So sind Sie trotz Hitze produktiv

Wie haben wir uns noch im März auf den Sommer gefreut! Wir haben von lauen Sommerabenden mit FreundInnen am See geträumt. Nun klettern die Temperaturen wieder jenseits der 30 Grad und wir wissen, dass sie zurück ist: die Hitze.

Dieses Notfall-Rezept ist für jene, deren Urlaub bereits vorbei ist und für jene, die sich noch auf den Urlaub freuen können. Aber beiden Gruppen ist gemein: sie müssen bei Hitze arbeiten.

Ich habe einige Anregungen zusammengestellt, wie Sie bei Hitze produktiv arbeiten können und ihre Freude und Motivation nicht verlieren. Aber Vorsicht, nicht alle Anregungen sind für jede Person und für jeden Arbeitsplatz passend. Bitte vergessen Sie das nicht, wenn Sie ein kaltes Fußbad im Büro nehmen möchten!

Rezept:

Zutaten:

  • je nach Bedarf, aber jedenfalls Wasser

Rezept:

1. Arbeitszeiten anpassen

Starten Sie Ihren Arbeitstag früh, wenn es noch kühl ist und wenn Sie flexible Arbeitszeiten haben, gehen Sie auch früher wieder nach Hause.

Sie können auch eine lange Pause um die heiße Mittagszeit machen und den restlichen Arbeitstag in die Abendstunden verlegen. In der Pause genießen Sie ein Abkühlung im Schwimmbad oder rasten sich im Kühlen aus.

2. Störfaktoren vermeiden

Wenn es heiß ist, leidet auch unsere Konzentration. Wir fühlen uns müde und antriebslos. Vermeiden Sie alles, was Ihre Konzentration zusätzlich stört: Verzichten Sie auf Multitasking und auf Facebook und Co. Lesen Sie Ihre E-Mails nur an bestimmten Zeiten und lassen sonst das E-Mail-Programm geschlossen.

3. Ernährung anpassen

Trinken Sie lauwarmen Pfefferminztee – dieser kühlt – und essen Sie leichte, wasserhaltige Speisen in kleinen Portionen. Vergessen Sie aber nicht auf ein gutes Frühstück, sonst sind Sie gleich am Vormittag genervt und haben Konzentrationsschwierigkeiten.

4. Für Kühlung sorgen

Sorgen Sie am Arbeitsplatz für Kühlung. Lüften Sie am Morgen und dunkeln Sie danach den Raum ab. Legen Sie sich ein kühles Handtuch oder Kirschkernkissen in den Nacken. Kühlen Sie Ihre Handgelenke und Armbeugen mit fließendes Wasser. Eiswürfel an denselben Stellen haben den gleichen Effekt. Falls sich niemand daran stört, stellen Sie sich ein Schaffel kaltes Wasser unter den Schreibtisch und kühlen Sie Ihre Füße. Auch bringen spezielle Wassersprays Abkühlung bei Hitze am Arbeitsplatz.

Eine Klimaanlage kann eine Wohltat sein, zu stark eingestellt, kann sie aber für Erkältungen und Gliederschmerzen verantwortlich sein.

5. Für ausreichend kühle Pausen sorgen

Verbringen Sie Ihre Pausen erfrischend! Genießen Sie Ihre Mittagspause im Schatten eines Baums, halten Sie Ihre Füße in einen Brunnen oder schließen Sie einfach am Schreibtisch für ein paar Minuten Ihre Augen. Auch in der Hitze fördern Pausen die Konzentration und Produktivität.

Ergebnis: Mit diesen Anregungen verbringen Sie Ihre Arbeitstage während der sogenannten Hundstage produktiv und motiviert. Den Ideen dabei sind keine Grenzen gesetzt, außer jenen der Unternehmenskultur. Und vergessen Sie nicht: der nächste kalte Winter, wenn wir uns wieder nach Sonne und Wärme sehnen, kommt bestimmt!

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Zeitmanagement nach Eisenhower

Wir hetzen in unserem Alltag von einer Aufgabe zur nächsten Verpflichtung zur nächsten Aufgabe. Sobald ein E-Mail in unserer Inbox landet ist eine neue Aufgabe da, und wenn es nur die höfliche Beantwortung desselbigen ist. Sobald das Telefon klingelt werden wir wieder gebraucht, es wird irgendetwas bei uns abgeladen oder eine Bitte deponiert.

Wenn wir unstrukturiert von einem To-Do zum nächsten eilen geht oft Wesentliches verloren, wir vergessen häufig die eigentlich wichtigen Arbeitsaufgaben, die wir von uns verlangen oder die von uns erwartet werden.

