Wertschätzung – der größte Motivator in der Arbeitswelt

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Wertschätzung – der größte Motivator in der Arbeitswelt

In meiner Coaching-Praxis sitzen immer wieder und immer mehr Menschen vor mir, die ihren Job wechseln wollen. Sie erzählen mir, dass sie von ihren Vorgesetzten nicht gehört und gesehen werden, dass sie wie Arbeitsbienen ohne Ansprüche behandelt werden und ihre Ideen und Vorschläge ignoriert werden. Immer häufiger sind nicht bessere Bezahlung, Karrierechancen oder neue Herausforderungen Gründe für einen Jobwechsel, sondern der Mangel an Wertschätzung.

 

Wertschätzung als Top-Motivator

Wo auch immer Menschen zusammenarbeiten – in Top-Unternehmen der Privatwirtschaft, im öffentlichen Dienst oder in NGO’s – Wertschätzung ist das, was uns am stärksten motiviert. Und doch ist sie in der Praxis Mangelware.

So klagen 32 Prozent aller Mitarbeiter:innen, dass sie keine oder nur geringe Wertschätzung bekommen und fehlende Anerkennung ist der zweithäufigste Grund für einen Jobwechsel.

Ein Defizit an Wertschätzung führt die meisten Umfragen zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz an. Die Resultate liegen auf der Hand: Stress, häufige Krankheitstage, „Dienst nach Vorschrift“, verringerte Produktivität und mangelndes Engagement.

 

Was ist Wertschätzung?

Wertschätzung ist die positive Bewertung eines anderen Menschen. Sie gründet auf einer inneren Haltung anderen gegenüber. Wertschätzung betrifft einen Menschen als Ganzes, sein gesamtes Wesen. 

Sie ist unabhängig von Taten oder Leistungen, auch wenn diese die subjektive Einschätzung der Wertschätzung beeinflussen. Wertschätzung ist verbunden mit Respekt, Wohlwollen und Anerkennung. Sie drückt sich aus in Zugewandtheit, Interesse, Aufmerksamkeit und Freundlichkeit. 

Wertschätzung geht über ein gelegentliches Lob hinaus. Sie ist eine Haltung – geprägt von Respekt, Aufmerksamkeit und echtem Interesse am Gegenüber. Studien zeigen, dass wertgeschätzte Menschen gesünder, motivierter, kooperativer und widerstandsfähiger sind. 

Wertschätzung bestimmt maßgeblich, ob wir gerne arbeiten und unser Bestes geben. Wertgeschätzte Menschen leben und arbeiten gesünder, einfallsreicher, kooperativer und Konfliktfähigkeit und widerstehen besser Stress und Unsicherheiten. Dabei ist sie der nachhaltigste Motivator im Berufsleben – weit wirkungsvoller als Boni, Titel oder Gehaltserhöhungen. Sie berührt die Grundbedürfnisse von uns Menschen: gesehen, gehört und als Person respektiert zu werden.

Arbeit, die sich an unseren Bedürfnissen orientiert, ist längst kein Luxus mehr, sondern wesentlich für den geschäftlichen Erfolg. Eine menschenzentrierte Arbeitsweise ist daher ebenso geboten wie ein Gewinn für alle: ein freundliches Erfordernis. Eine Aufmunterung kann uns stärker motivieren als sein als eine Prämie. Der mitgebrachte Kaffee kostet weniger und schlägt dennoch das inkludierte Verkehrsticket. Anerkennung selbst in unscheinbaren Formen sticht meist klassische Belohnungen aus. 

Eine aufrichtige, gelebte Wertschätzung schafft Vertrauen. Und genau dieses Vertrauen ist das Fundament einer gesunden Unternehmenskultur. Wenn Führungskräfte ihren Mitarbeiter:innen von Anfang an Vertrauen entgegenbringen, statt es sich erst „verdienen“ zu lassen, entsteht Raum für Eigenverantwortung, Kreativität und Lernbereitschaft. In einem solchen Klima dürfen Fehler gemacht und Ideen offen ausgesprochen werden – das stärkt nicht nur das Team, sondern auch die Innovationskraft der Organisation.

 

Doch wie zeigt sich Wertschätzung im Alltag?

Es sind oft die kleinen Gesten mit großer Wirkung: ein echtes „Danke“, ein interessierter Blick, aufmerksames Zuhören oder das ehrliche Einholen einer Meinung. Besonders wichtig: Wertschätzung muss regelmäßig, konkret und persönlich sein – und nicht an Bedingungen geknüpft. „Net g’schimpft, ist g’lobt gnua“ war gestern. Heute wissen wir: Feedback ist kein Luxus, sondern ein zentraler Führungsauftrag.

Natürlich fällt das nicht immer leicht. Zeitmangel, Stress oder eigene Unsicherheiten sind echte Hürden. Doch wer sich Wertschätzung zur Gewohnheit macht, wird bald ihre positive Rückwirkung erleben – nicht nur auf das Team, sondern auch auf sich selbst. Eine wertschätzende Grundhaltung wirkt entlastend, klärend und motivierend – auf allen Ebenen.

Fünf einfache Wege, wie Sie Wertschätzung im Alltag leben können:

  1. Hören Sie wirklich zu. Nehmen Sie sich in Gesprächen Zeit, unterbrechen Sie nicht sofort, fragen Sie stattdessen nach. Echtes Zuhören ist der direkteste Ausdruck von Respekt.

  2. Loben Sie konkret. Sagen Sie nicht einfach „Gut gemacht“, sondern benennen Sie genau, was Ihnen gefallen hat: „Du hast die Präsentation klar strukturiert und ruhig vorgetragen.“

  3. Zeigen Sie Interesse. Fragen Sie nach Meinungen und Bedürfnissen Ihrer Kolleg:innen. Und hören Sie offen zu – nicht nur, wenn Sie zustimmen.

