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Fauxductivity: Wenn Arbeit zur Show wird

Lesezeit: 3 Minuten

Fauxductivity: Wenn Arbeit zur Show wird / Foto von Yan Krukau

Sie kennen sie doch auch – jene Kolleginnen und Kollegen, die egal zu welcher Tageszeit gestresst im Büro herumrennen und klagen, wie viel sie zu tun haben. Und das egal, ob es mitten im Sommer ist oder in der stressigsten Zeit den Jahres vor Weihnachten. Diese Kolleg:innen scheinen ständig beschäftigt, ohne dass deren Aufgabenliste merklich kürzer wird. Sie sitzen daneben und beobachten, und fragen sich, ob Sie selbst alles richtig machen, denn Sie sind gut ausgelastet, aber stehen nicht am Rande der Verzweiflung.

Ich habe mich selbst in den Jahren meines Angestellten-Lebens oft gefragt, warum manche Kolleg:innen immer hektisch herumlaufen und scheinbar nichts auf die Reihe bringen, während man selbst fast schon gemütlich eine nach der anderen Aufgabe abarbeitet. Ich habe es damals auf schlechte Zeiteinteilung und Aufschieberitis (Prokrastination) geschoben. Aber neuerdings hat dieses Phänomen auch einen Namen: Fauxductivity.

 

Was ist Fauxductivity?

Der Begriff setzt sich aus „faux“ (französisch für „unecht“) und „Produktivität“ zusammen. Fauxductivity beschreibt eine Arbeitsrealität, in der geschäftiges Nichtstun wichtiger erscheint als wirkungsvolle Ergebnisse. Betroffene beschäftigen sich mit To-Do-Listen, Kalenderpflege und unzähligen Meetings – am Ende fehlt jedoch der konkrete Output. Studien zeigen, dass viele Menschen subjektiv mehr arbeiten als je zuvor, trotzdem kommen sie nicht wirklich voran.

Das Phänomen ist mittlerweile weit verbreitet: Laut einer aktuellen, repräsentativen Befragung der Jobplattform Monster gaben ein Viertel der Befragten an, regelmäßig Kolleg:innen zu erleben, die scheinbar stark ausgelastet sind – jedoch wenig Substanzielles leisten. In Bezug auf Geschlecht oder Alter zeigen sich allerdings kaum Unterschiede in der Wahrnehmung von Fauxductivity. Männer wie Frauen beobachten zu jeweils 28 Prozent, dass Kolleg:innen Geschäftigkeit vortäuschen.

 

Aktivität mit Leistung verwechseln

Besonders oft tritt Fauxductivity in Organisationen auf, die Aktivität mit Leistung verwechseln. Sichtbarkeit im Unternehmen wird so zur neuen Währung – auch wenn echte Ergebnisse ausbleiben. Laut Studien verbringen Beschäftigte rund 41% ihrer Arbeitszeit mit Tätigkeiten, die keinen echten Wert schaffen, während 68% sagen, ihnen fehle die Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.

 

So erkennen Sie Fauxductivity bei Kolleg:innen und bei sich selbst

Typische Anzeichen dafür, dass Ihre Mitmenschen nur scheinbar fleißig sind, lassen sich leicht beobachten:

  • Viele Meetings, die ins Leere laufen,
  • Perfektionismus bei unwichtigen Details,
  • ständiges Multitasking ohne Abschluss einer Aufgabe,
  • hektisches Hin- und Herlaufen oder
  • exzessives Ausprobieren neuer Tools, ohne dass dies die Arbeit wirklich voranbringt.

Wenn Sie merken, dass Sie selbst ständig beschäftigt sind, aber wenig Greifbares erledigen, lohnt sich ein ehrlicher Selbstcheck:

Fragen Sie sich:

  • Welcher Ihrer Schritte schafft tatsächlich Wert für Ihr Team oder Ihr Unternehmen?

Oft steckt hinter dem Muster keine Faulheit, sondern ungünstige Rahmenbedingungen wie Überlastung, fehlendes Feedback oder ein Zuviel an Ablenkung.

Suchen Sie das Gespräch mit Ihrer Führungskraft. Eine klare Tagesplanung, das Setzen von Prioritäten und Abgrenzung helfen, den Fokus zurückzugewinnen.

Was können Sie konkret gegen Fauxductivity tun?

Der Schlüssel liegt im Wechsel der Perspektive:

  • Richten Sie Ihren Blick auf Ergebnisse statt auf Aufwand.
  • Planen Sie Ihren Tag so, dass Sie Zeit für konzentriertes Arbeiten und Kommunikationspausen haben, am besten sichtbar für Ihr Team.
  • Geben Sie sich bewusst Raum für Feedback und Reflexion, und fordern Sie diese Offenheit auch von Ihrer Führungskraft ein.
  • Haben Sie Mut, unwichtige Aufgaben loszulassen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
  • Wenn offene Gespräche nichts ändern und Ihr Arbeitsumfeld keine Entwicklung zulässt, darf auch ein Jobwechsel in Erwägung gezogen werden.

 

Weiterführende Links:

Haben Sie Fauxductivity bei sich erkannt?
Möchten Sie das mit besserer Zeitplanung und Prioritätensetzung verändern?

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Prokrastination: Warum schieben wir so gerne auf?

