiligten Parteien sollten sich in einem ruhigen Rahmen treffen und das Problem ansprechen. Es ist wichtig, dass beide Seiten ihre Perspektiven darlegen können, ohne unterbrochen zu werden, und dass sie bereit sind, Kompromisse einzugehen.
  • Mediation durch eine neutrale Person
    Wenn direkte Gespräche nicht ausreichen, kann eine neutrale dritte Person, wie eine Führungskraft oder ein:e erfahrene:r Kolleg:in, als Mediator:in fungieren. Die:Der Mediator:in hilft den Parteien, ihre Standpunkte zu klären und eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden.
  • Entwicklung gemeinsamer Lösungen
    Es ist entscheidend, dass beide Parteien aktiv an der Lösung des Konflikts beteiligt sind. Eine gemeinsame Lösung, die von beiden Seiten erarbeitet wurde, ist nachhaltiger und wird eher akzeptiert als eine einseitig auferlegte Entscheidung.
  • Fokus auf die Sachebene
    Bei der Konfliktlösung sollte der Fokus auf der Sachebene liegen, nicht auf persönlichen Angriffen. Es ist wichtig, die eigentlichen Probleme und Interessen zu identifizieren und nicht auf die emotionale Ebene abzugleiten.
  • Nachverfolgung und Feedback
    Nachdem eine Lösung gefunden wurde, sollte der Prozess nicht abrupt enden. Es ist wichtig, dass die Umsetzung der Lösung nachverfolgt wird und regelmäßiges Feedback gegeben wird, um sicherzustellen, dass der Konflikt tatsächlich gelöst ist und nicht erneut aufflammt.

 

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Produktivität statt Panik: Zeitmanagement für Vielbeschäftigte

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Produktivität statt Panik: Zeitmanagement für Vielbeschäftigte

Das E-Mail-Postfach platzt aus allen Nähten, ein Termin jagt den nächsten, das Handy klingelt gefühlt alle zwei Minuten, und am Ende des Tages hat man das vage Gefühl, nur die Kaffeemaschine produktiv genutzt zu haben. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann willkommen im Club der „Busy Bees“, wo der Arbeitstag zur rasanten Achterbahnfahrt wird – nur ohne Sicherheitsgurt und mit viel zu wenig Pausen.

 

Aber warum geraten wir immer wieder in diesen Chaos-Strudel?

In unserer schnelllebigen Arbeitswelt sind viele Menschen mit einer Fülle an Aufgaben und ständigen Unterbrechungen konfrontiert. Wir jonglieren Termine, E-Mails und To-Do-Listen wie Zirkusartist:innen. Oft fehlt es an klaren Strukturen und Prioritäten, was dazu führt, dass man sich leicht in unwichtigen Tätigkeiten verliert. Doch was dabei oft auf der Strecke bleibt, ist das, was wirklich zählt: das Gefühl, am Ende des Tages etwas Substanzielles geschafft zu haben. Um aus diesem Kreislauf auszubrechen und wieder Herr oder Frau über den eigenen Kalender zu werden, braucht es ein effektives Zeitmanagement. Eine bewährte Methode, um den Überblick zu behalten und produktiver zu arbeiten, ist die Wochenplanung.

 

Wochenplanung: Struktur für die Arbeitswoche

Eine strukturierte Wochenplanung ist der Schlüssel, um den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten und Prioritäten klar zu setzen. Der Vorteil einer Wochenplanung liegt darin, dass sie Ihnen ermöglicht, nicht nur den Tag, sondern auch die gesamte Woche im Blick zu haben. Dies hilft dabei, Aufgaben sinnvoll zu verteilen und Engpässe zu vermeiden.

Warum aber sollten Sie nur etwa 60 Prozent Ihrer Zeit verplanen?

Der Grund liegt darin, dass unvorhergesehene Aufgaben und Unterbrechungen in der Regel einen erheblichen Teil Ihres Arbeitstages ausmachen. Wenn Sie Ihre Woche zu dicht planen, bleibt wenig Raum für Flexibilität, was zusätzlichen Stress verursacht. Indem Sie nur 60 Prozent der verfügbaren Zeit fest verplanen, schaffen Sie sich Puffer für spontane Aufgaben und vermeiden Überlastung. Wichtig ist auch, dass Sie in Ihrer Planung sowohl dringende als auch wichtige Aufgaben berücksichtigen und Zeiten für konzentriertes Arbeiten festlegen.