  4. Feiern Sie kleine Erfolge. Auch scheinbar banale Meilensteine verdienen Beachtung. Das motiviert und stärkt das Miteinander.

  5. Seien Sie transparent und verlässlich. Ihre Teammitglieder sollen wissen, woran sie mit Ihnen sind. Sagen Sie, was Sie tun – und tun Sie, was Sie sagen.

Wertschätzung beginnt im Kleinen, entfaltet aber eine große Wirkung. Sie ist kein nettes Extra, sondern ein Muss für gesunde, erfolgreiche Zusammenarbeit. Und das Beste: Sie kostet nichts – außer ein wenig Aufmerksamkeit und den Mut zur Menschlichkeit.

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Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Lösung Ihres Konflikts

Lesezeit: 5 Minuten

Anleitung zur Konfliktlösung. Pixabay / Tumisu

Konflikte am Arbeitsplatz sind vorprogrammiert. Oft scheint die „Arbeit-)Welt an einem Tag noch in Ordnung und am nächsten Tag befindet man sich mitten in einem Konflikt. Man wundert sich, wie das so schnell gehen konnte und wie es überhaupt so weit kam.

Der österreichische Konfliktforscher Friedrich Glasl hat ein Modell entwickelt, das den Verlauf von Konflikten in neun Eskalationsstufen unterteilt. Diese Stufen helfen zu verstehen, wie Konflikte eskalieren und wann sie noch intern gelöst werden können. Er sagt, dass in den ersten drei Konfliktstufen die Konfliktparteien die Situation noch alleine bzw. mit einer vertrauten Person ohne Zuziehung von externen Expertinnen lösen können.

In dieser Anfangsphase des Konflikts, der Verhärtung, entstehen erste Meinungsverschiedenheiten, die jedoch noch keine größere Bedrohung darstellen. Die Konfliktparteien sind sich der Differenzen bewusst, aber die Kommunikation ist noch offen und konstruktiv. In dieser Phase kann der Konflikt durch direkte Kommunikation und ein klärendes Gespräch leicht gelöst werden.

Der Konflikt verschärft sich in Stufe 2, der Polarisierung und Debatte, und die Meinungsverschiedenheiten werden deutlicher. Jede Partei beginnt, ihre Position zu verteidigen und die Gegenseite als Gegner:in zu betrachten. Es kommt vermehrt zu emotionalen Auseinandersetzungen, und die Wahrscheinlichkeit einer Eskalation steigt. Auch in dieser Phase kann eine Vermittlung durch eine neutrale Person, wie eine Führungskraft oder ein Mediator, helfen, den Konflikt intern zu lösen.

In der dritten Phase der Taten statt Worte treten die verbalen Auseinandersetzungen in den Hintergrund, und es folgen Handlungen. Die Konfliktparteien beginnen, die Position des anderen aktiv zu sabotieren oder zu untergraben. Hier wird es zunehmend schwieriger, den Konflikt ohne externe Hilfe zu lösen. Es besteht jedoch noch die Möglichkeit, durch intensive Mediation oder Schlichtung einzugreifen, bevor der Konflikt weiter eskaliert.

Ab Stufe 4 (Images und Koalitionen)  ist der Konflikt so weit eskaliert, dass eine interne Lösung äußerst schwierig wird. In diesen Phasen kann es notwendig sein, externe Expert:innen oder Mediator:innen beizuziehen, um den Konflikt zu entschärfen.

 

Vorgehensweise der Konfliktlösung

So können Sie vorgehen, um einen Konflikt, in dem Sie selbst selbst involviert sind, zu lösen:

Schritt 1: Selbstreflexion und Vorbereitung
Bevor Sie den Konflikt ansprechen, ist es wichtig, sich selbst zu reflektieren.

  • Identifizieren Sie Ihre Gefühle und Bedürfnisse: Was genau stört mich? Welche Gefühle löst der Konflikt in mir aus? Was brauche ich, um den Konflikt zu lösen?
  • Überlegen Sie sich Ihr Ziel: Was möchte ich durch das Gespräch erreichen? Geht es mir darum, das Problem zu lösen, eine Entschuldigung zu erhalten oder das Arbeitsverhältnis zu verbessern?
  • Erkennen Sie Ihre eigene Rolle: Reflektieren Sie ehrlich über Ihren eigenen Anteil am Konflikt. Habe ich vielleicht durch mein Verhalten oder meine Worte den Konflikt verschärft?

 

Schritt 2: Den richtigen Zeitpunkt und Ort wählen
Der Erfolg eines Konfliktgesprächs hängt stark von den äußeren Umständen ab.

  • Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt: Suchen Sie nach einem Moment, in dem beide Parteien ruhig und nicht unter Zeitdruck sind.
  • Finden Sie einen neutralen Ort: Der Ort des Gesprächs sollte neutral sein, also weder der Arbeitsplatz noch ein Raum, in dem sich eine Partei besonders „zu Hause“ fühlt. Das Gespräch sollte auch nicht „zwischen Tür und Angel“ stattfinden. Ein ruhiges Büro oder ein Meetingraum kann ideal sein.

 

Schritt 3: Das Gespräch initiieren
Gehen Sie proaktiv auf die andere Person zu, um das Gespräch zu beginnen.

  • Sprechen Sie die Person direkt an: Beginnen Sie das Gespräch freundlich, z.B. „Ich würde gerne über etwas sprechen, das mir auf dem Herzen liegt. Hast du kurz Zeit?“
  • Vermeiden Sie Vorwürfe: Formulieren Sie Ihr Anliegen in „Ich-Botschaften“ statt „Du-Botschaften“, z.B. „Ich habe das Gefühl, dass…“ statt „Du machst immer…“.