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Aufschieben von Aufgaben

Schieben Sie auch so gerne unliebsame Aufgaben auf? Wir haben alle Dinge, die wir gerne aufschieben und hoffen, dass sie später leichter von der Hand gehen oder vielleicht auch ganz verschwinden. Ist es das unangenehme Telefonat mit einem Kollegen, der längst überfällige Familienbesuch, das Lernen für eine wichtige Prüfung oder gar die Steuererklärung – wie sagen uns sehr gerne: „Das erledige ich später!“

Ich habe eine gute Nachricht für Sie: Sie sind damit aber nicht alleine!
Laut einer Studie schieben nur zwei Prozent der Erwachsenen niemals auf. Dabei sind aber Jugendliche mehr davon betroffen als ältere Menschen.

Doch was genau soll besser werden – und warum fällt es uns so schwer, einfach anzufangen?

 

Doch was ist Prokrastination oder Aufschieberitis?

Der Fachbegriff für dieses Verhalten lautet Prokrastination, abgeleitet vom lateinischen procrastinatio – Aufschub, Vertagung.

Wer prokrastiniert, tut nicht, was zu tun ist. Ein anschauliches Bild dafür ist ein Schütze, der absichtlich am Ziel vorbeischießt und sich lieber mit nebensächlichen Dingen beschäftigt.

Wissenschaftlich definiert ist Prokrastination das irrationale Verzögern und Unterlassen von beabsichtigten Handlungen, trotz des Wissens um mögliche negative Konsequenzen. Dabei geht es nicht um Faulheit, sondern um ein ernsthaftes Problem der Selbststeuerung.

 

Wie äußert sich Prokrastination konkret?

Typische Symptome sind

  • das ständige Aufschieben des Arbeitsbeginns,
  • das Verpassen von Fristen und
  • das Scheitern an kontinuierlicher Bearbeitung von Aufgaben.

Stattdessen widmen wir uns nebensächlichen Tätigkeiten wie dem Aufräumen des Schreibtische oder das Putzen der Küche. wer kennt das nicht, dass während der Prüfungszeit in der Ausbildung die Küche immer vor Sauberkeit gefunkelt hat. Seit einigen Jahren vertreiben wir uns auch gerne die Zeit in den Sozialen Medien um den unliebsamen Aufgaben zu entgehen.

Dahinter stehen häufig Flucht- oder Vermeidungsstrategien, mit denen unangenehme Gefühle verdrängt werden. Die Folge ist, dass wichtige Dinge zu spät oder gar nicht erledigt werden – und das zieht Konsequenzen nach sich, wie etwa weniger beruflichen Erfolg, höhere Stressbelastung oder zwischenmenschliche Schwierigkeiten.

 

Wie weit verbreitet ist das Aufschieben?

Prokrastination ist ein Alltagsphänomen: Nur etwa zwei Prozent der Menschen geben an, niemals aufzuschieben. Jeder fünfte Erwachsene bezeichnet sich selbst als chronische:r Prokrastinierer:in. Besonders betroffen sind Studierende – etwa 50 Prozent berichten von ernsthaften Problemen im Studium durch ständiges Aufschieben. Die Auswirkungen sind vielfältig: weniger Erfolg, mehr Sorgen, Schuldgefühle und ein geringeres Einkommen. Studien belegen außerdem, dass Prokrastination oft eine stabile Eigenschaft ist – auch genetische Einflüsse spielen dabei eine Rolle.

 

Was sind die Ursachen?

Die Wissenschaft unterscheidet drei Ursachenbereiche:

  • persönliche Eigenschaften,
  • Merkmale der Aufgabe und
  • die konkrete Situation.

Besonders gefährdet sind jüngere Menschen, Personen mit schwacher Impulskontrolle, niedriger Frustrationstoleranz oder depressiver Stimmung. Wer wenig an sich glaubt, schnell Langeweile verspürt oder Ablenkung sucht, ist ebenfalls anfälliger. Schutzfaktoren sind dagegen Selbstwirksamkeit, Gewissenhaftigkeit und ein hohes Maß an Leistungsmotivation – an vielen dieser Faktoren lässt sich gezielt arbeiten.

 

Was begünstigt Aufschieben im Alltag?

Auch die Art der Aufgabe spielt eine wichtige Rolle: Langfristige Ziele, wenig Abwechslung, kaum Rückmeldung – all das senkt die Motivation. Sofort belohnende Alternativen wie Gaming, Social Media oder Putzen wirken dagegen verlockend.

Auch die Umgebung beeinflusst unser Verhalten: Wer in einem ablenkungsreichen Umfeld lebt oder kaum Unterstützung für Leistungsziele erfährt, tut sich schwer mit fokussiertem Arbeiten.

Die gute Nachricht: An der Gestaltung von Aufgaben und Umgebungen kann man oft viel verändern – etwa durch Zwischenziele, Rückmeldung oder eine strukturierte Tagesplanung.

 

Zwei Tipps gegen das Aufschieben

 

Tipp 1: Große Aufgaben in Teilschritte und erreichbare Etappen unterteilen

Ein häufiger Grund für Prokrastination ist, dass Aufgaben zu groß, zu komplex oder zu weit in der Zukunft liegende Ergebnisse versprechen. Unser Gehirn reagiert auf solche „riesigen Brocken“ mit Überforderung oder Unsicherheit – ein perfekter Nährboden für das Aufschieben. Deshalb hilft es enorm, eine große Aufgabe in viele kleine, überschaubare Teilschritte aufzuteilen.

Statt „Ich muss die Seminararbeit schreiben“ könnte die erste Schritte lauten: „Thema eingrenzen“, dann „Literatur suchen“, „Gliederung schreiben“, „Einleitung formulieren“ und so weiter. Jeder einzelne Schritt sollte so konkret und klein sein, dass man sich sagt: Das kann ich jetzt sofort machen. Wenn Sie bei jedem Schritt zusätzlich ein kleines Teilergebnis formulieren – z. B. „Ich habe drei brauchbare Quellen gefunden“ oder „Ich habe eine Gliederung erstellt“ –, entsteht ein Gefühl von Fortschritt und Kontrolle. So wird aus einem unübersichtlichen Projekt eine Serie machbarer Etappen. Wer regelmäßig solche kleinen Erfolge erlebt, bleibt motivierter und kommt langfristig besser voran.