 

Zeitmanagement-Techniken: Fünf Methoden für mehr Produktivität

Um die Wochenplanung erfolgreich umzusetzen und effizienter zu arbeiten, gibt es verschiedene Zeitmanagement-Techniken, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben besser zu strukturieren und Ihre Zeit optimal zu nutzen.

 

1. Lee-Harvey-Methode

Die Lee-Harvey-Methode, benannt nach dem US-amerikanischen Management-Experten Lee Harvey, zielt darauf ab, den Tag in drei Teile zu gliedern: Morgens erledigen Sie die wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern. Mittags folgen Aufgaben mittlerer Priorität, und am Nachmittag widmen Sie sich den leichteren Aufgaben, die weniger geistige Energie erfordern. Das Ziel dieser Methode ist es, Ihre produktivsten Stunden des Tages für die wichtigsten Aufgaben zu nutzen und so den Grundstein für einen erfolgreichen Arbeitstag zu legen.

Und so gehen Sie es an:

Schritt 1: Teilen Sie Ihren Tag in drei Abschnitte: Morgen, Mittag und Nachmittag.

Schritt 2: Identifizieren Sie die wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern. Diese Aufgaben planen Sie für den Vormittag ein, da Ihre Energie und Konzentration zu dieser Zeit am höchsten sind.

Schritt 3: Für den Mittag planen Sie Aufgaben mittlerer Priorität ein. Diese sollten weniger geistige Anstrengung erfordern, aber dennoch wichtig sein.

Schritt 4: Am Nachmittag widmen Sie sich den leichteren Aufgaben, die weniger Konzentration benötigen. Dazu gehören Routinearbeiten oder administrative Tätigkeiten.

Schritt 5: Überprüfen Sie am Ende des Tages, ob die Aufgaben nach Priorität und Schwierigkeitsgrad gut verteilt waren, und passen Sie gegebenenfalls Ihre Planung für den nächsten Tag an.

 

2. Eat the Frog

Der Begriff „Eat the Frog“ geht auf ein Zitat zurück, das Mark Twain zugeschrieben wird: „Wenn du morgens als Erstes einen lebenden Frosch isst, kannst du den Rest des Tages sicher sein, dass dir nichts Schlimmeres mehr passiert.“ Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet dies, dass Sie die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages gleich zu Beginn erledigen sollten. Indem Sie den „Frosch“ zuerst „essen“, beseitigen Sie den größten Stressfaktor und können den Rest des Tages mit einem Gefühl der Erleichterung und Produktivität angehen.

Schritt 1: Beginnen Sie Ihren Tag mit einer kurzen Prioritätenliste. Identifizieren Sie die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages – das ist Ihr „Frosch“.

Schritt 2: Nehmen Sie sich vor, diese Aufgabe als Erstes zu erledigen, noch bevor Sie andere Aufgaben oder Tätigkeiten angehen.

Schritt 3: Setzen Sie sich ein klares Ziel, diese Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb einer bestimmten Zeitspanne abzuschließen.

Schritt 4: Sobald die Aufgabe erledigt ist, genießen Sie das Gefühl der Erleichterung und machen Sie mit weniger anspruchsvollen Aufgaben weiter.

Schritt 5: Wiederholen Sie diesen Prozess jeden Morgen, um kontinuierlich die schwierigsten Aufgaben zu bewältigen und Stress abzubauen.

 

3. Timeboxing

Timeboxing ist eine Methode, bei der Sie für jede Aufgabe im Voraus eine bestimmte Zeitspanne festlegen. Die Idee stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, wird aber mittlerweile in vielen Bereichen angewendet. Durch das Setzen von festen Zeitrahmen (Boxen) zwingen Sie sich dazu, fokussiert und effizient zu arbeiten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, beenden Sie die Aufgabe oder evaluieren, wie viel Zeit noch benötigt wird. Das Ziel ist es, Prokrastination zu vermeiden und die verfügbare Zeit optimal zu nutzen.

Schritt 1: Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie am Tag erledigen möchten.

Schritt 2: Schätzen Sie für jede Aufgabe die Zeit, die Sie dafür benötigen, und legen Sie für jede Aufgabe einen festen Zeitrahmen fest (zum Beispiel 30 Minuten für E-Mails, 2 Stunden für ein Projekt).

Schritt 3: Tragen Sie diese Zeitrahmen in Ihren Kalender oder Ihr Planungstool ein.