Zeitmanagement ist dann das Gebot der Stunde. Es gibt eine Vielzahl von Büchern und Methoden zu diesem Thema. Ich möchte nun hier eine Methode vorstellen, die einfach funktioniert und logisch aufgebaut ist: die Eisenhower-Matrix. Eisenhower war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten von Amerika, er hat sich auch mit Zeitmanagement beschäftigt.

Rezept:

Zutaten:

  • ein Blatt Papier
  • einen Stift

Dauer: 30 Minuten

Rezept: Nehmen Sie zuerst ein Blatt Papier und notieren Sie ungeordnet alle To-Do’s, Aufgaben und Verpflichtungen der kommenden Tage oder der nächsten Woche.

Teilen Sie diese Aufgaben dann den 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix zu:

A – Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sind von höchster Priorität. Hier sollten Sie sofort aktiv werden, da kommen Sie nicht daran vorbei. Zum Glück kommen diese Aufgaben nicht allzu oft vor (wie z.B. Krisen, Abgabetermine, ungelöste Probleme). Positiv daran ist, dass Sie die Aufgabenerfüllung auch steuern können.

B – Wichtig, aber nicht dringlich: Hier befinden wir uns im Bereich des normalen Arbeitsalltags. Diese Aufgaben sind wichtig, um Ihre Ziele zu erreichen, sollten von Ihnen exakt mit einem ausreichend großen Zeitfenster terminiert und selbst abgearbeitet werden, damit sie nicht vergessen werden (wie z.B. Planungen, Vorbereitungen für Präsentationen, Meetings oder Projekte).

C – Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, es ist aber normalerweise nicht erforderlich, dass Sie sich selbst um die Aufgabe kümmern (Administration, Dokumentation, Support, technische Wartungen). Sie fallen in den Bereich „beschäftigt, aber nicht produktiv“. Falls es Ihnen möglich ist, sollten Sie diese Aufgaben delegieren.

Papierkorb – Weder wichtig noch dringlich: Das sind jene Aufgaben, die am wenigsten bringen und am meisten Zeit verbrauchen (E-Mails beantworten, Aufgaben aus Perfektionismus, Surfen). Hier sollten Sie sich der Selbstkontrolle unterziehen und diese Tätigkeiten so weit wie möglich einschränken.

Ergebnis: Mit etwas Übung könne Sie mit der Eisenhower-Matrix schnell und effektiv Ihren Arbeitsalltag strukturieren.  Sie werden schnell merken, dass Sie beginnen Ihre Arbeitsweise zu reflektieren. Sie entlarven Ihre größten Zeitfresse und können Ihre zeitlichen und physischen Ressourcen dadurch auf die wichtigen Aufgaben richten.

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Zeitmanagement für Minimalisten

Ich bin immer auf der Suche nach neuen Methoden der Arbeitsorganisation und des Zeitmanagements. Vor kurzem kam mir die „Ivy-Lee-Methode“ unter. Sie ist möglicherweise eine der ältesten Methoden des Zeitmanagements. Aber auf jeden Fall ist sie sehr leicht anzuwenden, da sie von einem sehr beschäftigten Minimalisten ausgedacht wurde.

Und so geht die „Ivy-Lee-Methode“:

  1. Am Ende eines jeden Arbeitstages schreiben Sie die sechs wichtigsten Aufgaben auf, die Sie sich am nächsten Tag vornehmen wollen oder müssen. Schreiben Sie auch wirklich nur sechs Aufgaben auf.
  2. Priorisieren Sie die einzelnen Aufgaben in der Reihenfolge ihrer wahren Dringlichkeit.
  3. Wenn Sie morgens in die Arbeit kommen, konzentrieren Sie sich auf den ersten Punkt auf der Liste und arbeiten ihn ohne Ablenkung ab. Beenden Sie die erste Aufgabe auch wirklich, bevor Sie die zweite beginnen.
  4. Bevor Sie mit dem zweiten Punkt beginnen, werfen Sie einen prüfenden Blick auf die Prioritäten. Ergänzen Sie die Punkte, falls sich eine neue Priorität ergeben hat oder bewerten Sie die Prioritäten neu. Vergessen Sie nicht, dass insgesamt nur sechs Aufgaben auf der Liste stehen dürfen. Kommt eine Aufgabe hinzu, müssen Sie eine streichen.
  5. Verfahren Sie mit dem Rest auf der Liste in der gleichen Weise wie bei der ersten Aufgabe. Arbeiten Sie die Aufgabe ohne Ablenkungen ab und schließen Sie sie ab bevor Sie sich dem nächsten Punkt zuwenden.
  6. Fahren Sie fort, bis Sie alle Aufgaben abgearbeitet haben oder bis Feierabend ist.
  7. Am Ende des Tages schreiben Sie die unbeendeten Punkte bzw. neuen Prioritäten auf eine neue Liste mit insgesamt sechs Punkten.