Tipp 2: Mit der Pomodoro-Technik leichter ins Tun kommen

Ein weiterer hilfreicher Ansatz gegen das Aufschieben ist die sogenannte Pomodoro-Technik. Sie nutzt die Erkenntnis, dass unser Gehirn in kurzen, konzentrierten Intervallen besonders leistungsfähig ist. Der Name stammt von einer Küchenuhr in Tomatenform (Pomodoro = Tomate auf Italienisch), mit der der Entwickler Francesco Cirillo arbeitete.

Die Methode funktioniert so: sie stellen sich einen Timer auf 25 Minuten und arbeiten in dieser Zeit fokussiert an einer einzigen Aufgabe – ohne Ablenkung. Danach gönnen Sie sich fünf Minuten Pause. Diese Zeitspanne ist kurz genug, um auch bei geringer Motivation den Einstieg zu schaffen – „25 Minuten, das schaffe ich“ –, aber lang genug, um ein gutes Stück voranzukommen.

Nach vier solchen Arbeitsblöcken folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Wichtig ist, dass Sie sich in dieser Zeit nur der geplanten Aufgabe widmen. Sie können die Pomodoro-Technik mit Zettel und Uhr umsetzen oder mithilfe spezieller Apps. Der große Vorteil: Sie tricksen Ihr Aufschiebeverhalten aus, kommen schnell ins Tun und bauen dabei die Hürde des Anfangens systematisch ab.

 

Weiterführende Links:

Schieben Sie wichtige Aufgaben auf?
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Wertschätzung – der größte Motivator in der Arbeitswelt

Lesezeit: 4 Minuten

Wertschätzung – der größte Motivator in der Arbeitswelt

In meiner Coaching-Praxis sitzen immer wieder und immer mehr Menschen vor mir, die ihren Job wechseln wollen. Sie erzählen mir, dass sie von ihren Vorgesetzten nicht gehört und gesehen werden, dass sie wie Arbeitsbienen ohne Ansprüche behandelt werden und ihre Ideen und Vorschläge ignoriert werden. Immer häufiger sind nicht bessere Bezahlung, Karrierechancen oder neue Herausforderungen Gründe für einen Jobwechsel, sondern der Mangel an Wertschätzung.

 

Wertschätzung als Top-Motivator

Wo auch immer Menschen zusammenarbeiten – in Top-Unternehmen der Privatwirtschaft, im öffentlichen Dienst oder in NGO’s – Wertschätzung ist das, was uns am stärksten motiviert. Und doch ist sie in der Praxis Mangelware.

So klagen 32 Prozent aller Mitarbeiter:innen, dass sie keine oder nur geringe Wertschätzung bekommen und fehlende Anerkennung ist der zweithäufigste Grund für einen Jobwechsel.

Ein Defizit an Wertschätzung führt die meisten Umfragen zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz an. Die Resultate liegen auf der Hand: Stress, häufige Krankheitstage, „Dienst nach Vorschrift“, verringerte Produktivität und mangelndes Engagement.

 

Was ist Wertschätzung?

Wertschätzung ist die positive Bewertung eines anderen Menschen. Sie gründet auf einer inneren Haltung anderen gegenüber. Wertschätzung betrifft einen Menschen als Ganzes, sein gesamtes Wesen. 

Sie ist unabhängig von Taten oder Leistungen, auch wenn diese die subjektive Einschätzung der Wertschätzung beeinflussen. Wertschätzung ist verbunden mit Respekt, Wohlwollen und Anerkennung. Sie drückt sich aus in Zugewandtheit, Interesse, Aufmerksamkeit und Freundlichkeit. 

Wertschätzung geht über ein gelegentliches Lob hinaus. Sie ist eine Haltung – geprägt von Respekt, Aufmerksamkeit und echtem Interesse am Gegenüber. Studien zeigen, dass wertgeschätzte Menschen gesünder, motivierter, kooperativer und widerstandsfähiger sind. 

Wertschätzung bestimmt maßgeblich, ob wir gerne arbeiten und unser Bestes geben. Wertgeschätzte Menschen leben und arbeiten gesünder, einfallsreicher, kooperativer und Konfliktfähigkeit und widerstehen besser Stress und Unsicherheiten. Dabei ist sie der nachhaltigste Motivator im Berufsleben – weit wirkungsvoller als Boni, Titel oder Gehaltserhöhungen. Sie berührt die Grundbedürfnisse von uns Menschen: gesehen, gehört und als Person respektiert zu werden.

Arbeit, die sich an unseren Bedürfnissen orientiert, ist längst kein Luxus mehr, sondern wesentlich für den geschäftlichen Erfolg. Eine menschenzentrierte Arbeitsweise ist daher ebenso geboten wie ein Gewinn für alle: ein freundliches Erfordernis. Eine Aufmunterung kann uns stärker motivieren als sein als eine Prämie. Der mitgebrachte Kaffee kostet weniger und schlägt dennoch das inkludierte Verkehrsticket. Anerkennung selbst in unscheinbaren Formen sticht meist klassische Belohnungen aus. 

