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Mit 18 Minuten pro Tag zu mehr Produktivität

Lesezeit: 2 Minuten

Für Situationen, in denen man sich schwertut, Prioritäten zu setzen und sich leicht ablenken lässt, hat Peter Bregman, ein Top-Coach aus Amerika, eine Methode entwickelt: die 18-Minuten-Regel.

Bregman sagt von seiner 18-Minuten-Regel, sich damit besser auf die Schlüsselmomente des Lebens konzentrieren zu können. Und dafür muss man seinen gesamten Tag planen. Diese Planung dauert insgesamt nur 18 Minuten, aber eben über den ganzen Tag verteilt.

Klingt interessant, oder?

So geht es:

Zutaten:

  • mehrere Blätter Papier
  • einen Stift
  • Wecker

Dauer: 18 Minuten über den Tag verteilt

Rezept:

Schritt 1 (5 Minuten):
Am Morgen wird der Tag geplant. Bevor Sie also den Computer anschalten, setzen Sie sich für 5 Minuten hin und nehmen Ihre To-Do-Liste zur Hand. Sie entscheiden nun, welche Aufgaben dieser Liste Sie an diesem Tag erfolgreich erledigen wollen. Streichen Sie diese Punkte gleich von der To-Do-Liste.

Schritt 2 (1 Minute zu jeder Stunde, insgesamt 8 Minuten für den Arbeitstag):
Stellen Sie Ihren Wecker nun so ein, dass er einmal pro Stunde klingelt und beginnen Sie mit einer Aufgabe des Tages. Wenn sich der Wecker bemerkbar macht, halten Sie inne und reflektieren, ob Sie die letzte Stunde produktiv verwendet haben. Entscheiden Sie dann, womit Sie die nächste Stunde verbringen möchten. Organisieren Sie also den Tag Stunde für Stunde.

Schritt 3 (5 Minuten):
Am Ende des Tages, bevor Sie in den Feierabend gehen, reflektieren Sie, wie der Tag war:

  • Wie ist der Tag verlaufen? Was war erfolgreich? Welche Herausforderungen gab es?
  • Was habe ich heute gelernt? Über mich und über andere? Was möchte ich morgen anders oder gleich machen?
  • Mit wem bin ich in Kontakt getreten? Muss ich irgendjemanden informieren? Oder danken? Muss ich jemanden etwas fragen?

Der Schlüssel zu dieser Methode ist die Vorhersehbarkeit. Wenn Sie Aufgaben immer wieder auf dieselbe Weise erledigen, werden sie vorhersehbar und die tägliche Ablenkung durch äußere Einflüsse tritt in den Hintergrund.

Ergebnis: Ich gebe zu, diese Methode ist auf den ersten Blick merkwürdig und vielleicht auch sehr dem amerikanischen Lebensstil geschuldet. Fraglich ist, ob man wirklich jede Minute des Tages sinnvoll und produktiv verbringen muss. Mit dieser Methode bekommen Sie jedoch einen sehr guten Überblick, was Sie an einem Tag wirklich erledigen (können). Bei oftmaliger Wiederholung werden Sie fokussierter und Sie lassen sich nicht mehr leicht ablenken.

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Zeitmanagement nach Eisenhower

Lesezeit: 2 Minuten

Wir hetzen in unserem Alltag von einer Aufgabe zur nächsten Verpflichtung zur nächsten Aufgabe. Sobald ein E-Mail in unserer Inbox landet ist eine neue Aufgabe da, und wenn es nur die höfliche Beantwortung desselbigen ist. Sobald das Telefon klingelt werden wir wieder gebraucht, es wird irgendetwas bei uns abgeladen oder eine Bitte deponiert.

Wenn wir unstrukturiert von einem To-Do zum nächsten eilen geht oft Wesentliches verloren, wir vergessen häufig die eigentlich wichtigen Arbeitsaufgaben, die wir von uns verlangen oder die von uns erwartet werden.