 

Die Vorteile dieser Zeitmanagement-Methode

Mit dieser Methode müssen Sie sich auf sechs Aufgaben pro Tag begrenzen. Sie treffen damit eine klare Entscheidung und fokussieren sich. Sie lernen sehr schnell zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden.

Die „Ivy-Lee-Methode“ eliminiert die Schwierigkeit des Beginnens. Die größte Hürde beim Fertigstellen einer Aufgabe ist keinen Anfang zu finden. Sie entscheiden sich bereits am Vortag, mit welcher Aufgabe Sie den nächsten Tag starten. Damit kommen Sie an den Arbeitsplatz und setzen dort fort, wo Sie am Vortag begonnen haben. Das Anfangen fällt weg.

Oft kommt es vor, dass man viele kleine Aufgaben zu erledigen oder zu viele gute Ideen hat. Das begünstigt sehr oft ein Verzetteln in Kleinigkeiten. Man beginnt Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten oder man schließt sie nicht mehr ab. Die „Ivy-Lee-Methode“ verhindert dieses Multitasking. Sie konzentrieren sich auf eine Aufgabe nach der anderen.

Die Nachteile der Zeitmanagement-Methode

Viele meiner Coachees haben ständig die Befürchtung Aufgaben zu vergessen. Da Tag für Tag nur die wichtigsten Prioritäten abgearbeitet werden, werden die kleinen und größeren „Kleinigkeiten“, um die man sich auch kümmern muss, ausgeblendet. Hier hilft es, sich einmal einen „Pool“ zu schaffen, auf der man alle Aufgaben, ob wichtig / unwichtig, dringlich / nicht dringlich notiert.

Da die Ivy-Lee-Methode aus dem Jahr 1918 stammt, zollt sie den komplexen Abläufen der heutigen Zeit keine Rechnung. Sie sieht keine Notfälle vor. Und natürlich werden Notfälle und andere Ablenkungen im Arbeitsalltag eintreten. Sie können diese Ablenkungen so weit als möglich ignorieren, doch das wird nicht immer möglich sein. Sinnvoll wäre es, sich zwischen den Aufgaben immer wieder auf die aktuelle Sachlage einzustellen, wenn notwendig zu reagieren und dann so schnell wie möglich wieder zur Prioritätenliste zurückzukehren.

Die Geschichte hinter der „Ivy-Lee-Methode“


1918 war Charles M. Schwab einer der reichsten Männer der Welt. Schwab war Chef der Bethlehem Steel Corporation, dem größten Hersteller von Schiffen und und dem zweitgrößte Stahlproduzent im damaligen Amerika. 1918 engagierte Schwab zur Verbesserung der Effizienz und der Produktivität den Berater Ivy Lee. Ivy Lee war selbst Geschäftsmann und gilt als Pionier im Bereich Public Relations. Er benötigte dafür lediglich 15 Minuten. Lee ließ sich bei Erfolg seiner Methode ein Honorar in Aussicht stellen, dass Schwab für angemessen hielt. Lee bekam die für damalige Zeiten stattliche Summe von $ 25.000. Deshalb wird diese Methode auch öfters „25.000 Dollar-Methode“ genannt.

Über die Motivation, das flüchtige Gut

MotivationNicht immer ist es ganz einfach motiviert zu bleiben. Im Regelfall sorgt die Einbindung in ein Team für die nötige Arbeitsdisziplin. In der Zusammenarbeit mit anderen gibt es Meetings, bis zu denen etwas erledigt werden muss oder Deadlines für die Abgabe von Resultaten. Wenn der Abgabetermin näher rückt, stellt sich die Frage nach der Motivation selten, desto mehr sind gute Nerven gefragt.

Ich bin zum Beispiel so ein Mensch. Sofern nicht der Abgabetermin wie ein Damoklesschwert über mir schwebt, fange ich gar nicht richtig an. Der Druck bringt bei mir gute Ideen und auch ein wenig positiven Nervenkitzel hervor. Allerdings: Ich arbeite auch vorausschauend, in dem ich viele Dinge weit vor der Deadline erledige und so gar nicht unter Druck gerate.

Das gelingt aber nicht immer. Denn, manchmal fehlt einfach die Motivation, Aufgaben rechtzeitig zu beginnen und effektiv abzuarbeiten.