Eine aufrichtige, gelebte Wertschätzung schafft Vertrauen. Und genau dieses Vertrauen ist das Fundament einer gesunden Unternehmenskultur. Wenn Führungskräfte ihren Mitarbeiter:innen von Anfang an Vertrauen entgegenbringen, statt es sich erst „verdienen“ zu lassen, entsteht Raum für Eigenverantwortung, Kreativität und Lernbereitschaft. In einem solchen Klima dürfen Fehler gemacht und Ideen offen ausgesprochen werden – das stärkt nicht nur das Team, sondern auch die Innovationskraft der Organisation.

 

Doch wie zeigt sich Wertschätzung im Alltag?

Es sind oft die kleinen Gesten mit großer Wirkung: ein echtes „Danke“, ein interessierter Blick, aufmerksames Zuhören oder das ehrliche Einholen einer Meinung. Besonders wichtig: Wertschätzung muss regelmäßig, konkret und persönlich sein – und nicht an Bedingungen geknüpft. „Net g’schimpft, ist g’lobt gnua“ war gestern. Heute wissen wir: Feedback ist kein Luxus, sondern ein zentraler Führungsauftrag.

Natürlich fällt das nicht immer leicht. Zeitmangel, Stress oder eigene Unsicherheiten sind echte Hürden. Doch wer sich Wertschätzung zur Gewohnheit macht, wird bald ihre positive Rückwirkung erleben – nicht nur auf das Team, sondern auch auf sich selbst. Eine wertschätzende Grundhaltung wirkt entlastend, klärend und motivierend – auf allen Ebenen.

Fünf einfache Wege, wie Sie Wertschätzung im Alltag leben können:

  1. Hören Sie wirklich zu. Nehmen Sie sich in Gesprächen Zeit, unterbrechen Sie nicht sofort, fragen Sie stattdessen nach. Echtes Zuhören ist der direkteste Ausdruck von Respekt.

  2. Loben Sie konkret. Sagen Sie nicht einfach „Gut gemacht“, sondern benennen Sie genau, was Ihnen gefallen hat: „Du hast die Präsentation klar strukturiert und ruhig vorgetragen.“

  3. Zeigen Sie Interesse. Fragen Sie nach Meinungen und Bedürfnissen Ihrer Kolleg:innen. Und hören Sie offen zu – nicht nur, wenn Sie zustimmen.

  4. Feiern Sie kleine Erfolge. Auch scheinbar banale Meilensteine verdienen Beachtung. Das motiviert und stärkt das Miteinander.

  5. Seien Sie transparent und verlässlich. Ihre Teammitglieder sollen wissen, woran sie mit Ihnen sind. Sagen Sie, was Sie tun – und tun Sie, was Sie sagen.

Wertschätzung beginnt im Kleinen, entfaltet aber eine große Wirkung. Sie ist kein nettes Extra, sondern ein Muss für gesunde, erfolgreiche Zusammenarbeit. Und das Beste: Sie kostet nichts – außer ein wenig Aufmerksamkeit und den Mut zur Menschlichkeit.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Lösung Ihres Konflikts

Lesezeit: 5 Minuten

Anleitung zur Konfliktlösung. Pixabay / Tumisu

Konflikte am Arbeitsplatz sind vorprogrammiert. Oft scheint die „Arbeit-)Welt an einem Tag noch in Ordnung und am nächsten Tag befindet man sich mitten in einem Konflikt. Man wundert sich, wie das so schnell gehen konnte und wie es überhaupt so weit kam.

Der österreichische Konfliktforscher Friedrich Glasl hat ein Modell entwickelt, das den Verlauf von Konflikten in neun Eskalationsstufen unterteilt. Diese Stufen helfen zu verstehen, wie Konflikte eskalieren und wann sie noch intern gelöst werden können. Er sagt, dass in den ersten drei Konfliktstufen die Konfliktparteien die Situation noch alleine bzw. mit einer vertrauten Person ohne Zuziehung von externen Expertinnen lösen können.

In dieser Anfangsphase des Konflikts, der Verhärtung, entstehen erste Meinungsverschiedenheiten, die jedoch noch keine größere Bedrohung darstellen. Die Konfliktparteien sind sich der Differenzen bewusst, aber die Kommunikation ist noch offen und konstruktiv. In dieser Phase kann der Konflikt durch direkte Kommunikation und ein klärendes Gespräch leicht gelöst werden.

Der Konflikt verschärft sich in Stufe 2, der Polarisierung und Debatte, und die Meinungsverschiedenheiten werden deutlicher. Jede Partei beginnt, ihre Position zu verteidigen und die Gegenseite als Gegner:in zu betrachten. Es kommt vermehrt zu emotionalen Auseinandersetzungen, und die Wahrscheinlichkeit einer Eskalation steigt. Auch in dieser Phase kann eine Vermittlung durch eine neutrale Person, wie eine Führungskraft oder ein Mediator, helfen, den Konflikt intern zu lösen.

In der dritten Phase der Taten statt Worte treten die verbalen Auseinandersetzungen in den Hintergrund, und es folgen Handlungen. Die Konfliktparteien beginnen, die Position des anderen aktiv zu sabotieren oder zu untergraben. Hier wird es zunehmend schwieriger, den Konflikt ohne externe Hilfe zu lösen. Es besteht jedoch noch die Möglichkeit, durch intensive Mediation oder Schlichtung einzugreifen, bevor der Konflikt weiter eskaliert.

Ab Stufe 4 (Images und Koalitionen)  ist der Konflikt so weit eskaliert, dass eine interne Lösung äußerst schwierig wird. In diesen Phasen kann es notwendig sein, externe Expert:innen oder Mediator:innen beizuziehen, um den Konflikt zu entschärfen.