Zeitmanagement ist dann das Gebot der Stunde. Es gibt eine Vielzahl von Büchern und Methoden zu diesem Thema. Ich möchte nun hier eine Methode vorstellen, die einfach funktioniert und logisch aufgebaut ist: die Eisenhower-Matrix. Eisenhower war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, er hat sich auch mit Zeitmanagement beschäftigt.

Rezept:

Zutaten:

  • ein Blatt Papier
  • einen Stift

Dauer: 30 Minuten

Rezept: Nehmen Sie zuerst ein Blatt Papier und notieren Sie ungeordnet alle To-Do’s, Aufgaben und Verpflichtungen der kommenden Tage oder der nächsten Woche.

Teilen Sie diese Aufgaben dann den 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix zu:

A – Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchster Priorität. Hier sollten Sie sofort aktiv werden, da kommen Sie nicht daran vorbei. Zum Glück kommen diese Aufgaben nicht allzu oft vor (wie z.B. Krisen, Abgabetermine, ungelöste Probleme). Positiv daran ist, dass Sie die Aufgabenerfüllung auch steuern können.

B – Wichtig, aber nicht dringlich: Hier befinden wir uns im Bereich des normalen Arbeitsalltags. Diese Aufgaben sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen, sollten von Ihnen exakt mit einem ausreichend großen Zeitfenster terminiert und selbst abgearbeitet werden, damit sie nicht vergessen werden (wie z.B. Planungen, Vorbereitungen für Präsentationen, Meetings oder Projekte).

C – Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, es ist aber normalerweise nicht erforderlich, dass Sie sich selbst um die Aufgabe kümmern (Administration, Dokumentation, Support, technische Wartungen). Sie fallen in den Bereich „beschäftigt, aber nicht produktiv“. Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.

Papierkorb – Weder wichtig noch dringlich: Das sind jene Aufgaben, die am wenigsten bringen und am meisten Zeit verbrauchen (E-Mails beantworten, Aufgaben aus Perfektionismus, Surfen). Hier sollten Sie sich der Selbstkontrolle unterziehen und diese Tätigkeiten so weit wie möglich einschränken.

Ergebnis: Mit etwas Übung könne Sie mit der Eisenhower-Matrix schnell und effektiv Ihren Arbeitsalltag strukturieren.  Sie werden schnell merken, dass Sie beginnen Ihre Arbeitsweise zu reflektieren. Sie entlarven Ihre größten Zeitfresse und können Ihre zeitlichen und physischen Ressourcen dadurch auf die wichtigen Aufgaben richten.

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Zeitmanagement für Minimalisten

Lesezeit: 3 Minuten

Ich bin immer auf der Suche nach neuen Methoden der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements. Vor kurzem kam mir die „Ivy-Lee-Methode“ unter. Sie ist möglicherweise eine der ältesten Methoden des Zeitmanagements. Aber auf jeden Fall ist sie sehr leicht anzuwenden, da sie von einem sehr beschäftigten Minimalisten ausgedacht wurde.

Und so geht die „Ivy-Lee-Methode“:

  1. Am Ende eines jeden Arbeitstages schreiben Sie die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie sich am nächsten Tag vornehmen wollen oder müssen. Schreiben Sie auch wirklich nur sechs Aufgaben auf.
  2. Priorisieren Sie die einzelnen Aufgaben in der Reihenfolge ihrer wahren Dringlichkeit.
  3. Wenn Sie morgens in die Arbeit kommen, konzentrieren Sie sich auf den ersten Punkt auf der Liste und arbeiten ihn ohne Ablenkung ab. Beenden Sie die erste Aufgabe auch wirklich, bevor Sie die zweite beginnen.
  4. Bevor Sie mit dem zweiten Punkt beginnen, werfen Sie einen prüfenden Blick auf die Prioritäten. Ergänzen Sie die Punkte, falls sich eine neue Priorität ergeben hat oder bewerten Sie die Prioritäten neu. Vergessen Sie nicht, dass insgesamt nur sechs Aufgaben auf der Liste stehen dürfen. Kommt eine Aufgabe hinzu, müssen Sie eine streichen.
  5. Verfahren Sie mit dem Rest auf der Liste in der gleichen Weise wie bei der ersten Aufgabe. Arbeiten Sie die Aufgabe ohne Ablenkungen ab und schließen Sie sie ab bevor Sie sich dem nächsten Punkt zuwenden.
  6. Fahren Sie fort, bis Sie alle Aufgaben abgearbeitet haben oder bis Feierabend ist.
  7. Am Ende des Tages schreiben Sie die unbeendeten Punkte bzw. neuen Prioritäten auf eine neue Liste mit insgesamt sechs Punkten.

 

Die Vorteile dieser Zeitmanagement-Methode

Mit dieser Methode müssen Sie sich auf sechs Aufgaben pro Tag begrenzen. Sie treffen damit eine klare Entscheidung und fokussieren sich. Sie lernen sehr schnell zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Die „Ivy-Lee-Methode“ eliminiert die Schwierigkeit des Beginnens. Die größte Hürde beim Fertigstellen einer Aufgabe ist keinen Anfang zu finden. Sie entscheiden sich bereits am Vortag, mit welcher Aufgabe Sie den nächsten Tag starten. Damit kommen Sie an den Arbeitsplatz und setzen dort fort, wo Sie am Vortag begonnen haben. Das Anfangen fällt weg.

Oft kommt es vor, dass man viele kleine Aufgaben zu erledigen oder zu viele gute Ideen hat. Das begünstigt sehr oft ein Verzetteln in Kleinigkeiten. Man beginnt Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten oder man schließt sie nicht mehr ab. Die „Ivy-Lee-Methode“ verhindert dieses Multitasking. Sie konzentrieren sich auf eine Aufgabe nach der anderen.

Die Nachteile der Zeitmanagement-Methode

Viele meiner Coachees haben ständig die Befürchtung Aufgaben zu vergessen. Da Tag für Tag nur die wichtigsten Prioritäten abgearbeitet werden, werden die kleinen und größeren „Kleinigkeiten“, um die man sich auch kümmern muss, ausgeblendet. Hier hilft es, sich einmal einen „Pool“ zu schaffen, auf der man alle Aufgaben, ob wichtig / unwichtig, dringlich / nicht dringlich notiert.

Da die Ivy-Lee-Methode aus dem Jahr 1918 stammt, zollt sie den komplexen Abläufen der heutigen Zeit keine Rechnung. Sie sieht keine Notfälle vor. Und natürlich werden Notfälle und andere Ablenkungen im Arbeitsalltag eintreten. Sie können diese Ablenkungen so weit als möglich ignorieren, doch das wird nicht immer möglich sein. Sinnvoll wäre es, sich zwischen den Aufgaben immer wieder auf die aktuelle Sachlage einzustellen, wenn notwendig zu reagieren und dann so schnell wie möglich wieder zur Prioritätenliste zurückzukehren.

Die Geschichte hinter der „Ivy-Lee-Methode“


1918 war Charles M. Schwab einer der reichsten Männer der Welt. Schwab war Chef der Bethlehem Steel Corporation, dem größten Hersteller von Schiffen und und dem zweitgrößte Stahlproduzent im damaligen Amerika. 1918 engagierte Schwab zur Verbesserung der Effizienz und der Produktivität den Berater Ivy Lee. Ivy Lee war selbst Geschäftsmann und gilt als Pionier im Bereich Public Relations. Er benötigte dafür lediglich 15 Minuten. Lee ließ sich bei Erfolg seiner Methode ein Honorar in Aussicht stellen, dass Schwab für angemessen hielt. Lee bekam die für damalige Zeiten stattliche Summe von $ 25.000. Deshalb wird diese Methode auch öfters „25.000 Dollar-Methode“ genannt.