Schritt 4: Arbeiten Sie fokussiert an der Aufgabe, bis der Timer oder die Zeitbox abläuft.

Schritt 5: Wenn die Zeit abgelaufen ist, beenden Sie die Aufgabe oder evaluieren Sie, ob zusätzliche Zeit benötigt wird. Passen Sie gegebenenfalls Ihre nächste Zeitbox an.

Schritt 6: Machen Sie nach jeder Zeitbox eine kurze Pause, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen.

 

4. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt und ist eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden. Sie basiert auf der Idee, in kurzen, intensiven Arbeitsphasen zu arbeiten, gefolgt von kurzen Pausen. Benannt wurde diese Technik nach der Küchenuhr in Form einer Tomate, die im Haushalt von Cirillo zu finden war. Ein klassischer Pomodoro besteht aus 25 Minuten konzentrierter Arbeit, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Das Ziel der Pomodoro-Technik ist es, die Konzentration zu maximieren und gleichzeitig regelmäßige Erholungsphasen einzubauen, um die geistige Erschöpfung zu minimieren.

Schritt 1: Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie erledigen möchten.

Schritt 2: Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein – das ist Ihr erster „Pomodoro“.

Schritt 3: Arbeiten Sie konzentriert an der Aufgabe, bis der Timer klingelt.

Schritt 4: Machen Sie eine 5-minütige Pause, um sich zu erholen.

Schritt 5: Nach vier Pomodori (insgesamt 100 Minuten Arbeit und 15 Minuten Pause) machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Schritt 6: Wiederholen Sie diesen Zyklus, bis Ihre Aufgabe abgeschlossen ist oder Ihr Arbeitstag endet.

 

5. Ivy-Lee-Methode

Die Methode wurde nach dem amerikanischen Unternehmensberater Ivy Lee benannt, der sie Anfang des 20. Jahrhunderts für die Produktivitätssteigerung in großen Unternehmen entwickelte. Die Methode ist bemerkenswert für ihre Einfachheit und Effizienz. Die Ivy-Lee-Methode zielt darauf ab, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben des Tages zu richten und Ablenkungen zu minimieren. Sie hilft, Prioritäten klar zu setzen und systematisch abzuarbeiten.

Schritt 1: Am Ende des Arbeitstages: Schreiben Sie die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Wichtig ist, dass Sie sich auf genau sechs Aufgaben beschränken – nicht mehr und nicht weniger.

Schritt 2: Ordnen Sie die sechs Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit. Die wichtigste Aufgabe steht an erster Stelle, die am wenigsten wichtige an letzter Stelle.

Schritt 3: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit der ersten Aufgabe auf der Liste. Arbeiten Sie an dieser Aufgabe so lange, bis sie abgeschlossen ist, bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen.

Schritt 4: Gehen Sie die Liste Punkt für Punkt durch, ohne zu einer anderen Aufgabe überzugehen, bevor die aktuelle abgeschlossen ist.

Schritt 5: Wenn am Ende des Tages noch Aufgaben übrig bleiben, übertragen Sie diese auf die Liste für den nächsten Tag. Dann fügen Sie neue Aufgaben hinzu, um wieder sechs Aufgaben zu haben.

Schritt 6: Wiederholen: Wiederholen Sie diesen Prozess jeden Tag.

 

Ein gutes Zeitmanagement beginnt mit einer durchdachten Wochenplanung und kann durch den Einsatz effektiver Techniken noch weiter verbessert werden. Jede der vorgestellten Methoden hat ihre eigenen Stärken und lässt sich je nach individueller Arbeitsweise und den spezifischen Anforderungen des Tages anpassen. Indem Sie diese Techniken in Ihren Alltag integrieren, können Sie nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern auch Stress reduzieren und wieder die Kontrolle über Ihren Arbeitstag gewinnen.

 

Weiterführende Links zum Zeitmanagement:

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Gründe für einen Jobwechsel

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Gründe für einen Jobwechsel (Quelle: Tim Gouw / Unsplash)

Mit dem Kippen des Arbeitsmarktes von einem sehr engen Nachfragemarkt zu einem flexiblen Angebotsmarkt durch die Pensionierungswelle der Baby Boomer-Generation fragen immer mehr Menschen um Begleitung beim Jobwechsel nach.

 

Was heißt das?