 

Vorgehensweise der Konfliktlösung

So können Sie vorgehen, um einen Konflikt, in dem Sie selbst selbst involviert sind, zu lösen:

Schritt 1: Selbstreflexion und Vorbereitung
Bevor Sie den Konflikt ansprechen, ist es wichtig, sich selbst zu reflektieren.

  • Identifizieren Sie Ihre Gefühle und Bedürfnisse: Was genau stört mich? Welche Gefühle löst der Konflikt in mir aus? Was brauche ich, um den Konflikt zu lösen?
  • Überlegen Sie sich Ihr Ziel: Was möchte ich durch das Gespräch erreichen? Geht es mir darum, das Problem zu lösen, eine Entschuldigung zu erhalten oder das Arbeitsverhältnis zu verbessern?
  • Erkennen Sie Ihre eigene Rolle: Reflektieren Sie ehrlich über Ihren eigenen Anteil am Konflikt. Habe ich vielleicht durch mein Verhalten oder meine Worte den Konflikt verschärft?

 

Schritt 2: Den richtigen Zeitpunkt und Ort wählen
Der Erfolg eines Konfliktgesprächs hängt stark von den äußeren Umständen ab.

  • Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt: Suchen Sie nach einem Moment, in dem beide Parteien ruhig und nicht unter Zeitdruck sind.
  • Finden Sie einen neutralen Ort: Der Ort des Gesprächs sollte neutral sein, also weder der Arbeitsplatz noch ein Raum, in dem sich eine Partei besonders „zu Hause“ fühlt. Das Gespräch sollte auch nicht „zwischen Tür und Angel“ stattfinden. Ein ruhiges Büro oder ein Meetingraum kann ideal sein.

 

Schritt 3: Das Gespräch initiieren
Gehen Sie proaktiv auf die andere Person zu, um das Gespräch zu beginnen.

  • Sprechen Sie die Person direkt an: Beginnen Sie das Gespräch freundlich, z.B. „Ich würde gerne über etwas sprechen, das mir auf dem Herzen liegt. Hast du kurz Zeit?“
  • Vermeiden Sie Vorwürfe: Formulieren Sie Ihr Anliegen in „Ich-Botschaften“ statt „Du-Botschaften“, z.B. „Ich habe das Gefühl, dass…“ statt „Du machst immer…“.

 

Schritt 4: Das Problem benennen und Perspektiven austauschen
Im Hauptteil des Gesprächs geht es darum, das Problem klar zu benennen und die Sichtweisen auszutauschen.

  • Beschreiben Sie das Problem sachlich: Erklären Sie, was Sie stört, ohne die andere Person anzugreifen. Zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass wir in letzter Zeit öfter Missverständnisse haben, die unsere Zusammenarbeit erschweren.“
  • Hören Sie aktiv zu: Geben Sie der anderen Person die Gelegenheit, ihre Sichtweise darzulegen. Hören Sie aufmerksam zu, unterbrechen Sie nicht und zeigen Sie Verständnis, auch wenn Sie nicht zustimmen.
  • Vermeiden Sie Eskalation: Wenn die Emotionen hochkochen, bleiben Sie ruhig und sachlich. Es kann hilfreich sein, eine kurze Pause einzulegen, um die Situation zu beruhigen.

 

Schritt 5: Gemeinsam Lösungen entwickeln
Nachdem beide Seiten ihre Perspektiven ausgetauscht haben, geht es darum, Lösungen zu finden.

  • Fokussieren Sie sich auf das gemeinsame Ziel: Arbeiten Sie zusammen darauf hin, eine Lösung zu finden, die für beide Seiten akzeptabel ist. Frage z.B. „Was könnten wir tun, um in Zukunft besser zusammenzuarbeiten?“
  • Seien Sie offen für Kompromisse: Seien Sie bereit, Kompromisse einzugehen, wenn es nötig ist. Eine Lösung muss nicht perfekt sein, sondern für beide Seiten akzeptabel.

 

Schritt 6: Vereinbarungen treffen
Sobald eine Lösung gefunden ist, sollte diese klar festgehalten werden.

  • Klare Absprachen treffen: Definieren Sie, wer was tun wird und bis wann. Beispielsweise: „Wir vereinbaren, dass wir uns künftig einmal pro Woche kurz absprechen, um Missverständnisse zu vermeiden.“
  • Verbindlichkeit schaffen: Bestätigen Sie die getroffene Vereinbarung und stellen Sie sicher, dass beide Seiten sich daran halten werden.

 

Schritt 7: Nachverfolgen und Feedback geben
Ein einmaliges Gespräch reicht oft nicht aus, um einen Konflikt nachhaltig zu lösen.

  • Überprüfen Sie die Umsetzung: Nach einer angemessenen Zeitspanne (z.B. nach ein bis zwei Wochen) sollten Sie überprüfen, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt wurden und ob sie wirken.
  • Feedback einholen: Fragen Sie die andere Person, wie sie die aktuelle Situation einschätzt, und geben Sie auch selbst Rückmeldung, ob Sie eine Verbesserung bemerkt haben.

 

Schritt 8: Falls nötig, externe Hilfe einholen
Wenn der Konflikt trotz aller Bemühungen nicht gelöst wird, kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung hinzuzuziehen.

  • Mediation: Eine neutrale dritte Person, wie ein:e Mediator:in oder eine Führungskraft, kann helfen, den Konflikt zu moderieren und eine Lösung zu finden.
  • Weiterführende Maßnahmen: In schwerwiegenden Fällen könnte es notwendig sein, die Personalabteilung oder andere offizielle Stellen einzuschalten.