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Sechs neue Arbeitstechniken, die Sie vielleicht noch nicht kennen

Lesezeit: 5 Minuten

6 neue ArbeitstechnikenSie haben sicher schon vom Pareto-Prinzip oder auch 80/20-Regel gehört? Das Prinzip besagt, dass sich mit einem Einsatz von circa 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent der Aufgaben abarbeiten lassen. Für die übrigen 20 Prozent muss man 80 Prozent der Zeit aufbringen. Es gibt aber auch andere, unbekannte und neue Arbeitstechniken, die Sie neben Prioritätenliste und Wochenplanung schneller, effizienter und vor allem leichter zu mehr Produktivität und zu Ihrem gewünschten Ziel führen können.

 

Ich stelle Ihnen heute hier 6 verschiedene Arbeitstechniken vor, die Sie ausprobieren können:

 

1. Parkinsonsches Gesetz

Haben Sie diesen Effekt schon einmal  bei sich beobachtet? Sie planen für eine Tätigkeit drei Stunden ein und punktum können Sie sie abschießen?

Leider muss ich Ihren Gedanken nun widersprechen: Das hat nicht so viel mit Ihrer genauen Planung zu tun als mit dem Parkinsonschen Gesetz.

Dies lautet: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

So kann man erklären, dass Aufgaben, die sonst 30 Minuten benötigen plötzlich eine Stunde dauern oder sich Dinge bei Zeitdruck auf einmal schneller erledigen lassen.

Anwendung:

Die Arbeitszeit für besonders unangenehme Aufgaben, bei denen Sie wissen, dass sie sich gerne in die Länge ziehen, können Sie dadurch verkürzen, in dem Sie sie kurz vor Termine legen. Damit reduzieren Sie die mögliche Arbeitszeit und werden trotzdem fertig.

 

2. Zeigarnik-Effekt

Sie sind doch sicher schon eimal mitten in der Nacht aufgeschreckt und haben sich plötzlich daran erinnert, was Sie am vorigen Tag vergessen oder nicht fertig gemacht haben? Gut wäre nun ein Notizblock neben dem Bett gewesen, auf dem Sie den Gedanken notieren konnten. Dies erleichtert das Einschlafen.

Eine mögliche Erklärung dafür ist der Zeigarnik-Effekt: Wir können uns an unterbrochene, unerledigte Aufgaben besser erinnern als an abgeschlossene, erledigte Aufgaben.

Erklären kann man sich dieses Phänomen so, dass sich beim Abarbeiten einer Aufgabe Spannung aufbaut. Diese Spannung verbessert die kognitive Zugänglichkeit der relevanten Inhalte – wir können uns also sehr gut an die damit relevanten Informationen erinnern. Normalerweise wird diese Spannung beim Abschluss der Aufgabe abgebaut – wir vergessen. Bei einer Unterbrechung des Spannungsabbaus bleiben die Inhalte aber gut verfügbar und kehren immer wieder in den Denkprozess zurück.

Gerade Filmserien arbeiten häufig mit diesem Effekt. Am Höhepunkt der Spannung ist die Episode aus, aber aufgrund der Restspannung kann sich die Zuschauerin/ der Zuschauer am nächsten Fernsehtermin gut an die vergangene Handlung erinnern.

Anwendung:

Bei Ihrer täglichen Arbeit ist dieses Phänomen nützlich, weil es Sie in vielen Fällen vor dem Vergessen schriftlich nicht fixierter Vorhaben schützt. Gänzlich würde ich mich aber nicht darauf verlassen. Denn, wenn einem Aufgaben als nicht sinnvoll erscheinen, wird keine oder zu wenig Spannung erzeugt und das Erinnern setzt nicht ein.

Bei Präsentationen oder Werbetexten können Sie den Effekt natürlich auch wirkungsvoll anwenden.