 

Durch den Arbeitskräftemangel können sich die gut ausgebildeten, wechselwilligen Arbeitskräfte nun aussuchen, bei welchem Unternehmen sie arbeiten möchten. Im Gegensatz dazu bestimmten zuvor jahrzehntelang die Unternehmen, wie passende Arbeitnehmer:innen auszusehen hätten und wie viele diese im Gegenwert für ihre Leistung verdienen sollten.

Der Effekt war, dass arbeitsuchende Arbeitskräfte froh sein mussten, wenn sie einen Job fanden, der einigermaßen ihren Kenntnissen, Bedürfnissen und Wünschen entsprach.

Das hat sich nun gewandelt. Der Arbeitsmarkt ist – auch trotz der Eintrübung der Wirtschaft durch Rezession und Inflation – so gut wie nie zuvor. Arbeitskräfte haben nun, meist erstmalig in ihrem Leben, die Chance, sich aussuchen zu können, was sie, aber vor allem wie sie arbeiten möchten.

Unternehmen ihrerseits gehen nun verstärkt dazu über, zuzuhören und Arbeitskräften den Einstieg so attraktiv wie möglich zu machen. Tickets für den öffentlichen Verkehr, Home Office-Tage oder sogar Einstiegsprämien werden als Incentives angeboten. Weiterbildung oder Aufstiegschancen sind nunmehr nicht mehr nur schöne Wörter auf dem Papier.

 

Aber was sind nun die Gründe, warum Menschen ihre Arbeitsstelle wechseln wollen?

 

Die Gründe für einen Wechsel haben sich durch die Erfahrungen in der COVID-Pandemie nur teilweise verändert. Home Office und Kurzarbeit haben die Arbeitnehmer:innen zwar die Frage stellen lassen, wie sie in Zukunft arbeiten wollen. Durch die nach der Pandemie einsetzende Inflation denken viele aber wieder erstrangig an die Absicherung ihres Lebensstandards.

So ist und bleibt der Wunsch nach einem höheren Gehalt der Hauptgrund für einen Jobwechsel – da sind sich die Institute Gallup, Statista, Forsa oder Karriere.at einig. Was auf den weiteren Plätzen kommt, ist neu und lässt sich gut mit den Veränderungen durch die Pandemie und auf dem Arbeitsmarkt erklären.

Kamen vor der Pandemie auf den Plätzen zwei und drei die Wünsche nach einem sicheren Arbeitsplatz oder flexibleren Arbeitszeiten (Studie „(R)Evolution Arbeit“ von karriere.at, Juni 2019), sind es nun Gründe wie schlechtes Arbeitsklima oder Unzufriedenheit mit der Führung, warum Arbeitnehmer:innen neue Jobs suchen.

  • Statista nennt eine ins Stocken geratene Karriere und Unzufriedenheit mit der Führungskraft auf Platz 2 und 3 (Befragung in Deutschland,  Oktober 2022) der Wechselgründe.
  • Eine gute Zusammenarbeit und flexible Arbeitszeiten bewegen laut Forsa im Januar 2023 die Arbeitskräfte zum Jobwechsel.
  • Eine Studie, die Karriere.at im Juni 2022 in Auftrag gegeben hat, fand heraus, dass neben einem höheren Gehalt, die schlechte Stimmung im Unternehmen und die Unzufriedenheit mit den derzeitigen Arbeitsbedingungen ausschlaggebende Gründe sind, den Arbeitsplatz zu wechseln.
  • Gallup beschreibt im State of the Global Workplace 2023 Report die Gründe für „Quiet quitting“ als ein Mangel an wertschätzender Führung, der Wunsch nach besserer Bezahlung und eine ausgeglichene und humane Arbeitsbelastung.

 

Was sind meine Erfahrungen aus der Coaching-Praxis?

 

In den letzten Jahren habe ich dutzende gut qualifizierte Arbeitnehmer:innen gecoacht und beraten, ob sie ihren Job wechseln und wie der neue, bessere Arbeitsplatz ausgestaltet sein sollte.

Und ich kann zwei Dinge sehr genau, wenn auch nicht durch eine empirische Umfrage belegt, festhalten:

Das Gehalt ist selten ausschlaggebend für einen Jobwechsel. Die Coachees wollten natürlich weiterhin gut leben und ihren Lebensstandard halten, dennoch war ein besseres Gehalt nie der ausschlaggebende Grund für einen Jobwechsel.