So fühlt man sich morgens bis auf die Haarwurzeln motiviert und dann öffnet man die Tür zum Büro… und schon im nächsten Augenblick ist die Motivation auf Nimmerwiedersehen verschwunden. Die Motivation ist flüchtig – sie ist da und schon wieder weg.

Doch, was ist eigentlich Motivation?

Motivation ist auf die Befriedigung menschlicher Bedürfnisse ausgerichtet.

Das heißt, zu Beginn steht ein Bedürfnis. Dieses Bedürfnis kann zum Beispiel Anerkennung und Lob, aber auch die Vermeidung von Kritik und Strafe sein. Aus diesem Bedürfnis entsteht ein Motiv. Dieses Motiv wiederum veranlasst den Menschen dazu, etwas zu tun, um dem gesteckten Ziel näher zu kommen. Das Ziel ist die Bedürfnisse durch bestimmtes Verhalten zu befriedigen.

Dieses Verhalten kann nun

  • eine Hin-zu-Motivation sein, die auf das Erreichen positiver attraktiver Zustände ausgerichtet ist oder
  • eine Weg-von-Motivation, die auf das Beseitigung eines Mangels bzw. die Vermeidung einer Bestrafung hinzielt.

Es gibt zwei Arten von Motivation:

Bei der extrinsischen Motivation steht der Wunsch im Vordergrund bestimmte Leistungen zu erbringen, weil sich davon ein Vorteil (Belohnung und Anerkennung) versprochen wird oder Nachteile (Anordnungen, Kontrolle oder Bestrafung) vermieden werden. Die Motivation resultiert aus positiven oder negativen Sanktionen.

Intrinsische Motivation meint dagegen die Motivation aus einer inneren Begeisterung heraus: Aus Freude an der Arbeit, aus Interesse oder aus Verantwortungsgefühl für die gemeinsame Aufgabe. Diese Motivation wird wesentlich dadurch bestimmt, dass der Einzelne sein Handeln als selbstbestimmt empfindet und etwas um seiner selbst willen tut.

Und genau diese Art von Motivation ist es, die arbeitende Menschen brauchen.

MitarbeiterInnen sollten täglich Freude und Interesse an ihrer Arbeit empfinden. Nur so bekommt man MitarbeiterInnen, die mitdenken, Vorschläge vorbringen und auch einmal Kritik äußern.

Unser gängiges System der Arbeit hingegen ist fast ausschließlich auf extrinsischen Motivation ausgerichtet: Bringt die Mitarbeiterin eine besonders gute Leistung, wird sie befördert und bekommt eine Prämie. Hat der Mitarbeiter einmal keinen guten Tag oder wird ihm das Arbeiten aufgrund der Rahmenbedingungen erschwert, muss er mit Kritik oder Ablehnung zu rechnen.

Kein Wunder also, dass die meisten ArbeitnehmerInnen Sonntag Abends schlechte Laune haben und Montag morgen mit besonderer Unlust in die Arbeitswoche starten.

Kein Frage, Unternehmen wie Organisationen benötigen und fordern MitarbeiterInnen mit hoher psychische Belastbarkeit, Kreativität, Mut und Vertrauen, „das Ding gemeinsam hinzukriegen“ um am Markt bestehen zu können. Doch die Anreize, die die Unternehmen ihren MitarbeiterInnen anbieten, sind – falls überhaupt vorhanden – fast ausschließlich extrinsisch.

Die Wirkung äußerer Anreize auf die Motivation von MitarbeiterInnen ist jedoch wissenschaftlich umstritten. Klar ist: Verschiedene Leistungsanreize können nicht einfach ergänzt oder addiert werden, um Motivation zu maximieren. Menschen sind beeinflussbar, aber noch lange nicht steuerbar!

Das bedeutet also, dass Anreize angeboten werden können, jede Person aber selbst entscheidet, ob sie sich motivieren lassen möchte.

Wie geht es also besser?

Motivationsmanagement bedeutet zunächst die Wertschätzung des einzelnen Mitarbeiters. Ein positives Menschenbild als praktiziertes Leitbild ist Grundlage für Motivation im Team und Motivation des Teams.

Relativ sinnvolle positive Anreize sind solche, die die Arbeitsgestaltung, Kommunikation und Unternehmenskultur und letztlich die ideelle Teilhabe der Einzelnen am Unternehmen verbessern.

 

Es geht nur mit positiven Anreizen.