 

Schritt 4: Das Problem benennen und Perspektiven austauschen
Im Hauptteil des Gesprächs geht es darum, das Problem klar zu benennen und die Sichtweisen auszutauschen.

  • Beschreiben Sie das Problem sachlich: Erklären Sie, was Sie stört, ohne die andere Person anzugreifen. Zum Beispiel: „Mir ist aufgefallen, dass wir in letzter Zeit öfter Missverständnisse haben, die unsere Zusammenarbeit erschweren.“
  • Hören Sie aktiv zu: Geben Sie der anderen Person die Gelegenheit, ihre Sichtweise darzulegen. Hören Sie aufmerksam zu, unterbrechen Sie nicht und zeigen Sie Verständnis, auch wenn Sie nicht zustimmen.
  • Vermeiden Sie Eskalation: Wenn die Emotionen hochkochen, bleiben Sie ruhig und sachlich. Es kann hilfreich sein, eine kurze Pause einzulegen, um die Situation zu beruhigen.

 

Schritt 5: Gemeinsam Lösungen entwickeln
Nachdem beide Seiten ihre Perspektiven ausgetauscht haben, geht es darum, Lösungen zu finden.

  • Fokussieren Sie sich auf das gemeinsame Ziel: Arbeiten Sie zusammen darauf hin, eine Lösung zu finden, die für beide Seiten akzeptabel ist. Frage z.B. „Was könnten wir tun, um in Zukunft besser zusammenzuarbeiten?“
  • Seien Sie offen für Kompromisse: Seien Sie bereit, Kompromisse einzugehen, wenn es nötig ist. Eine Lösung muss nicht perfekt sein, sondern für beide Seiten akzeptabel.

 

Schritt 6: Vereinbarungen treffen
Sobald eine Lösung gefunden ist, sollte diese klar festgehalten werden.

  • Klare Absprachen treffen: Definieren Sie, wer was tun wird und bis wann. Beispielsweise: „Wir vereinbaren, dass wir uns künftig einmal pro Woche kurz absprechen, um Missverständnisse zu vermeiden.“
  • Verbindlichkeit schaffen: Bestätigen Sie die getroffene Vereinbarung und stellen Sie sicher, dass beide Seiten sich daran halten werden.

 

Schritt 7: Nachverfolgen und Feedback geben
Ein einmaliges Gespräch reicht oft nicht aus, um einen Konflikt nachhaltig zu lösen.

  • Überprüfen Sie die Umsetzung: Nach einer angemessenen Zeitspanne (z.B. nach ein bis zwei Wochen) sollten Sie überprüfen, ob die vereinbarten Maßnahmen umgesetzt wurden und ob sie wirken.
  • Feedback einholen: Fragen Sie die andere Person, wie sie die aktuelle Situation einschätzt, und geben Sie auch selbst Rückmeldung, ob Sie eine Verbesserung bemerkt haben.

 

Schritt 8: Falls nötig, externe Hilfe einholen
Wenn der Konflikt trotz aller Bemühungen nicht gelöst wird, kann es sinnvoll sein, externe Unterstützung hinzuzuziehen.

  • Mediation: Eine neutrale dritte Person, wie ein:e Mediator:in oder eine Führungskraft, kann helfen, den Konflikt zu moderieren und eine Lösung zu finden.
  • Weiterführende Maßnahmen: In schwerwiegenden Fällen könnte es notwendig sein, die Personalabteilung oder andere offizielle Stellen einzuschalten.

 

 

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Produktivität statt Panik: Zeitmanagement für Vielbeschäftigte

Lesezeit: 7 Minuten

Produktivität statt Panik: Zeitmanagement für Vielbeschäftigte

Das E-Mail-Postfach platzt aus allen Nähten, ein Termin jagt den nächsten, das Handy klingelt gefühlt alle zwei Minuten, und am Ende des Tages hat man das vage Gefühl, nur die Kaffeemaschine produktiv genutzt zu haben. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann willkommen im Club der „Busy Bees“, wo der Arbeitstag zur rasanten Achterbahnfahrt wird – nur ohne Sicherheitsgurt und mit viel zu wenig Pausen.

 

Aber warum geraten wir immer wieder in diesen Chaos-Strudel?

In unserer schnelllebigen Arbeitswelt sind viele Menschen mit einer Fülle an Aufgaben und ständigen Unterbrechungen konfrontiert. Wir jonglieren Termine, E-Mails und To-Do-Listen wie Zirkusartist:innen. Oft fehlt es an klaren Strukturen und Prioritäten, was dazu führt, dass man sich leicht in unwichtigen Tätigkeiten verliert. Doch was dabei oft auf der Strecke bleibt, ist das, was wirklich zählt: das Gefühl, am Ende des Tages etwas Substanzielles geschafft zu haben. Um aus diesem Kreislauf auszubrechen und wieder Herr oder Frau über den eigenen Kalender zu werden, braucht es ein effektives Zeitmanagement. Eine bewährte Methode, um den Überblick zu behalten und produktiver zu arbeiten, ist die Wochenplanung.

 

Wochenplanung: Struktur für die Arbeitswoche

Eine strukturierte Wochenplanung ist der Schlüssel, um den Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten und Prioritäten klar zu setzen. Der Vorteil einer Wochenplanung liegt darin, dass sie Ihnen ermöglicht, nicht nur den Tag, sondern auch die gesamte Woche im Blick zu haben. Dies hilft dabei, Aufgaben sinnvoll zu verteilen und Engpässe zu vermeiden.

Warum aber sollten Sie nur etwa 60 Prozent Ihrer Zeit verplanen?