 

 

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Produktivität statt Panik: Zeitmanagement für Vielbeschäftigte

Lesezeit: 7 Minuten

Produktivität statt Panik: Zeitmanagement für Vielbeschäftigte

Das E-Mail-Postfach platzt aus allen Nähten, ein Termin jagt den nächsten, das Handy klingelt gefühlt alle zwei Minuten, und am Ende des Tages hat man das vage Gefühl, nur die Kaffeemaschine produktiv genutzt zu haben. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann willkommen im Club der „Busy Bees“, wo der Arbeitstag zur rasanten Achterbahnfahrt wird – nur ohne Sicherheitsgurt und mit viel zu wenig Pausen.

 

Aber warum geraten wir immer wieder in diesen Chaos-Strudel?

In unserer schnelllebigen Arbeitswelt sind viele Menschen mit einer Fülle an Aufgaben und ständigen Unterbrechungen konfrontiert. Wir jonglieren Termine, E-Mails und To-Do-Listen wie Zirkusartist:innen. Oft fehlt es an klaren Strukturen und Prioritäten, was dazu führt, dass man sich leicht in unwichtigen Tätigkeiten verliert. Doch was dabei oft auf der Strecke bleibt, ist das, was wirklich zählt: das Gefühl, am Ende des Tages etwas Substanzielles geschafft zu haben. Um aus diesem Kreislauf auszubrechen und wieder Herr oder Frau über den eigenen Kalender zu werden, braucht es ein effektives Zeitmanagement. Eine bewährte Methode, um den Überblick zu behalten und produktiver zu arbeiten, ist die Wochenplanung.

 

Wochenplanung: Struktur für die Arbeitswoche

Eine strukturierte Wochenplanung ist der Schlüssel, um den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten und Prioritäten klar zu setzen. Der Vorteil einer Wochenplanung liegt darin, dass sie Ihnen ermöglicht, nicht nur den Tag, sondern auch die gesamte Woche im Blick zu haben. Dies hilft dabei, Aufgaben sinnvoll zu verteilen und Engpässe zu vermeiden.

Warum aber sollten Sie nur etwa 60 Prozent Ihrer Zeit verplanen?

Der Grund liegt darin, dass unvorhergesehene Aufgaben und Unterbrechungen in der Regel einen erheblichen Teil Ihres Arbeitstages ausmachen. Wenn Sie Ihre Woche zu dicht planen, bleibt wenig Raum für Flexibilität, was zusätzlichen Stress verursacht. Indem Sie nur 60 Prozent der verfügbaren Zeit fest verplanen, schaffen Sie sich Puffer für spontane Aufgaben und vermeiden Überlastung. Wichtig ist auch, dass Sie in Ihrer Planung sowohl dringende als auch wichtige Aufgaben berücksichtigen und Zeiten für konzentriertes Arbeiten festlegen.

 

Zeitmanagement-Techniken: Fünf Methoden für mehr Produktivität

Um die Wochenplanung erfolgreich umzusetzen und effizienter zu arbeiten, gibt es verschiedene Zeitmanagement-Techniken, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben besser zu strukturieren und Ihre Zeit optimal zu nutzen.

 

1. Lee-Harvey-Methode

Die Lee-Harvey-Methode, benannt nach dem US-amerikanischen Management-Experten Lee Harvey, zielt darauf ab, den Tag in drei Teile zu gliedern: Morgens erledigen Sie die wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern. Mittags folgen Aufgaben mittlerer Priorität, und am Nachmittag widmen Sie sich den leichteren Aufgaben, die weniger geistige Energie erfordern. Das Ziel dieser Methode ist es, Ihre produktivsten Stunden des Tages für die wichtigsten Aufgaben zu nutzen und so den Grundstein für einen erfolgreichen Arbeitstag zu legen.

Und so gehen Sie es an:

Schritt 1: Teilen Sie Ihren Tag in drei Abschnitte: Morgen, Mittag und Nachmittag.

Schritt 2: Identifizieren Sie die wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern. Diese Aufgaben planen Sie für den Vormittag ein, da Ihre Energie und Konzentration zu dieser Zeit am höchsten sind.

Schritt 3: Für den Mittag planen Sie Aufgaben mittlerer Priorität ein. Diese sollten weniger geistige Anstrengung erfordern, aber dennoch wichtig sein.

Schritt 4: Am Nachmittag widmen Sie sich den leichteren Aufgaben, die weniger Konzentration benötigen. Dazu gehören Routinearbeiten oder administrative Tätigkeiten.

Schritt 5: Überprüfen Sie am Ende des Tages, ob die Aufgaben nach Priorität und Schwierigkeitsgrad gut verteilt waren, und passen Sie gegebenenfalls Ihre Planung für den nächsten Tag an.

 

2. Eat the Frog

Der Begriff „Eat the Frog“ geht auf ein Zitat zurück, das Mark Twain zugeschrieben wird: „Wenn du morgens als Erstes einen lebenden Frosch isst, kannst du den Rest des Tages sicher sein, dass dir nichts Schlimmeres mehr passiert.“ Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet dies, dass Sie die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages gleich zu Beginn erledigen sollten. Indem Sie den „Frosch“ zuerst „essen“, beseitigen Sie den größten Stressfaktor und können den Rest des Tages mit einem Gefühl der Erleichterung und Produktivität angehen.

Schritt 1: Beginnen Sie Ihren Tag mit einer kurzen Prioritätenliste. Identifizieren Sie die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages – das ist Ihr „Frosch“.

Schritt 2: Nehmen Sie sich vor, diese Aufgabe als Erstes zu erledigen, noch bevor Sie andere Aufgaben oder Tätigkeiten angehen.

Schritt 3: Setzen Sie sich ein klares Ziel, diese Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb einer bestimmten Zeitspanne abzuschließen.

Schritt 4: Sobald die Aufgabe erledigt ist, genießen Sie das Gefühl der Erleichterung und machen Sie mit weniger anspruchsvollen Aufgaben weiter.

Schritt 5: Wiederholen Sie diesen Prozess jeden Morgen, um kontinuierlich die schwierigsten Aufgaben zu bewältigen und Stress abzubauen.

 

3. Timeboxing

Timeboxing ist eine Methode, bei der Sie für jede Aufgabe im Voraus eine bestimmte Zeitspanne festlegen. Die Idee stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, wird aber mittlerweile in vielen Bereichen angewendet. Durch das Setzen von festen Zeitrahmen (Boxen) zwingen Sie sich dazu, fokussiert und effizient zu arbeiten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, beenden Sie die Aufgabe oder evaluieren, wie viel Zeit noch benötigt wird. Das Ziel ist es, Prokrastination zu vermeiden und die verfügbare Zeit optimal zu nutzen.

Schritt 1: Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie am Tag erledigen möchten.

Schritt 2: Schätzen Sie für jede Aufgabe die Zeit, die Sie dafür benötigen, und legen Sie für jede Aufgabe einen festen Zeitrahmen fest (zum Beispiel 30 Minuten für E-Mails, 2 Stunden für ein Projekt).

Schritt 3: Tragen Sie diese Zeitrahmen in Ihren Kalender oder Ihr Planungstool ein.

Schritt 4: Arbeiten Sie fokussiert an der Aufgabe, bis der Timer oder die Zeitbox abläuft.

Schritt 5: Wenn die Zeit abgelaufen ist, beenden Sie die Aufgabe oder evaluieren Sie, ob zusätzliche Zeit benötigt wird. Passen Sie gegebenenfalls Ihre nächste Zeitbox an.

Schritt 6: Machen Sie nach jeder Zeitbox eine kurze Pause, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen.

 

4. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt und ist eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden. Sie basiert auf der Idee, in kurzen, intensiven Arbeitsphasen zu arbeiten, gefolgt von kurzen Pausen. Benannt wurde diese Technik nach der Küchenuhr in Form einer Tomate, die im Haushalt von Cirillo zu finden war. Ein klassischer Pomodoro besteht aus 25 Minuten konzentrierter Arbeit, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Das Ziel der Pomodoro-Technik ist es, die Konzentration zu maximieren und gleichzeitig regelmäßige Erholungsphasen einzubauen, um die geistige Erschöpfung zu minimieren.

Schritt 1: Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie erledigen möchten.

Schritt 2: Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein – das ist Ihr erster „Pomodoro“.

Schritt 3: Arbeiten Sie konzentriert an der Aufgabe, bis der Timer klingelt.

Schritt 4: Machen Sie eine 5-minütige Pause, um sich zu erholen.

Schritt 5: Nach vier Pomodori (insgesamt 100 Minuten Arbeit und 15 Minuten Pause) machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Schritt 6: Wiederholen Sie diesen Zyklus, bis Ihre Aufgabe abgeschlossen ist oder Ihr Arbeitstag endet.

 

5. Ivy-Lee-Methode

Die Methode wurde nach dem amerikanischen Unternehmensberater Ivy Lee benannt, der sie Anfang des 20. Jahrhunderts für die Produktivitätssteigerung in großen Unternehmen entwickelte. Die Methode ist bemerkenswert für ihre Einfachheit und Effizienz. Die Ivy-Lee-Methode zielt darauf ab, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben des Tages zu richten und Ablenkungen zu minimieren. Sie hilft, Prioritäten klar zu setzen und systematisch abzuarbeiten.

Schritt 1: Am Ende des Arbeitstages: Schreiben Sie die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Wichtig ist, dass Sie sich auf genau sechs Aufgaben beschränken – nicht mehr und nicht weniger.

Schritt 2: Ordnen Sie die sechs Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit. Die wichtigste Aufgabe steht an erster Stelle, die am wenigsten wichtige an letzter Stelle.

Schritt 3: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit der ersten Aufgabe auf der Liste. Arbeiten Sie an dieser Aufgabe so lange, bis sie abgeschlossen ist, bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen.

Schritt 4: Gehen Sie die Liste Punkt für Punkt durch, ohne zu einer anderen Aufgabe überzugehen, bevor die aktuelle abgeschlossen ist.

Schritt 5: Wenn am Ende des Tages noch Aufgaben übrig bleiben, übertragen Sie diese auf die Liste für den nächsten Tag. Dann fügen Sie neue Aufgaben hinzu, um wieder sechs Aufgaben zu haben.

Schritt 6: Wiederholen: Wiederholen Sie diesen Prozess jeden Tag.

 

Ein gutes Zeitmanagement beginnt mit einer durchdachten Wochenplanung und kann durch den Einsatz effektiver Techniken noch weiter verbessert werden. Jede der vorgestellten Methoden hat ihre eigenen Stärken und lässt sich je nach individueller Arbeitsweise und den spezifischen Anforderungen des Tages anpassen. Indem Sie diese Techniken in Ihren Alltag integrieren, können Sie nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern auch Stress reduzieren und wieder die Kontrolle über Ihren Arbeitstag gewinnen.

 

Weiterführende Links zum Zeitmanagement:

Ab jetzt gibt es keine Ausrede mehr, wenn es ums Planen geht!
Laden Sie meinen neu überarbeiteten Wochenplaner hier kostenfrei herunter!