Die meisten der Coachees hatten aufgrund der mangelnden Wertschätzung im Unternehmen genug. Sei es nun, dass über Jahre die Leistung für das Unternehmen kaum wahrgenommen wurde, ihre Ideen ignoriert oder die Führungskraft nie erreichbar war oder die Mitarbeitenden in Meetings schlecht machte. Nicht existente Wertschätzung ist meiner Erfahrung nach jener Grund, der gute und engagierte Arbeitnehmer:innen verzweifeln und abspringen lässt. Sehr oft hält sie dann noch die Loyalität zu den anderen Kolleg:innen, die im selben Boot sitzen, aber irgendwann ist auch dieser Grund aufgebraucht.

 

So werden Sie sich klar, ob auch Sie einen Jobwechsel in Erwägung ziehen sollten!

 

Ich habe eine Auswahl an Fragen für Sie zusammengestellt, anhand derer Sie selbst überprüfen können, ob Sie den Sprung wagen sollten:

  • Was gefällt Ihnen (noch) am aktuellen Job?
  • Gibt es Chancen, dass sich die Situation am Arbeitsplatz verbessern könnte?
  • Was wünschen Sie sich sehnlichst an Ihrem Arbeitsplatz? Welchen Stellenwert hat das in Ihrem Leben?
  • Wo sehen Sie sich selbst in fünf bis zehn Jahren?
  • Welche Chancen und welche Risiken würde ein Jobwechsel für Sie bedeuten?

 

Und noch ein ehrlicher Tipp von mir:

 

Wenn wir vor schwierigen Entscheidungen stehen, neigen wir alle dazu, nur gewisse Dinge zu sehen und unangenehme Sachverhalte auszublenden. Wir denken einfach subjektiv.

Lassen Sie sich bei dieser Entscheidungsfindung begleiten! Mit einem Coaching können Sie im vertrauensvollen Umfeld alle Möglichkeiten, die Sie haben, in Erwägung ziehen!

 

Weiterführende Links:

 

Lassen Sie sich von mir bei Ihrem Jobwechsel begleiten!

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Gut vorbereitet in Gehaltsverhandlungen

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Gut vorbereitet in Gehaltsverhandlungen (Quelle: Gabrielle Henderson / Unsplash)

Gehaltsverhandlungen sind für beide Parteien ein Horrorszenario: Für diejenigen, die mehr Gehalt möchten steht viel auf dem Spiel: Wie sehen die Konsequenzen aus, wenn die Verhandlung scheitert. Soll man so tun als wäre nichts gewesen oder soll man Stärke zeigen und das Unternehmen verlassen?

Aber auch die Arbeitgeberseite ist in keiner optimalen Position. Zumeist verhandeln nicht jene, die Entscheidungen treffen dürfen, sondern die direkten Vorgesetzten werden vorgeschickt, um das Feuer zu löschen und die Forderungen mitzubringen. Diese Partei ist meist nicht geschult, solche Verhandlungen zu führen und hat auch nicht das Pouvoir, Zugeständnisse zu machen.

So geht man diesen Verhandlungen meist so lange wie möglich aus dem Weg. Die Arbeitnehmer:innen werden vertröstet: Man müsse erst das Ende des Wirtschaftsjahres abwarten. Es gab gerade einen Wechsel in der Führungsstruktur und so schnell kann man die neue Führungskraft nicht damit belasten. Die Wirtschaft befindet sich in einer Rezession, man müsse noch warten… So können Jahre vergehen bis Arbeitnehmer:innen zu einer Gehaltsanpassung kommen. (Verwenden Sie statt dem Wort Gehaltserhöhung das Wort Gehaltsanpassung – es suggeriert, dass ihr Gehalt den tatsächlichen Leistungen angepasst werden soll.)

Stark betroffen sind meistens gut ausgebildete jüngere Frauen, die bei Berufseinstieg – damals in einer arbeitsmarktpolitisch schwierigen Zeit – froh überhaupt einen passablen Job ergattert zu haben, die schlechte Einstufung akzeptiert haben. Oft auch in der Hoffnung, dass es nach einem Jahr die Möglichkeit geben würde, nachzuverhandeln.

 

Wann ist nun der beste Moment, nach einer Gehaltsanpassung zu fragen? 

 

Wie immer im Leben, gibt es keinen besten Moment. Auf ihn zu warten würde bedeuten, zu viel Zeit verstreichen zu lassen.