Der Grund liegt darin, dass unvorhergesehene Aufgaben und Unterbrechungen in der Regel einen erheblichen Teil Ihres Arbeitstages ausmachen. Wenn Sie Ihre Woche zu dicht planen, bleibt wenig Raum für Flexibilität, was zusätzlichen Stress verursacht. Indem Sie nur 60 Prozent der verfügbaren Zeit fest verplanen, schaffen Sie sich Puffer für spontane Aufgaben und vermeiden Überlastung. Wichtig ist auch, dass Sie in Ihrer Planung sowohl dringende als auch wichtige Aufgaben berücksichtigen und Zeiten für konzentriertes Arbeiten festlegen.

 

Zeitmanagement-Techniken: Fünf Methoden für mehr Produktivität

Um die Wochenplanung erfolgreich umzusetzen und effizienter zu arbeiten, gibt es verschiedene Zeitmanagement-Techniken, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben besser zu strukturieren und Ihre Zeit optimal zu nutzen.

 

1. Lee-Harvey-Methode

Die Lee-Harvey-Methode, benannt nach dem US-amerikanischen Management-Experten Lee Harvey, zielt darauf ab, den Tag in drei Teile zu gliedern: Morgens erledigen Sie die wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern. Mittags folgen Aufgaben mittlerer Priorität, und am Nachmittag widmen Sie sich den leichteren Aufgaben, die weniger geistige Energie erfordern. Das Ziel dieser Methode ist es, Ihre produktivsten Stunden des Tages für die wichtigsten Aufgaben zu nutzen und so den Grundstein für einen erfolgreichen Arbeitstag zu legen.

Und so gehen Sie es an:

Schritt 1: Teilen Sie Ihren Tag in drei Abschnitte: Morgen, Mittag und Nachmittag.

Schritt 2: Identifizieren Sie die wichtigsten und anspruchsvollsten Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern. Diese Aufgaben planen Sie für den Vormittag ein, da Ihre Energie und Konzentration zu dieser Zeit am höchsten sind.

Schritt 3: Für den Mittag planen Sie Aufgaben mittlerer Priorität ein. Diese sollten weniger geistige Anstrengung erfordern, aber dennoch wichtig sein.

Schritt 4: Am Nachmittag widmen Sie sich den leichteren Aufgaben, die weniger Konzentration benötigen. Dazu gehören Routinearbeiten oder administrative Tätigkeiten.

Schritt 5: Überprüfen Sie am Ende des Tages, ob die Aufgaben nach Priorität und Schwierigkeitsgrad gut verteilt waren, und passen Sie gegebenenfalls Ihre Planung für den nächsten Tag an.

 

2. Eat the Frog

Der Begriff „Eat the Frog“ geht auf ein Zitat zurück, das Mark Twain zugeschrieben wird: „Wenn du morgens als Erstes einen lebenden Frosch isst, kannst du den Rest des Tages sicher sein, dass dir nichts Schlimmeres mehr passiert.“ Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet dies, dass Sie die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages gleich zu Beginn erledigen sollten. Indem Sie den „Frosch“ zuerst „essen“, beseitigen Sie den größten Stressfaktor und können den Rest des Tages mit einem Gefühl der Erleichterung und Produktivität angehen.

Schritt 1: Beginnen Sie Ihren Tag mit einer kurzen Prioritätenliste. Identifizieren Sie die unangenehmste oder schwierigste Aufgabe des Tages – das ist Ihr „Frosch“.

Schritt 2: Nehmen Sie sich vor, diese Aufgabe als Erstes zu erledigen, noch bevor Sie andere Aufgaben oder Tätigkeiten angehen.

Schritt 3: Setzen Sie sich ein klares Ziel, diese Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb einer bestimmten Zeitspanne abzuschließen.

Schritt 4: Sobald die Aufgabe erledigt ist, genießen Sie das Gefühl der Erleichterung und machen Sie mit weniger anspruchsvollen Aufgaben weiter.

Schritt 5: Wiederholen Sie diesen Prozess jeden Morgen, um kontinuierlich die schwierigsten Aufgaben zu bewältigen und Stress abzubauen.

 

3. Timeboxing

Timeboxing ist eine Methode, bei der Sie für jede Aufgabe im Voraus eine bestimmte Zeitspanne festlegen. Die Idee stammt ursprünglich aus der Softwareentwicklung, wird aber mittlerweile in vielen Bereichen angewendet. Durch das Setzen von festen Zeitrahmen (Boxen) zwingen Sie sich dazu, fokussiert und effizient zu arbeiten. Wenn die Zeit abgelaufen ist, beenden Sie die Aufgabe oder evaluieren, wie viel Zeit noch benötigt wird. Das Ziel ist es, Prokrastination zu vermeiden und die verfügbare Zeit optimal zu nutzen.

Schritt 1: Listen Sie alle Aufgaben auf, die Sie am Tag erledigen möchten.

Schritt 2: Schätzen Sie für jede Aufgabe die Zeit, die Sie dafür benötigen, und legen Sie für jede Aufgabe einen festen Zeitrahmen fest (zum Beispiel 30 Minuten für E-Mails, 2 Stunden für ein Projekt).

Schritt 3: Tragen Sie diese Zeitrahmen in Ihren Kalender oder Ihr Planungstool ein.

Schritt 4: Arbeiten Sie fokussiert an der Aufgabe, bis der Timer oder die Zeitbox abläuft.

Schritt 5: Wenn die Zeit abgelaufen ist, beenden Sie die Aufgabe oder evaluieren Sie, ob zusätzliche Zeit benötigt wird. Passen Sie gegebenenfalls Ihre nächste Zeitbox an.