Positive Anreize sind etwa:

  • Positives Menschenbild
  • Offene, transparente, „moderne“ Unternehmenskultur
  • Verbesserung der Arbeitsgestaltung
  • Verbesserung der Kommunikation (Informationspolitik)
  • gemeinsame Ziele formulieren
  • Teilhabe an Entscheidungen
  • Freude an der Arbeit erzeugen
  • Wertschätzung und Respekt
  • Lob und Anerkennung
  • „Feiern“ von Erfolgen
  • Konstruktiver Umgang mit Fehlern
  • Lösungsorientiertheit
  • Selbständiges Arbeiten
  • Spielräume klar definieren
  • Fokus auf Teambuilding

Wie wir sehen umfasst diese Liste ausschließlich immaterielle Güter. Und hier wird es für viele Unternehmen und Organisationen schwierig, Anreize für intrinsische Motivation zu gestalten. In einem ausschließlich auf Profitmaximierung ausgelegten Wirtschaftssystems sind Werte oft sehr schwer umzusetzen. Dennoch ist jedes Unternehmen gut beraten, mehr auf Anreize für intrinsische Motivation zu fokussieren. Denn das Ergebnis wären engagierte, motivierte und treue MitarbeiterInnen.

Was kann man nun selbst tun?

Zum einen sollte jede/r MitarbeiterIn versuchen obige Werte in einen Unternehmen einzufordern. Zum anderen ist es wichtig, dass jeder Mensch, Bereiche im Leben hat, die wirklich Spaß machen und Freude bereiten – auch wenn es einmal nicht die Arbeit ist. Am besten wäre es natürlich, seiner eigenen Berufung auch beruflich zu folgen und mit Spaß an der Sache Geld zu verdienen. Denn:

„Wähle einen Beruf, den du liebst, und du brauchst keinen Tag in deinem Leben mehr zu arbeiten.“ Konfuzius

Brauchen Sie Unterstützung bei Ihrer Motivation in der Arbeit? Oder wollen Sie Ihre Berufung suchen und ab nun Spaß an der Arbeit haben? Buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch mit mir!

 

Sechs neue Arbeitstechniken, die Sie vielleicht noch nicht kennen

6 neue ArbeitstechnikenSie haben sicher schon vom Pareto-Prinzip oder auch 80/20-Regel gehört? Das Prinzip besagt, dass sich mit einem Einsatz von circa 20 Prozent der Arbeitszeit 80 Prozent der Aufgaben abarbeiten lassen. Für die übrigen 20 Prozent muss man 80 Prozent der Zeit aufbringen. Es gibt aber auch andere, unbekannte und neue Arbeitstechniken, die Sie neben Prioritätenliste und Wochenplanung schneller, effizienter und vor allem leichter zu mehr Produktivität und zu Ihrem gewünschten Ziel führen können.

Ich stelle Ihnen heute hier 6 verschiedene Arbeitstechniken vor, die Sie ausprobieren können:

 

1. Parkinsonsches Gesetz

Haben Sie diesen Effekt schon einmal  bei sich beobachtet? Sie planen für eine Tätigkeit drei Stunden ein und punktum können Sie sie abschießen?

Leider muss ich Ihren Gedanken nun widersprechen: Das hat nicht so viel mit Ihrer genauen Planung zu tun als mit dem Parkinsonschen Gesetz.

Dies lautet: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“

So kann man erklären, dass Aufgaben, die sonst 30 Minuten benötigen plötzlich eine Stunde dauern oder sich Dinge bei Zeitdruck auf einmal schneller erledigen lassen.

Anwendung:

Die Arbeitszeit für besonders unangenehme Aufgaben, bei denen Sie wissen, dass sie sich gerne in die Länge ziehen, können Sie dadurch verkürzen, in dem Sie sie kurz vor Termine legen. Damit reduzieren Sie die mögliche Arbeitszeit und werden trotzdem fertig.

 

2. Zeigarnik-Effekt

Sie sind doch sicher schon eimal mitten in der Nacht aufgeschreckt und haben sich plötzlich daran erinnert, was Sie am vorigen Tag vergessen oder nicht fertig gemacht haben? Gut wäre nun ein Notizblock neben dem Bett gewesen, auf dem Sie den Gedanken notieren konnten. Dies erleichtert das Einschlafen.

Eine mögliche Erklärung dafür ist der Zeigarnik-Effekt: Wir können uns an unterbrochene, unerledigte Aufgaben besser erinnern als an abgeschlossene, erledigte Aufgaben.