Klassische Momente um eine Gehaltsverhandlung anzustreben wären z.B. wenn ein großes Projekt erfolgreich abgeschlossen wird oder es zu einem Karrieresprung kommt.

Doch so klar ist das meistens nicht: Der Abschluss eines Projekts bedeutet meistens auch eine Phase der Erschöpfung, der Unsicherheit oder des Zwischen-den-Stühlen-sitzens. Meistens ist eine Gehaltsverhandlung zu diesem Zeitpunkt das letzte, an was man denkt.

Eindeutige Beförderungen sind in unserer Arbeitswelt rar geworden. Viel häufiger bekommt man sukzessive Aufgaben und Verantwortlichkeiten hinzu und irgendwann wird eben auch der Jobtitel angepasst. Und schon wieder hat man eine Möglichkeit verpasst.

Eine weitere Möglichkeit ist, den Wunsch nach einer Gehaltsanpassung im jährlichen Mitarbeiter:innengespräch anzusprechen und dort auch gleich einen Folgetermin für eine Gehaltsverhandlung auszumachen.

 

Perfekte Vorbereitung ist absolut notwendig.

Das Wichtigste bei Gehaltsverhandlungen ist dann die Vorbereitung. Niemals sollte man glauben, das wird schon laufen und ohne genauen Plan in die Verhandlungen gehen.

Vor allem auf drei Punkte ist ein besonderes Augenmerk zu legen:

  1. Warum bin ich es wert:Mir muss klar sein, warum ich es wert bin eine Gehaltsanpassung zu bekommen. Die Gründe müssen ausschließlich beruflicher Natur sein und sollten darauf eingehen, wie viele neue Kund:innen, wie viel zusätzlichen Umsatz oder neue Projekte meine Leistung dem Unternehmen gebracht haben.Nur, weil ich in eine teurere Wohnung umgezogen bin oder die Preise allgemein gestiegen sind, sind als Gründe zu wenig für eine größere Gehaltsanpassung.

    Am besten sie notieren sich genau, welche Aufgaben Sie in der letzten Zeit mit Erfolg abgeschlossen haben und wie Sie damit dem Unternehmen genutzt haben.

  1. Was bin ich wert: Überlegen Sie sich genau, wieviel Sie mehr an Gehalt bekommen möchten. Denken Sie im Vorfeld auch darüber nach, ob nicht auch andere Leistungen wie eine größere Weiterbildung oder flexiblere Arbeiterzeiten ein Ziel sein könnten. Welche Zugeständnisse können Sie von Ihrer Seite machen?

  1. Was passiert, wenn nichts passiert: Ganz klar muss auch überlegt werden, wie man sich selbst verhält, wenn der Worst Case eintritt. Bleibt man cool und versucht, weiterzuverhandeln oder haut man auf den Tisch und verlässt wutentbrannt den Raum. Beides kann Effekte nach sich ziehen – nur, welchen will man bezwecken?

 

Doch auch andere Fragen sollte man sich eingehend durch den Kopf gehen lassen:

  • Welches Know-how, welche Erfahrungen und Ausbildungen bringe ich mit?
  • Was steht im Dienstvertrag?
  • Gibt es einen Kollektivvertrag?
  • Wie reagiere ich auf Gegenargumente oder Kritik?
  • Wie sieht meine Gesprächsstrategie aus?
  • Was ist für mich die letzte Konsequenz?

Sie sehen, eine genaue Vorbereitung ist das Um und Auf um das Wunschgehalt zu bekommen.

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Bin ich gut genug um ein Unternehmen zu gründen?

Lesezeit: 4 Minuten

Du bist gut genug!, c: Shutterstock

Als ich vor acht Jahren Menschen in meiner Umgebung erzählte, dass ich plane mich selbständig zu machen, kamen sehr oft dieselben Fragen: Kannst du das überhaupt? Woher bekommst du dann deine Kund*innen? Diese Fragen verunsicherten mich extrem. Zum einen entwickelte ich ein Gefühl, nicht gut genug zu sein, um meine Dienstleistungen anbieten zu dürfen. Nach wie vielen Lebensjahren und abgeschlossenen Ausbildungen ist Frau gut genug, Ihr Wissen auf dem Markt anzubieten? Zum anderen fühlte ich, dass ich etwas zu tun gedachte, dass für eine Frau nicht üblich war.