Schritt 6: Machen Sie nach jeder Zeitbox eine kurze Pause, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe beginnen.

 

4. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt und ist eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden. Sie basiert auf der Idee, in kurzen, intensiven Arbeitsphasen zu arbeiten, gefolgt von kurzen Pausen. Benannt wurde diese Technik nach der Küchenuhr in Form einer Tomate, die im Haushalt von Cirillo zu finden war. Ein klassischer Pomodoro besteht aus 25 Minuten konzentrierter Arbeit, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Nach vier Pomodori folgt eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Das Ziel der Pomodoro-Technik ist es, die Konzentration zu maximieren und gleichzeitig regelmäßige Erholungsphasen einzubauen, um die geistige Erschöpfung zu minimieren.

Schritt 1: Wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie erledigen möchten.

Schritt 2: Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten ein – das ist Ihr erster „Pomodoro“.

Schritt 3: Arbeiten Sie konzentriert an der Aufgabe, bis der Timer klingelt.

Schritt 4: Machen Sie eine 5-minütige Pause, um sich zu erholen.

Schritt 5: Nach vier Pomodori (insgesamt 100 Minuten Arbeit und 15 Minuten Pause) machen Sie eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Schritt 6: Wiederholen Sie diesen Zyklus, bis Ihre Aufgabe abgeschlossen ist oder Ihr Arbeitstag endet.

 

5. Ivy-Lee-Methode

Die Methode wurde nach dem amerikanischen Unternehmensberater Ivy Lee benannt, der sie Anfang des 20. Jahrhunderts für die Produktivitätssteigerung in großen Unternehmen entwickelte. Die Methode ist bemerkenswert für ihre Einfachheit und Effizienz. Die Ivy-Lee-Methode zielt darauf ab, den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben des Tages zu richten und Ablenkungen zu minimieren. Sie hilft, Prioritäten klar zu setzen und systematisch abzuarbeiten.

Schritt 1: Am Ende des Arbeitstages: Schreiben Sie die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Wichtig ist, dass Sie sich auf genau sechs Aufgaben beschränken – nicht mehr und nicht weniger.

Schritt 2: Ordnen Sie die sechs Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit. Die wichtigste Aufgabe steht an erster Stelle, die am wenigsten wichtige an letzter Stelle.

Schritt 3: Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit der ersten Aufgabe auf der Liste. Arbeiten Sie an dieser Aufgabe so lange, bis sie abgeschlossen ist, bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen.

Schritt 4: Gehen Sie die Liste Punkt für Punkt durch, ohne zu einer anderen Aufgabe überzugehen, bevor die aktuelle abgeschlossen ist.

Schritt 5: Wenn am Ende des Tages noch Aufgaben übrig bleiben, übertragen Sie diese auf die Liste für den nächsten Tag. Dann fügen Sie neue Aufgaben hinzu, um wieder sechs Aufgaben zu haben.

Schritt 6: Wiederholen: Wiederholen Sie diesen Prozess jeden Tag.

 

Ein gutes Zeitmanagement beginnt mit einer durchdachten Wochenplanung und kann durch den Einsatz effektiver Techniken noch weiter verbessert werden. Jede der vorgestellten Methoden hat ihre eigenen Stärken und lässt sich je nach individueller Arbeitsweise und den spezifischen Anforderungen des Tages anpassen. Indem Sie diese Techniken in Ihren Alltag integrieren, können Sie nicht nur Ihre Produktivität steigern, sondern auch Stress reduzieren und wieder die Kontrolle über Ihren Arbeitstag gewinnen.

 

Weiterführende Links zum Zeitmanagement:

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Was tun gegen Chaos im Home-Office?

Lesezeit: 3 Minuten

Und plötzlich ist es passiert: Anstatt mit den Kolleg*innen im modernen Großraumbüro sitzt man nun in Jogginghose mit dem Notebook am Küchentisch und versucht zu arbeiten. Es ist laut und die Wohnung ist ein Chaos. Anstatt zu lernen toben die Kleineren lautstark durch die Wohnung. Der Größere schmollt, weil er seine neue Freundin nicht sehen darf. Dem Göttergatten ist in der Kurzarbeit langweilig und er denkt laut über das Mittagessen nach. Wie soll man nur arbeiten in diesem Chaos?

 

Chaos als neue Struktur

Seit mehr als einem Monat arbeiten viele Angestellte wegen der Corona-Pandemie im Home-Office. Viele haben sich an das neue Arbeiten gewöhnt, doch bei den meisten ist das Chaos zur neuen Struktur geworden. Man hat sich mittlerweile daran gewöhnt, dass immer dann, wenn eine Videokonferenz ansteht Streit beim Nachwuchs entbrennt und man den Arbeitsplatz mit Legosteinen oder der Katze teilen muss.

 

Doch wie kann man das alles unter einen Hut bringen?

… die Kinder, die zu Hause lernen sollen, sich überfordert fühlen und zudem nicht ins Freie zu ihren FreundInnen dürfen?

… die eigene Arbeit, die nur deshalb, weil man gemütlich zu Hause sitzt, nicht weniger oder leichter geworden ist?

… den Partner / die Partnerin, die auch im Home-Office arbeiten soll, aber eigentlich keinen Platz hat?

… oder den Partner / die Partnerin, die gerade den Job verloren hat und frustriert auf der Couch sitzt und sich dem Serienmarathon hingibt?

 

Ich habe fünf Tipps zusammengestellt, wie man dem Home-Office Struktur geben und das Chaos eindämmen kann:

 

1. Geben Sie Ihrem Home-Office eine räumliche Struktur.

Gestalten Sie in der Wohnung einen eigenen Arbeitsplatz, an dem Sie möglichst ungestört sind und genügend Platz für Ihr Notebook und Ihre Unterlagen haben. Das kann natürlich nicht immer ein eigener Raum sein, eine Ecke im Wohn- oder Schlafzimmer reicht auch aus. Vermeiden Sie es auf jeden Fall auf der Couch oder im Bett zu arbeiten.