Erklären kann man sich dieses Phänomen so, dass sich beim Abarbeiten einer Aufgabe Spannung aufbaut. Diese Spannung verbessert die kognitive Zugänglichkeit der relevanten Inhalte – wir können uns also sehr gut an die damit relevanten Informationen erinnern. Normalerweise wird diese Spannung beim Abschluss der Aufgabe abgebaut – wir vergessen. Bei einer Unterbrechung des Spannungsabbaus bleiben die Inhalte aber gut verfügbar und kehren immer wieder in den Denkprozess zurück.

Gerade Filmserien arbeiten häufig mit diesem Effekt. Am Höhepunkt der Spannung ist die Episode aus, aber aufgrund der Restspannung kann sich die Zuschauerin/ der Zuschauer am nächsten Fernsehtermin gut an die vergangene Handlung erinnern.

Anwendung:

Bei Ihrer täglichen Arbeit ist dieses Phänomen nützlich, weil es Sie in vielen Fällen vor dem Vergessen schriftlich nicht fixierter Vorhaben schützt. Gänzlich würde ich mich aber nicht darauf verlassen. Denn, wenn einem Aufgaben als nicht sinnvoll erscheinen, wird keine oder zu wenig Spannung erzeugt und das Erinnern setzt nicht ein.

Bei Präsentationen oder Werbetexten können Sie den Effekt natürlich auch wirkungsvoll anwenden.

 

3. Batch Processing

Batch Processing oder Stapelverarbeitung ist eine Arbeitstechnik aus der Datenverarbeitung, bei der Gleiches oder Ähnliches gemeinsam in einem Arbeitsschritt verarbeitet wurde. Eigentlich kommt der Ausdruck aus der Anfangszeit der Datenverarbeitung. Datensätze lagen damals in Form von Lochkarten vor und wurden vom jeweiligen Computerprogramm als Kartenstapel nacheinander abgearbeitet.

Unser Gehirn muss sich auf jede Tätigkeit neu einstellen. Damit geht Zeit, aber auch Konzentration verloren. Dem zu entgehen können gleiche oder ähnliche Tätigkeiten gebündelt und gemeinsam bearbeitet werden.

Anwendung:

Es ist sinnvoll, gerade Routinearbeiten oder kleinere Aufgaben wie E-Mail lesen und beantworten, Papiere archivieren, Websites aktualisieren, Arbeitszeit eintragen oder Telefonate führen in vorher definierte Zeitblöcke einzuteilen, und diese Aufgaben dann gebündelt zu erledigen.

 

4. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Technik, die in den 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Der Name der Methode stammt von der Eieruhr in Form einer Tomate, die Cirillo verwendet hat. Es geht darum, die Arbeitsaufgaben in übersichtliche Blöcke zu teilen und regelmäßig Pausen einzuplanen.

Man unterteilt die Arbeit in Abschnitte von 25 Minuten. Diese Zeitspanne wirkt überschaubar und fördert die Motivation und die Konzentration. Nach diesen 25 Minuten wird eine Pause von 3 bis 5 Minuten eingeplant. Hat man dann vier dieser Blöcke durchlaufen, also 2 Stunden intensiv gearbeitet, gibt es eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Alles, was man dazu braucht ist der Timer am Mobiltelefon oder eine normale Küchenuhr.

Anwendung:

Diese Methode eignet sich besonders für Menschen, die in regelmäßigen Abständen messbare Ergebnisse abliefern müssen. Die Pomodoro-Technik kann dabei helfen, Ablenkungen zu ignorieren und sehr fokussiert zu arbeiten.

Link:

pomodoro-technique

 

5. Getting things done

Getting things done (GTD) ist ein System zur Organisation von Arbeit und wurde vor mehr als 10 Jahren von David Allen erfunden.

GTD hilft den Kopf von hinderlichen Dingen frei zu bekommen, so dass man effizient und störungsfrei arbeiten kann. Bei GTD geht es in erster Linie darum, seine Aufgaben, Prioritäten und Terminkalender in Einklang zu bringen und durch Organisation produktiver zu werden.

Das Ergebnis von GTD ist eine Art von  kontaktbezogene To-Do-Liste, auf der man mit einem Blick sehen kann, welche Aufgaben anstehen und welche Aufgaben wichtig sind.