Leider verfolgte mich dieses Gefühl nicht gut genug zu sein einige Jahre. Bei jedem Rückschlag, bei jedem falschen Weg, den ich einschlug, hörte ich wieder die zweifelnden Fragen. Das Schlimme daran war, dass es mich davon abhielt mich als Unternehmerin zu präsentieren, sichtbar zu werden. Es hinderte mich daran, schneller dorthin zu kommen, wo ich hinwollte – zu einem guten Leben.

 

Wie wird man die Selbstzweifel wieder los?

 

Das waren meine beiden Strategien um meine Selbstzweifel in Griff zu bekommen:

  • Ich katapultierte mich immer wieder und mit vollem Wissen in unmögliche Situationen, die mich selbst herausfordernden. Zum Beispiel meldete ich mich als erste zu Wort, obwohl ich meine Wortmeldung noch gar nicht ganz durchdacht hatte oder ich sagte ein Projekt zu, dass ich nach längerem Nachdenken sicher abgelehnt hätte. Ich stellte mich mit voller Absicht in die erste Reihe. Wichtig war dabei, dass ich wenig Möglichkeit zum Rückzug hatte. Ich musste da also durch. Und das wurde ein Motto von mir: „Augen zu und durch„.
  • Ich beobachtete oft andere, wie sie mit ihren Zweifel und Ängsten umgingen. Ich definierte eine Gruppe von Menschen – vor allem männliche, es waren aber auch einige Frauen dabei -, die sich ohne mit der Wimper zu zucken gerne und oft selbst präsentierten. Und das oft nicht besonders gut. Ich schaute mir gleichzeitig die Reaktion der anderen dazu an: Gar nichts. Wenn diese Art der ständigen Selbstpräsentation jemanden nervte, äußerte sich niemand.

 

Strategien für das „Gut genug“

 

Was ich also tat, ich übte und hörte auf, zu überlegen, was andere von mir denken.

Natürlich gibt es auch heute noch neue und ungewohnte Situationen, in denen ich mich noch immer nicht gut genug fühle. Ich glaube, dass es uns allen immer wieder so geht. Ich habe eine Reihe von guten Beispielen gesammelt, in denen ich die Situationen mit Bravour gemeistert habe. Diese rufe ich mir dann ins Gedächtnis: Was soll schon passieren?

  1. Üben Sie! Wenn Sie bei sich Bereiche gefunden haben, die Ihnen ständig Bauchschmerzen und Fluchtreaktionen auslösen, die aber für Ihren Erfolg wichtig sind, versuchen Sie darin besser zu werden. Gehen Sie bewusst in diese Situationen und lernen Sie!
  2. Relativieren Sie! Gerade zu Beginn einer neuen Tätigkeit kann man nie so gut sein, wie jene, die das bereits seit 10 oder 20 Jahren machen. Vergleichen Sie sich nicht mit den erfahrenen Profis!
  3. Grundsätzlich: Vergleichen Sie sich nicht mit anderen! Sie sind wie Sie sind – mit Ihren Talenten und Erfahrungen, aber auch mit Ihren Schwächen. Ständige Vergleiche lösen bei Ihnen nur Frustration und Selbstzweifel aus.
  4. Vergessen Sie Ihre Perfektion! Wir neigen zur Perfektion, denn überall wird sie uns gezeigt. Das ist aber eine Strategie, die Sie nur verunsichert, aber nicht besser werden lässt. Vergleichen Sie sich nur mich sich selbst und lernen Sie aus Ihren Fehlern!
  5. Hören Sie auf, darüber nachzudenken, was andere über Sie denken. Vermutlich wären wir erstaunt, wie harmlos und banal die anderen über einen denken. Seien Sie authentisch und gehen Sie Ihren Weg. Nur Sie alleine können beeinflussen, wie Ihr Weg verläuft. Was andere über sie denken, liegt nicht in Ihrer Macht.

 

Sie sind gut genug!

Vergessen Sie nicht:

  • Sie haben unzählige berufliche Erfahrungen gesammelt.
  • Sie haben Ausbildungen abgeschlossen.
  • Sie haben eigene Talente und Begabungen.
  • Sie haben eine gute Geschäftsidee.
  • Nur Sie sind, wie Sie sind.
  • Nur Sie können, was Sie können.
  • Nur Sie tun Dinge so, wie Sie sie tun.
  • Der Rest kann erlernt werden!

Fazit: Sie sind gut genug, um ein eigenes Unternehmen zu gründen!

 

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