Wenn Sie nun an Ihrem Arbeitsplatz sitzen, ist das Signal für alle anderen Familienmitglieder, dass Sie arbeiten und nicht gestört werden dürfen.

 

2. Geben Sie dem Home-Office eine zeitliche Struktur.

Arbeiten Sie nicht rund um die Uhr, sondern halten Sie sich an eine fixe Tagesstruktur: Starten Sie den Tag zu einem bestimmten Zeitpunkt am Morgen, machen Sie regelmäßig Pausen und beginnen Sie pünktlich Ihren Feierabend. Die Nähe zum Arbeitsplatz verleitet nämlich dazu, dass man auch schnell einmal spätabends oder am Wochenende das Notebook aufklappt und E-Mails beantwortet. Auf Dauer tun Sie sich damit aber nichts Gutes, da sie Ihre eigenen Erholungszeit damit beschneiden. Nutzen Sie die täglichen Lernzeiten der Kinder um in dieser Zeit jene Arbeiten zu erledigen, die Ruhe benötigen. An die täglich gleichen Beginn- und Endzeiten des Arbeitstages gewöhnen sich auch die anderen Familienmitglieder nach einer gewissen Zeit.

 

3. Ablenkungen vermeiden

Gerade das Home-Office hält besonders viele Verlockungen bereit, die von der Arbeit abzuhalten: Noch schnell den Geschirrspüler ausräumen, das herumliegende Spielzeug wegräumen oder die Netflix-Serie von gestern Abend weiterschauen.

Versuchen Sie statt dessen konzentriert Arbeitsblöcke abzuarbeiten. In den Pausen können Sie sich immer noch um das Geschirr oder die Wäsche kümmern. Vergessen Sie dabei aber nicht, nach der Produktivpause wieder zurück zur Arbeit zu gehen.

 

4. Halten Sie Kontakt

Auch wenn es im Alltag nicht auffällt, im Büro tauschen Sie  sich mit Ihren KollegInnen permanent aus. Der unkomplizierte und schnelle Austausch zwischen Tür und Angel fällt im Home-Office komplett weg, da man dazu immer zum Telefon, Mail oder Zoom greifen muss. So kann es passieren, dass man vor sich hin arbeitet und sich zu wenig abstimmt.

Verabreden Sie sich mit Ihren TeamkollegInnen täglich oder jeden zweiten Tag zu einem Videotermin. Das fördert die Zusammenarbeit und hebt die Stimmung im Home-Office.

 

5. Kleiden Sie sich bequem, aber bürotauglich

Sie müssen nicht im Anzug oder Kostüm im Home-Office sitzen, aber kleiden Sie sich so, dass Sie jederzeit per Video angerufen werden können. In Arbeitskleidung fühlt man sich anders und hat auch ein anderes Auftreten. Wenn Sie in den Feierabend gehen, können Sie wieder in die gemütliche Jogginghose wechseln.

 

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Stressfrei und produktiv im Home Office

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Stressfrei und produktiv im Home Office

Lesezeit: 6 Minuten

Ich habe vor kurzer Zeit einen Vortrag über die Vor- und Nachteile des Arbeitens im Home Office vor Selbständigen und Angestellten gehalten. Sinnvollerweise habe ich ihn gleich zu einem Artikel verarbeitet: Das Home Office wird in letzter Zeit als sehr produktive und flexible Abwechslung zum Arbeiten im Büro oder Coworking immer beliebter. Selbständige wie ich nutzen den bereits vorhandenen und nicht gebrauchten Wohnraum um Kosten zu sparen und Angestellte nutzen die Ungestörtheit der eigenen vier Wände um produktiver zu sein oder die Kinderbetreuung besser managen zu können.

Doch das Home Office kann Fluch und Segen zugleich sein, wie die International Labour Organisation der UN (ILO) vor einem Jahr diagnostizierte: Die Arbeit von zu Hause führt oft zu mehr Arbeitsbelastung, längeren Arbeitszeiten und einem Verschwimmen von Arbeit und freier Zeit. Als positive Effekte listet die ILO weniger Fahrtzeiten von und zum Arbeitsplatz, mehr Autonomie die eigene Arbeitszeit einteilen zu können, bessere Work-Life-Balance und eine höhere Produktivität auf.

Mittlerweile nutzen 17 Prozent der Angestellten in der EU die Möglichkeit zum Home Office. Bei den Selbständigen ist die Zahl hingegen ungleich höher, da niemand für einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz sorgt außer der / die Selbständige selbst. Jene Länder mit den höchsten Raten an flexiblen Arbeitsplätzen sind Dänemark, Schweden und die Niederlande. Österreich befindet sich im Mittelfeld und Deutschland im hinteren Drittel.

Doch schauen wir uns die Vor- und Nachteile des Home Offices einmal genauer an:

Vorteile des Home Office

  1. Familienfreundlich: Das Home Office ist beliebt, da an diesen Tagen die Kinderbetreuung nach der Schule nicht extra organisiert werden muss und man sich die Zeit mit den Kindern flexibel einteilen kann.
  2. Flexibel: Working 9 to 5 ade! Früh mit der Arbeit beginnen und dafür am Nachmittag einen Spaziergang in der Sonne unternehmen? Dafür am Abend noch eine schnelle Stunde am Computer einschieben? So viel Lebensqualität geht im Home Office!
  3. Kostengünstig: Gerade Selbständige können oder wollen sich kein eigenes Büro oder einen Schreibtisch im Coworking leisten. Daher wird von vielen der ungenutzte Wohnraum zum Büro umfunktioniert und nur für Meetings mit Kund*innen zusätzlicher Raum angemietet.
  4. Zeitsparend: Das Home Office liegt meistens nicht mehr als 15 Meter von der Küche entfernt. Für die Wegstrecke zum Büro muss man meistens mindestens eine halbe Stunde einrechnen. Dadurch gewinnt man Freizeit.
  5. Produktiv: Für alle Beteiligten – Arbeitgeber*innen, Arbeitnehmer*innen und Selbständige – ist die verbesserte Produktivität das schlagende Argument. Durch die Ungestörtheit und das gute Arbeitsklima steigert sich die Produktivität enorm.
  6. Konzentriert: Im Home Office stört nichts und niemand: kein surrender Drucker, kein ewig klingelndes Telefon und auch nicht der laut sprechende Kollege. Viele ziehen sich daher gerne für konzeptives Arbeiten in die Ruhe der eigenen vier Wände zurück.
  7. Angenehm: Zu Hause fühlt man sich meistens am wohlsten und  – Hand auf’s Herz – wer wirft sich schon für’s Home Office ins Kostüm oder in den Anzug? Mit der Lieblingstasse und der ausgebeulte Jogginghose auf der Couch sitzend zu arbeiten sind attraktive Anreize für die Arbeit von zu Hause.

Nachteile des Home Office

  1. Überfordernd / stressig: Gerade die positiven Seiten des Home Office wie verbesserte Produktivität und Flexibilität kehren sich oft ins Gegenteil um: Die Arbeitstage beginnen früher und enden später. Durch den Wegfall der Störungen während der Arbeit, kommt es kaum zu Unterbrechungen zum Durchschnaufen. Pausenzeiten werden nicht eingehalten. Dadurch entstehen bei häufigem Home Office Überforderung und Stress.
  2. Prokrastination: Die eigene Wohnung bietet eine Vielzahl an Ablenkungen: Der Geschirrspüler sollte ausgeräumt, die Wäsche aufgehängt werden. Und natürlich ist da auch noch Netflix. Bei mangelnder Disziplin kann es leicht zu „Aufschieberitis“ kommen und ein Tag im Home Office muss irgendwann später eingebracht werden. Prokrastination ist sicher die größter Gefahr beim Arbeiten zu Hause.
  3. „Überstunden“: Durch den Wegfall der Fahrtzeiten und der Störungen kommt es bei der Arbeit zu Hause zu einer höheren täglichen Netto-Arbeitszeit als im Büro. Bei Selbständigen mag das gut für das Geschäft sein, Arbeitgeber*innen fürchten sich aber vor dem unkontrollierbaren Anwachsen an Überstunden.
  4. Abgrenzung beruflich – privat: Der Arbeitstag im Home Office hat keine „natürlichen“ Grenzen, er verläuft zumeist sehr flexibel. Die Arbeit wird durch reproduktive Tätigkeiten (Hausarbeit, Betreuungszeiten) und Freizeit durchbrochen. Es verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit. Es entsteht das Gefühl, immer zu arbeiten oder gar nichts weitergebracht zu haben.
  5. Fehlende soziale Interaktion: So lästig nervende Arbeitskolleg*innen auch sein können, so einsam kann es im Home Office auch werden. Gerade Selbständige können ein Lied davon singen, wenn sie oft tagelang das Haus nicht verlassen und nur vor dem Computer sitzen.

Die Lösung: die 3 P’s

Planen und Grenzen setzen

So unattraktiv diese Maßnahme ist, so effektiv ist sie: Eine gute Wochenplanung hilft sowohl gegen Überforderung als auch gegen Prokrastination.

Nehmen Sie Ihren Kalender zur Hand oder laden Sie sich zum Beispiel meinen geprüften Wochenplaner herunter.

Überlegen Sie sich: Was alles steht in dieser Woche an? Danach tragen Sie sich alle Termine ein, und ich meine wirklich alle: Vergessen Sie auch nicht auf den Kindergeburtsag, für den Sie einen Kuchen backen müssen, den Besuch bei den Eltern oder Ihr Fitnesstraining.

Markieren Sie sich Ihre Arbeitszeit im Home Office im Kalender und kontrollieren Sie die geplanten Pausen und Beginn- und Endzeiten der Arbeit. Gegebenenfalls kommunizieren Sie Ihre Arbeitszeiten auch an Ihre Familie und an Freund*innen, denn Home Office wird von vielen Menschen oft als Zeit, in der man „eh nicht arbeiten muss“ gleichgesetzt.

Pausen einhalten

Halten Sie die von Ihnen geplanten Pausen auch ein und schaffen Sie die Rahmenbedingungen für Entspannung. Das bedeutet NICHT, dass Sie schnell einen Kaffee und ein Sandwich vor dem Computer verzehren. Wechseln Sie die Umgebung und legen Sie Ihr Mobiltelefon weg. Überlegen Sie sich doch, einen kurzen Spaziergang zu unternehmen! Das steigert die Kreativität und die Konzentration.

Wann starten Sie in Ihren Arbeitstag und noch wichtiger, wann beenden Sie ihn? Seien Sie konsequent, wenn Sie den Arbeitstag beendet haben und beginnen Sie nicht wieder zu arbeiten, wenn spätabends ein wichtiges E-Mail kommt. Auch wenn das Büro nur wenige Meter vom Wohnzimmer entfernt liegt, sollten Sie standhaft bleiben.