Um das zu erreichen, setzt GTD auf zwei Prinzipien und fünf Regeln:

  1. Sammle alle Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, in einem logischen und vertrauenswürdigen System außerhalb deines Kopfes.
  2. Entscheide diszipliniert über jeglichen Input, den du in dein Leben lässt, damit du immer weißt, was der nächste Schritt ist.
  • Erfassen: Bei „Erfassen“ geht es darum, dass man alles schriftlich festhält – egal ob Aufgaben, Routinetätigkeiten oder Ideen.
  • Durcharbeiten: Im Sinne des „Durcharbeiten“ sollte man dabei die Aufgabe so genau wie möglich beschreiben und die Aufgabe in möglichst kleine Schritte unterteilen.
  • Organisieren: Die kleinen Schritte müssen dann nach Kategorien und Prioritäten organisiert werden. Wenn möglich sollte auch eine Deadline für jede Aufgabe angegeben werden.
  • Kontrolle: Die Aufgabenliste muss regelmäßig evaluiert werden, um erkennen zu können, ob Prioritäten oder Deadlines einer Änderung bedürfen.
  • Erledigen: Beachtet man die ersten vier Regeln, ergibt sich fast von selbst, welche Aufgaben als nächste angegangen werden sollten.

Anwendung:

Einer der größten Vorteile der Methode ist, dass auf einen Blick zu sehen, was es noch zu erledigen ist bzw. was als nächstes zu tun ist. Allerdings ist GTD für den Einsteiger/für die Einsteigerin kompliziert, denn es gibt nicht den einen Weg GTD umzusetzen. Man muss diese Technik zunächst an die eigenen Bedürfnisse anpassen.

Link:

gettingthingsdone.com

 

6. Personal Kanban

Kanban kommt aus Japan und ist eine Methode der Produktionsprozesssteuerung. Das Vorgehen orientiert sich ausschließlich am tatsächlichen Verbrauch von Materialien am Bereitstell- und Verbrauchsort. Ziel von Kanban ist es, die Wertschöpfungskette auf jeder Fertigungsstufe kostenoptimal zu steuern.

Basierend auf Kanban wurde von Jim Benson „Personal Kanban“ entwickelt. Hier geht es darum, seine Aufgaben und den Fertigstellungsgrad zu visualisieren.

Die Methode ist einfach – auf einem Flipchart, einem Whiteboard oder einfach einem Blatt Papier werden drei Spalten aufgezeichnet:

  • Aufgabe
  • In Bearbeitung
  • Erledigt

Mit Klebezetteln wird nun eine Aufgabe definiert und platziert sie in eine der drei Spalten. Alle Aufgaben wandern auf der Liste von links nach rechts durch die einzelnen Spalten.

Grundsätzlich geht es bei dieser Arbeitstechnik darum, die Arbeiten, die gerade in Bearbeitung sind, zu begrenzen. Zu empfehlen sind vier bis sechs Zettel pro Spalte. Ziel ist es, an möglichst nur einer Aufgabe arbeiten und nicht mehrere Aufgaben parallel offen zu haben.

Anwendung:

Diese Methode ist einfach. Entweder man entscheidet sich für die analoge Methode mit Klebezetteln und Papierbogen oder man optiert für die digitale Variante – hier stehen eine Vielzahl an Helferleins bereit (von Trello bis eigene Personal Kanban Tools). Und schon geht es los. Geeignet ist diese Methode für Menschen, die pro Tag viele verschiedene Tätigkeiten in unterschiedlicher Geschwindigkeit erledigen müssen und dabei leicht den Überblick verlieren.

Link:

Personal Kanban

Besser Single als Multi (beim Tasking)

Multitasking

Irgendwann in den 1980er Jahren, inmitten des nie enden wollenden Turbokapitalismus und der „The sky is not the limit“-Mentalität, mit Filmen wie „Wallstreet“ und „Baby Boom“ schlich sich eine Arbeitsmethode in unsere Büros und Heime: Multitasking.

In der Annahme, wir bzw. unser Gehirn schafft es, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, wurde es modern, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten. Wer nicht ein Anhänger / eine Anhängerin des Multitaskings war, war eindeutig out!

So jonglierten wir ständig verschiedene, miteinander nicht in Verbindung stehende Aufgaben. Wir telefonierten und setzen Briefe auf, natürlich gleichzeitig. Wir bereiteten uns auf eine Präsentation vor, diskutierten mit KollegInnen zu einem anderen Thema und diktierten Stichwörter zu einer kommenden Veranstaltung, natürlich auch gleichzeitig. Und analog.

Natürlich war es aufregend, zu erfühlen, was alles machbar war oder schien. Das Hirn lief heiß, das Adrenalin im Körper stieg an und am Abend fielen wir völlig geschafft ins Bett. Seit damals hat sich nicht viel geändert: Noch heute sitzen KollegInnen in Besprechungen und machen gleichzeitig ihre E-Mails oder sie telefonieren und lesen gleichzeitig schnell etwas am Smartphone.

Multitasking ist ineffizient!