 

3. Batch Processing

Batch Processing oder Stapelverarbeitung ist eine Arbeitstechnik aus der Datenverarbeitung, bei der Gleiches oder Ähnliches gemeinsam in einem Arbeitsschritt verarbeitet wurde. Eigentlich kommt der Ausdruck aus der Anfangszeit der Datenverarbeitung. Datensätze lagen damals in Form von Lochkarten vor und wurden vom jeweiligen Computerprogramm als Kartenstapel nacheinander abgearbeitet.

Unser Gehirn muss sich auf jede Tätigkeit neu einstellen. Damit geht Zeit, aber auch Konzentration verloren. Dem zu entgehen können gleiche oder ähnliche Tätigkeiten gebündelt und gemeinsam bearbeitet werden.

Anwendung:

Es ist sinnvoll, gerade Routinearbeiten oder kleinere Aufgaben wie E-Mail lesen und beantworten, Papiere archivieren, Websites aktualisieren, Arbeitszeit eintragen oder Telefonate führen in vorher definierte Zeitblöcke einzuteilen, und diese Aufgaben dann gebündelt zu erledigen.

 

4. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Der Name der Methode stammt von der Eieruhr in Form einer Tomate, die Cirillo verwendet hat. Es geht darum, die Arbeitsaufgaben in übersichtliche Blöcke zu teilen und regelmäßig Pausen einzuplanen.

Man unterteilt die Arbeit in Abschnitte von 25 Minuten. Diese Zeitspanne wirkt überschaubar und fördert die Motivation und die Konzentration. Nach diesen 25 Minuten wird eine Pause von 3 bis 5 Minuten eingeplant. Hat man dann vier dieser Blöcke durchlaufen, also 2 Stunden intensiv gearbeitet, gibt es eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Alles, was man dazu braucht ist der Timer am Mobiltelefon oder eine normale Küchenuhr.

Anwendung:

Diese Methode eignet sich besonders für Menschen, die in regelmäßigen Abständen messbare Ergebnisse abliefern müssen. Die Pomodoro-Technik kann dabei helfen, Ablenkungen zu ignorieren und sehr fokussiert zu arbeiten.

Link:

pomodoro-technique

 

5. Getting things done

Getting things done (GTD) ist ein System zur Organisation von Arbeit und wurde vor mehr als 10 Jahren von David Allen erfunden.

GTD hilft den Kopf von hinderlichen Dingen frei zu bekommen, so dass man effizient und störungsfrei arbeiten kann. Bei GTD geht es in erster Linie darum, seine Aufgaben, Prioritäten und Terminkalender in Einklang zu bringen und durch Organisation produktiver zu werden.

Das Ergebnis von GTD ist eine Art von  kontaktbezogene To-Do-Liste, auf der man mit einem Blick sehen kann, welche Aufgaben anstehen und welche Aufgaben wichtig sind.

Um das zu erreichen, setzt GTD auf zwei Prinzipien und fünf Regeln:

  1. Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes.
  2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.
  • Erfassen: Bei „Erfassen“ geht es darum, dass man alles schriftlich festhält – egal ob Aufgaben, Routinetätigkeiten oder Ideen.
  • Durcharbeiten: Im Sinne des „Durcharbeiten“ sollte man dabei die Aufgabe so genau wie möglich beschreiben und die Aufgabe in möglichst kleine Schritte unterteilen.
  • Organisieren: Die kleinen Schritte müssen dann nach Kategorien und Prioritäten organisiert werden. Wenn möglich sollte auch eine Deadline für jede Aufgabe angegeben werden.
  • Kontrolle: Die Aufgabenliste muss regelmäßig evaluiert werden, um erkennen zu können, ob Prioritäten oder Deadlines einer Änderung bedürfen.
  • Erledigen: Beachtet man die ersten vier Regeln, ergibt sich fast von selbst, welche Aufgaben als nächste angegangen werden sollten.