 

Produktivitätstechniken gegen Prokrastination

Eat the Frog oder auf gut steirisch: friß die Krot‘: Kennen Sie das auch? Sie müssen einen wichtigen und / oder unangenehmen Anruf erledigen und schieben ihn über Stunden hinweg auf und werden immer nervöser. „Eat the Frog“ bedeutet, das Unangenehme oder Wichtige gleich zu Beginn der Arbeitszeit zu erledigen. Damit können Sie sich danach entspannt den anderen Aufgaben widmen.

Planen Sie Ihren Tag, indem Sie sich nicht zu viel vornehmen und diese Aufgaben auch priorisieren. Die „Ivy Lee-Methode“ unterstützt Sie dabei, in dem Sie sich pro Arbeitstag nur sechs Aufgaben vornehmen. Sie beginnen mit der dringendsten Aufgabe und arbeiten diese ab bevor Sie mit der nächsten beginnen. Wie die „Ivy Lee-Methode“ genau funktioniert, lesen Sie hier: Zeitmanagement für Minimalisten.

Arbeitsspeicher entleeren: Während der Arbeit kommen oft Ideen oder entstehen neue Aufgaben. Um die Konzentration nicht zu stören und das Gehirn zu entlasten, sollten Sie immer einen Notizblock bei sich liegen haben, auf dem Sie diese Gedanken notieren.

 

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Morgenstund‘ hat Gold im Mund – oder so

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Eigentlich wollte ich diesmal über Morgenrituale schreiben, dabei habe ich mich aber erinnert, wie mein Arbeitstag begonnen hat, als ich noch in einem Angestelltenverhältnis gearbeitet habe. Meistens hat mein Arbeitstag mit E-Mail lesen und schreiben, To Do-Listen durchsehen und dem Erledigen kleiner Aufgaben begonnen. Ich denke, bei vielen passiert das ähnlich: vielleicht kommen noch Kaffee holen, Facebook checken und die KollegInnen begrüßen dazu.

Nach einer bestimmten Zeit war ich dann bereit für die größeren Aufgaben. Und da begannen auch schon die Probleme. Das Büro war zu dieser Zeit voll besetzt, die Telefone klingelten ununterbrochen, die Kaffeemaschine zischte und zu viele Stimmen hallten durch das Großraumbüro. Ich rettete mich durch den Tag, immer um Konzentration kämpfend.

Genau für eine solche Situation hat der kanadische Berater Robin Sharma eine Lösung: seine 90-90-1-Regel.

Er sagt, dass man die ersten Stunden des Arbeitstages nicht mit den unwichtigsten Aufgaben verschwenden sollte. Denn die meisten von uns sind am Morgen – sprich 8:00 oder 9:00 Uhr morgens – am produktivsten. Wir sind ausgeruht, es gibt kaum äußere Ablenkungen oder innere Störquellen wie negative Gedanken oder Emotionen.

Sharma empfiehlt jene Projekte, die wichtig sind und die die eigene Person, Abteilung oder Firma entscheidend voran bringen würden, in den ersten 90 Minuten des Arbeitstag zu bearbeiten.

Wie die 90-90-1-Regel genau funktioniert erkläre ich Ihnen im Rezept.

Das Rezept

Zutaten:

  • 90 Minuten morgens
  • 1 großes, zukunftsweisendes Projekt

Dauer: mindestens 90 Tage

Die 90-90-1-Regel ist eigentlich in einem Satz einfach erklärt: In einem Zeitraum von 90 Tagen widmen Sie die ersten 90 Minuten jedes (Arbeits)Tages nur einem bestimmten Projekt.

In diesen 90 Minuten arbeiten Sie ausschließlich an einem Projekt. Tun Sie das bevor Sie andere Aufgaben in Angriff nehmen. Damit eliminieren Sie Störfaktoren. Schalten Sie in diesen 90 Minuten Ihn Handy ab, schließen alle Social Media-Accounts und Ihr E-Mail-Programm. Stellen Sie sicher, dass auch Ihre KollegInnen wissen, dass sie nicht stören dürfen.

Warum funktioniert das?

In den Ihnen täglich verfügbaren 90 Minuten können Sie fokussiert und ungestört an einer einzigen Sache arbeiten. Damit tun Sie mehr für Ihr Projekt als alle zwei Wochen einen ganzen Tag daran zu arbeiten. Sie sehen schnell Fortschritte und das motiviert Sie wiederum daran zu bleiben.

Morgens ist laut wissenschaftlichen Studien die Willenskraft am höchsten. Damit ist dies die ideale Zeit um sich der wichtigsten Aufgabe des Tages zu widmen. Wenn es Ihnen möglich ist, kommen Sie so früh wie möglich ins Büro: Je früher Sie am Schreibtisch sitzen, desto weniger Ablenkungen haben Sie durch KollegInnen oder Anrufe.

Das kleine Zeitfenster von 90 Minuten ist überschaubar. Es entsteht nicht das Gefühl, dass die Aufgabe nicht machbar ist. Auch werden andere dringende Aufgaben nicht soweit nach hinten geschoben, dass Probleme entstehen könnten. Dennoch sind 90 Minuten so lang, dass Sie etwas schaffen können.

Um Gewohnheiten zu verändern brauchen wir durchschnittlich 66 Tage. Sich jeden Morgen einem einzigen Projekt zu widmen bedarf Disziplin und Durchhaltevermögen. Sharma schlägt eine Dauer von 90 Tagen vor, denn erst dann werden aus den morgendlichen 90 Minuten ein Morgenritual.

Das Ergebnis

Die 90-90-1 Regel bedarf zu Beginn viel Disziplin. Doch die Disziplin zahlt sich aus. Sie können so erfolgreich große und wichtige Projekte bearbeiten und abschließen, auch wenn der Arbeitstag voll ist mit dringenden Aufgaben.

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