Was kann der Wochenplaner:
* Einteilung der Aufgaben nach Wochentagen
* Prioritäten festlegen nach Eisenhower
* Worauf achte ich in dieser Woche.
* Darauf darf ich nicht vergessen!
* Das tu ich diese Woche für mich!

Ganz einfach hier downloaden!
http://andreakern.net/wochenplaner-kostenlos

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Was tun gegen Chaos im Home-Office?

Lesezeit: 3 Minuten

Und plötzlich ist es passiert: Anstatt mit den Kolleg*innen im modernen Großraumbüro sitzt man nun in Jogginghose mit dem Notebook am Küchentisch und versucht zu arbeiten. Es ist laut und die Wohnung ist ein Chaos. Anstatt zu lernen toben die Kleineren lautstark durch die Wohnung. Der Größere schmollt, weil er seine neue Freundin nicht sehen darf. Dem Göttergatten ist in der Kurzarbeit langweilig und er denkt laut über das Mittagessen nach. Wie soll man nur arbeiten in diesem Chaos?

 

Chaos als neue Struktur

Seit mehr als einem Monat arbeiten viele Angestellte wegen der Corona-Pandemie im Home-Office. Viele haben sich an das neue Arbeiten gewöhnt, doch bei den meisten ist das Chaos zur neuen Struktur geworden. Man hat sich mittlerweile daran gewöhnt, dass immer dann, wenn eine Videokonferenz ansteht Streit beim Nachwuchs entbrennt und man den Arbeitsplatz mit Legosteinen oder der Katze teilen muss.

 

Doch wie kann man das alles unter einen Hut bringen?

… die Kinder, die zu Hause lernen sollen, sich überfordert fühlen und zudem nicht ins Freie zu ihren FreundInnen dürfen?

… die eigene Arbeit, die nur deshalb, weil man gemütlich zu Hause sitzt, nicht weniger oder leichter geworden ist?

… den Partner / die Partnerin, die auch im Home-Office arbeiten soll, aber eigentlich keinen Platz hat?

… oder den Partner / die Partnerin, die gerade den Job verloren hat und frustriert auf der Couch sitzt und sich dem Serienmarathon hingibt?

 

Ich habe fünf Tipps zusammengestellt, wie man dem Home-Office Struktur geben und das Chaos eindämmen kann:

 

1. Geben Sie Ihrem Home-Office eine räumliche Struktur.

Gestalten Sie in der Wohnung einen eigenen Arbeitsplatz, an dem Sie möglichst ungestört sind und genügend Platz für Ihr Notebook und Ihre Unterlagen haben. Das kann natürlich nicht immer ein eigener Raum sein, eine Ecke im Wohn- oder Schlafzimmer reicht auch aus. Vermeiden Sie es auf jeden Fall auf der Couch oder im Bett zu arbeiten.

Wenn Sie nun an Ihrem Arbeitsplatz sitzen, ist das Signal für alle anderen Familienmitglieder, dass Sie arbeiten und nicht gestört werden dürfen.

 

2. Geben Sie dem Home-Office eine zeitliche Struktur.

Arbeiten Sie nicht rund um die Uhr, sondern halten Sie sich an eine fixe Tagesstruktur: Starten Sie den Tag zu einem bestimmten Zeitpunkt am Morgen, machen Sie regelmäßig Pausen und beginnen Sie pünktlich Ihren Feierabend. Die Nähe zum Arbeitsplatz verleitet nämlich dazu, dass man auch schnell einmal spätabends oder am Wochenende das Notebook aufklappt und E-Mails beantwortet. Auf Dauer tun Sie sich damit aber nichts Gutes, da sie Ihre eigenen Erholungszeit damit beschneiden. Nutzen Sie die täglichen Lernzeiten der Kinder um in dieser Zeit jene Arbeiten zu erledigen, die Ruhe benötigen. An die täglich gleichen Beginn- und Endzeiten des Arbeitstages gewöhnen sich auch die anderen Familienmitglieder nach einer gewissen Zeit.

 

3. Ablenkungen vermeiden

Gerade das Home-Office hält besonders viele Verlockungen bereit, die von der Arbeit abzuhalten: Noch schnell den Geschirrspüler ausräumen, das herumliegende Spielzeug wegräumen oder die Netflix-Serie von gestern Abend weiterschauen.

Versuchen Sie statt dessen konzentriert Arbeitsblöcke abzuarbeiten. In den Pausen können Sie sich immer noch um das Geschirr oder die Wäsche kümmern. Vergessen Sie dabei aber nicht, nach der Produktivpause wieder zurück zur Arbeit zu gehen.

 

4. Halten Sie Kontakt

Auch wenn es im Alltag nicht auffällt, im Büro tauschen Sie  sich mit Ihren KollegInnen permanent aus. Der unkomplizierte und schnelle Austausch zwischen Tür und Angel fällt im Home-Office komplett weg, da man dazu immer zum Telefon, Mail oder Zoom greifen muss. So kann es passieren, dass man vor sich hin arbeitet und sich zu wenig abstimmt.

Verabreden Sie sich mit Ihren TeamkollegInnen täglich oder jeden zweiten Tag zu einem Videotermin. Das fördert die Zusammenarbeit und hebt die Stimmung im Home-Office.

 

5. Kleiden Sie sich bequem, aber bürotauglich

Sie müssen nicht im Anzug oder Kostüm im Home-Office sitzen, aber kleiden Sie sich so, dass Sie jederzeit per Video angerufen werden können. In Arbeitskleidung fühlt man sich anders und hat auch ein anderes Auftreten. Wenn Sie in den Feierabend gehen, können Sie wieder in die gemütliche Jogginghose wechseln.

 

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