Anwendung:

Einer der größten Vorteile der Methode ist, dass auf einen Blick zu sehen, was es noch zu erledigen ist bzw. was als nächstes zu tun ist. Allerdings ist GTD für den Einsteiger/für die Einsteigerin kompliziert, denn es gibt nicht den einen Weg GTD umzusetzen. Man muss diese Technik zunächst an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Link:

gettingthingsdone.com

 

6. Personal Kanban

Kanban kommt aus Japan und ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung. Das Vorgehen orientiert sich ausschließlich am tatsächlichen Verbrauch von Materialien am Bereitstell- und Verbrauchsort. Ziel von Kanban ist es, die Wertschöpfungskette auf jeder Fertigungsstufe kostenoptimal zu steuern.

Basierend auf Kanban wurde von Jim Benson „Personal Kanban“ entwickelt. Hier geht es darum, seine Aufgaben und den Fertigstellungsgrad zu visualisieren.

Die Methode ist einfach – auf einem Flipchart, einem Whiteboard oder einfach einem Blatt Papier werden drei Spalten aufgezeichnet:

  • Aufgabe
  • In Bearbeitung
  • Erledigt

Mit Klebezetteln wird nun eine Aufgabe definiert und platziert sie in eine der drei Spalten. Alle Aufgaben wandern auf der Liste von links nach rechts durch die einzelnen Spalten.

Grundsätzlich geht es bei dieser Arbeitstechnik darum, die Arbeiten, die gerade in Bearbeitung sind, zu begrenzen. Zu empfehlen sind vier bis sechs Zettel pro Spalte. Ziel ist es, an möglichst nur einer Aufgabe arbeiten und nicht mehrere Aufgaben parallel offen zu haben.

Anwendung:

Diese Methode ist einfach. Entweder man entscheidet sich für die analoge Methode mit Klebezetteln und Papierbogen oder man optiert für die digitale Variante – hier stehen eine Vielzahl an Helferleins bereit (von Trello bis eigene Personal Kanban Tools). Und schon geht es los. Geeignet ist diese Methode für Menschen, die pro Tag viele verschiedene Tätigkeiten in unterschiedlicher Geschwindigkeit erledigen müssen und dabei leicht den Überblick verlieren.

Link:

Personal Kanban

Ozeane aus Schreibtischplatten – das Großraumbüro

Lesezeit: 3 Minuten

GroßraumbüroWer von Ihnen hat schon einmal den Luxus genossen, in einem Raum alleine oder zu zweit arbeiten zu dürfen? Hände hoch! Wie ich mir dachte, nicht sehr viele.

Als 1958 das „Quickborner Team“ die „Bürolandschaft“ erfand, lagen die Vorteile des offenen Büros auf der Hand: weniger Kosten, mehr Kommunikation, höhere Effizienz und Produktivität der MitarbeiterInnen durch Transparenz der Arbeitsschritte und durch gegenseitige Kontrolle.

 

Probleme im Großraumbüro

Dem Gegenüber stehen Probleme, die bis heute nicht gelöst sind: an vorderster Stelle der hohe Geräuschpegel durch Gespräche und Telefonate im Hintergrund. Aber auch trockene oder schlechte Luft, Probleme mit der Temperatur, ungenügendes Licht und Zugluft wurden von knapp 600 Angestellten in Wien und Niederösterreich genannt, die an einer Studie der Forschung- und Beratungsstelle Arbeitswelt (FORBA) teilgenommen haben.

Das Dogma des Großraumbüros hält sich dagegen fast unwidersprochen, neue Trends in der Bürogestaltung vergrößern sogar die bestehenden Probleme. Beim „desk sharing“ oder „hot desking“ verfügen die Angestellten – um die arbeits- und krankheitsbedingten Leerstände zu verringern – nicht einmal mehr über einen eigenen Arbeitsplatz. Wer morgens zur Arbeit kommt, muss sich erst einmal einen Arbeitsplatz suchen bevor die Arbeit beginnen kann – nach dem Motto. „Der frühe Vogel fängt den Wurm.