Doch es gibt zwei entscheidende Unterschiede seit den 1980ern: Damals, in einer pulsierenden Wirtschaft, war die Frage nach dem Erfolg der Arbeit nebensächlich. Es musste am sogenannten „Ende des Tages“ stimmen. Im Gegenzug muss es heute bereits während des Tages stimmen, ArbeitnehmerInnen sind einer ständigen Erfolgskontrolle unterworfen.

Wir wissen selbst, geht es im Büro hoch her, das Telefon klingelt unentwegt und ständig kommen Anfragen herein, schaffen wir von unserem Aufgaben nicht allzu viel. Das meiste wird zwar kurz bearbeitet, bleibt aber dann unfertig liegen und einiges wird sogar vergessen. Das muss dann in Überstunden oder an den nächsten Tagen erledigt werden.

Multitasking ist ein Mythos!

Zum anderen wissen wir heute viel besser, was unser Gehirn zu leisten vermag, und was nicht: Wenn wir versuchen, Dinge parallel zu machen, springen wir mit unserer Aufmerksamkeit immer wieder zwischen den beiden Aufgaben hin und her. Dadurch entstehen Unterbrechungen, in denen sich unser Gehirn immer wieder neu fokussieren muss. Das dies belastend und stressig ist, versteht sich von selbst.

Es ist neurobiologisch erwiesen, dass unser Gehirn nicht für Multitasking angelegt ist. Das Gehirn schafft ein bis maximal zwei komplexe Aufgaben auf einmal. Zum Beispiel, Telefonieren und Gehen, E-Mail-schreiben und Musik hören oder Diskutieren und Essen. Aber nicht mehr!

Die Antwort ist Singletasking

Die logische Antwort darauf erscheint ganz einfach: Eine Aufgabe von Beginn bis Fertigstellung ohne Unterbrechungen oder Ablenkungen abarbeiten. Mittlerweile klingt diese Arbeitsmethode in Zeiten der permanenten Erreichbarkeit wie das Paradies.

Im realen Leben gelingt das jedoch oft nicht: zu verlockend sind die Reize, die Internet und Smartphone-Spiele auf uns ausüben. Was hat sich Neues in der Welt ereignet? Ist das erwartete E-Mail jetzt endlich gekommen? Oder gibt es hier im Büro Pokemon, die ich noch nicht habe?

Was hilft ist Disziplin – gegenüber sich selbst und anderen. Zeiten, in denen man ungestört arbeiten möchte müssen den anderen KollegInnen klar kommuniziert und mit ihnen abgestimmt werden. Aber man muss diese Zeiten auch selbst einhalten – keine Spaziergänge zum Kaffeeautomaten, kein Internet, keine Anrufe.

Es liegt ein weiter Weg vor uns, wollen wir wieder zum Singletasking zurückkehren. Die Schritte dazu sind wohlbekannt und werden im Rahmen von Zeitmanagement-Seminaren oft genannt:

  1. Bündeln Sie ähnliche Aufgaben und arbeiten Sie sie dann gemeinsam ab.
  2. Planen Sie fixe Zeiten für das Abrufen und Bearbeiten von E-Mails ein. Besser zwei Mal pro Tag konzentriert als permanent nebenbei.
  3. Unterbrechen  Sie Ihre Tätigkeit nicht für kleinere und unwichtigere Arbeiten, sondern „parken“ Sie sie auf einem Notizblock für später.
  4. Fixieren Sie Inselzeiten, in denen Sie ungestört arbeiten möchten und kommunizieren Sie sie den KollegInnen. Nicht vergessen: Telefon abschalten, E-Mails Programm und Browser schließen!
  5. Suchen Sie sich im Büro immer wieder einmal ein ruhiges Plätzchen, wenn Sie ungestört arbeiten wollen. Ungenutzte Besprechungsräume oder durch Krankheit verwaiste Schreibtische sind ideal dafür.
  6. Denken Sie über einen Tag Home Office pro Woche nach! Hier ist Disziplin gefragt, denn in der Wohnung gibt es keine soziale Kontrolle und immer etwas aufzuräumen.
  7. Wertschätzendes Nein-sagen lernen zu Aufgaben, die sich nicht mehr ausgehen.

Mit diesen Schritten können Sie selbst an Ihrer Arbeitsweise etwas ändern und sich langsam zum Singletasking zurück entwickeln. Und möglicherweise ändern Sie durch Ihre Vorbildwirkung auch mittelfristig die Einstellung Ihres Chefs / Ihrer Chefin und Ihrer KollegInnen. Denn, Multitasking frisst mehr Energie und Zeit, als es bringt.

Einen Versuch ist es auf jeden Fall wert!