Eine Studie der Universität Stockholm unter 2000 Angestellten hat hingegen gezeigt, dass in Großraumbüros, in denen die Leute nicht einmal mehr einen festen Arbeitstisch haben, die Fehlzeiten fast doppelt so hoch sind wie in kleineren Büros.

Die FORBA hat im Jahr 2009 erhoben, was MitarbeiterInnen wünschen: Zufrieden am Arbeitsplatz sind diejenigen, die bei der Gestaltung von Büro und Arbeitsabläufen mitsprechen dürfen. Ein fixer Schreibtisch und die Möglichkeit, den eigenen Arbeitsplatz persönlich zu gestalten, mit Familienfotos, Pflanzen und ähnlichem, sorgen ebenfalls dafür, dass sich die MitarbeiterInnen wohlfühlen.

Wie sieht nun die Praxis aus? In Zeiten der unproblematischen Telearbeit durch die modernen Telekommunikationsmedien ziehen sich immer mehr ArbeitnehmerInnen in die eigenen vier Wände zurück, wenn sie konzentriert arbeiten müssen. Eine Lösung ist das natürlich nur, wenn das vom Arbeitgeber genehmigt wird, ansonsten müssen konzentrierte Arbeiten in die Nachtstunden oder auf das Wochenende verschoben werden.

 

Tipps für das Arbeiten im Großraumbüro

Ich habe Ihnen 6 Tipps zusammengestellt, wie Sie den Alltag im Großraumbüro unbeschadet überstehen können und trotzdem produktiv sein können:

1. Stellen Sie Regeln auf. Einigen Sie sich mit Ihren KollegInnen auf einige Spielregeln, die von allen eingehalten werden. Damit reduzieren Sie die Störfaktoren massiv. Solche Regeln könnten sein:

  • Lange Telefongespräche werden nicht im Großraumbüro geführt, sondern draußen.
  • Besprechungen finden im Besprechungszimmer statt, kurze Gespräche im Großraum nur leise.
  • Privatgespräche werden in der Pausenräumen geführt.
  • Niemand ruft quer durch den Raum etwas den KollegInnen zu.
  • Mobiltelefone werden auf Vibration gestellt.
  • Geruchsintensive Speisen werden nicht am Arbeitsplatz gegessen.
  • Falls jemand lüften möchte, werden die KollegInnen zuvor gefragt.
  • Wer krank ist, spielt nicht den Helden, sondern bleibt zu Hause.

2. Sichern Sie sich einen Arbeitsplatz am Rande der Bürolandschaft, an dem Sie mit dem Rücken zur Wand sitzen können oder mit Blick auf dem Fenster.

3. Genehmigen Sie sich Inselzeiten. Wenn Sie ungestört sein möchten, kleben Sie einen Zettel an den Sessel: „Bitte nicht stören. Ich bin ab 14:00 Uhr wieder für euch da.“

4. Sorgen Sie für sich selbst. Müssen Sie sich konzentrieren sorgen Sie selbst für eine passende Umgebung: Suchen Sie sich einen freien Besprechungsraum, benutzen Sie Kopfhörer oder Ohropax, vielleicht können Sie das Telefon für eine gewisse Zeit ausschalten.

5. Sorgen Sie für Abwechslung. Besuchen Sie einen Kollegen einmal in einer anderen Abteilung anstatt ihn anzurufen, machen Sie mal Pause und gehen ein paar Schritte oder essen Sie auswärts.

6. Grenzen Sie sich ab. Beteiligen Sie sich nicht an jedem Büroklatsch oder stimmen Sie nicht in die allgemeine Jammerei ein. Das stört Sie nur in Ihrer Konzentration und lässt Sie die Stimmungen der Mehrheit übernehmen.

 

Links: